Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores - Parte II

Olá!

Hoje vou dar continuidade ao Post Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores que fiz no início do mês. O intuito é  fazer uma breve explanação de cada um dos  tópicos do plano apresentado naquele post. Vamos lá!


1. Identificação: Esta seção do plano faz uma apresentação geral da empresa, desde a identificação da razão social até um descritivo de seu segmento de mercado.

• Empresa: Este tópico fará referência ao nome da empresa, identificação de sócios, endereço, site e demais informações que identifiquem à empresa como CNPJ, IE, CNAE, etc.

• Histórico: Em histórico o responsável do plano narrará a história da empresa, desde a ideia original até os dias atuais. Mas, de forma sucinta, afinal, estamos trabalhando em um Plano Estratégico e não em uma Biografia Jurídica ;)

• Missão: A missão da empresa completa a frase "Nós existimos para ......". Ou seja, denota o ponto de partida, o DNA da empresa. Sua razão de ser. Responde questões como: 'Por que Existimos?' e 'Por que estamos nesse negócio? '. Uma missão boa é mensurável e passível de ser cumprida.

• Visão: Enquanto a missão discorre sobre a origem da empresa, a visão diz para onde a empresa está indo. O que ela quer ser. Aonde ela quer chegar. Uma visão boa deve ser desafiadora: visão de “ser melhor”, “ser maior” ou “liderar” e precisa ter sempre um indicador que informe se as ações da empresa a estão levando para o caminho desejado. Em geral a visão fala de mercado, posicionamento estratégico, resultado, competitividade. É o maior sonho que a empresa possa ver. Maior sonho indica que é algo grande, desafiador, a longo prazo. Possa ver indica algo realizável, que possamos ver! Existem pesquisa que mostram que quando há conhecimento e comprometimento dos funcionários para com a visão da empresa - visão compartilhada - há melhores resultados, produtividade, lucratividade, etc.

• Valores: Neste o(s) empresário(s) deve(m) descrever os comportamentos desejáveis por parte de seus colaboradores. É o gestor falando com os funcionários na intenção de formar a cultura da empresa. São princípios direcionados para os funcionários, mas que a empresa também deve respeitar e praticar. O dito "faça o que eu falo mas não faça o que eu faço" não vai funcionar! 

• Negócio Ampliado: Esta seção do Planejamento Estratégico indica em que ramo de mercado a empresa está inserida. Errar nesta definição é fatal, pois em geral, as pessoas quando pensam no futuro - quando planejam - pensam dentro do negócio ampliado. Assim, se a definição de negócio ampliado for "míope" muito provavelmente o futuro da empresa será restrito (pequeno). O negócio é o binóculo utilizado para ver o futuro da empresa. Salvo exceções, o futuro da empresa estará dentro do "negócio ampliado", pois não é natural olhar fora desta caixa. Por isso é preciso que ele seja amplo suficiente para dar opções de mobilidade no futuro, caso contrário a empresa perderá possibilidades (oportunidades) que venham a bater em sua porta. Em várias vezes a empresa se perguntará: "qual é o próximo passo?" e se está definição foi feita de forma "medíocre" a empresa ficará muito limitada em seus "próximos passos". Luís Eduardo Machado certa fez disse: "O Negócio Ampliado é a árvore que dará galhos e frutos". De fato, este tópico defini as possibilidade de futuro da empresa. Dicas para definição:

           1. Um bom negócio é definido em uma palavra. Duas ou três. 

           

           2. Não deve ter relação direta com o produto que você faz e sim com o benefício que a empresa entrega ao cliente, pois o produto morre e se o foco for no produto, a empresa também morrerá. Já o benefício evolui e a empresa terá que evoluir também.

            Exemplo: Alimentação (Sadia)

• Focos de Atuação:  Focos de Atuação são as Unidades de Negócio da empresa para o determinado momento. Cada família de produtos/serviços que se oferece ao mercado agora. Exemplo: embutidos (Sadia). Ou seja, é o que a empresa faz "hoje" para ganhar dinheiro. Pegando carona na frase do prof. Luis Eduardo,  São ramos da árvore. Não se tem um galho de macieira em um pé de jaca. 

Muita informação!? ;) Para finalizar, veja abaixo figuras ilustrando a seção identificação de uma empresa fictícia.

Figura 1 - Missão, Visão e Valores (clique para ampliar)

Figura 2 - Negócio Ampliado e Focos de Atuação (clique para ampliar)

Continuarei em um próximo post sobre o assunto.


Abraços

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
+55 (44) 9925-4574 (tim)
patricia@patriciainez.com.br
www.patriciainez.com.br

Estimativa de 3 Pontos / Análise PERT no Project 2010 - Nova Solução

Olá!

O post de hoje é dedicado a compartilhar com vocês uma solução novinha em folha, que acabou de sair do forno desenvolvida pelo encantador André Xavier, da BHS. A solução elaborada pelo André é muito melhor que a solução apontada por mim no Blog Estimativa de 3 Pontos / Análise PERT no Project 2010 (única existente até aquele momento) e muito parecida com a funcionalidade nativa da versão MS Project 2007.

Como podem conferir no Blog do André, a solução consiste de um plugin (add-in) que será instalado no MS Project 2010 (versão em Português ou Inglês) que criará em sua instalação uma nova Faixa de Opções (Ribbon) com 7 comandos como exibido na figura 1. Notem pela figura 2 que são os mesmos comandos existentes na versão 2007.

Figura 1 - Comandos da Faixa de Opções PERT desenvolvida pelo André para o Project 2010 (clique para ampliar)

Figura 2 - Comandos da Barra de Ferramentas 'Análise Pert' do MS Project 2007 (clique para ampliar)

Explicando brevemente os comandos:

1. a opção 'Optimistic' (Otimista), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa, duração, data de início e data de fim para o cenário otimista (figura 3).

Figura 3 - Tabela de entrada para o Cenário Otimista  (clique para ampliar)

2. a opção 'Expected' (Esperado), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa, duração, data de início e data de fim para o cenário esperado: mais provável (figura 4).  

Figura 4 - Tabela de entrada para o Cenário Experado  (clique para ampliar)

3. a opção 'Pessimistic' (Pessimista), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa, duração, data de início e data de fim para o cenário pessimista (figura 5).  

Figura 5 - Tabela de entrada para o Cenário Pessimista  (clique para ampliar)

4. já o comando 'Entry' (Formulário de Entrada), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa e das 3 durações, o que facilita em muito a digitação (figura 6). É sem dúvida a tabela mais utilizada neste processo. Esta tabela exibe também a coluna para a duração PERT (duração calculada).

Figura 6 - Tabela de entrada para todas as Durações  (clique para ampliar)

5. na opção 'Pert Values' (Peso Pert) teremos acesso a um pequeno formulário para alteração dos pesos de cada uma das durações (cenários), que tem como padrão, os valores 1, 4 e 1 como exibido na imagem abaixo:

Figura 7- Formulário para Edição dos Pesos  (clique para ampliar)

6. através do comando associado ao ícone 'Calculate' (Calcular), executa-se a rotina que fará o cálculo da duração PERT utilizando com base os valores registrados para cada uma das durações bem como os pesos definidos. Este valor será então armazenado no campo Duration (Duração) que é o campo padrão para representação da duração das atividades do MS Project. Antes da execução da rotina, um aviso será exibido pedindo confirmação do usuário (figura 8)

Figura 8- Solicitação de Confirmação de Execução do Cálculo (clique para ampliar)

7. por último, o comando 'Help' (Ajuda) exibe uma tela com a versão do Plug in e dados de contato com a BHS (figura 9)

Figura 9- Informações sobre o Plugin (clique para ampliar)

Para quem trabalha com a estimativa de 3 pontos, esta solução desenvolvida pelo André é a melhor alternativa que dispomos. A instalação é simples de proceder e nada mais temos que fazer, só usar ;). Novamente parabenizo o André pela contribuição e convido a todos a fazer uso. 

Uma única alteração que recomendo fazer é quando ao nome da Faixa de Opções, que por padrão vem como 'BHS Add-ins' (figura 10), que não é nada sugestiva para a função que exerce. Assim, eu recomendo alterar para 'Análise Pert', 'Estimativa de 3 Pontos' (figura 11), ou qualquer outra coisa que parece familiar para vocês.

Figura 10 - Nome Padrão da Faixa de Opções (clique para ampliar)

Figura 11 - Nome Sugerido para a Faixa de Opções (clique para ampliar)

Para fazer esta alteração, como o André bloqueou a opção 'Rename' (Renomear), é preciso criar uma nova Faixa e mover o grupo para esta nova faixa. Bem simples, qualquer dúvida cometem que eu ajudo.

É isso pessoal! 

Até o próximo post.

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574 patricia@patriciainez.com.br
http://www.patriciainez.com.br/

Estimativa de 3 Ponto - Faixas e Probabilidades de Resultados

Olá!

Esta noite vou fazer uma pausa no 'Planejamento Estratégico', que fiquei de continuar, para falar de um assunto superinteressante na gestão de tempo: Faixas e Probabilidades de Resultados. Algo simples e fácil de fazer e que poucas pessoas conhecem ou praticam, mas que quando utilizado eleva consideravelmente o profissionalismo de nosso trabalho.

Quando trabalhamos com faixas e probabilidades de resultados, o cronograma do projeto pode ser assim  expresso:

• A duração do Projeto terá 11 meses +/- 2 semanas: indicando que o projeto levará pelo menos 10 meses e duas semanas e não mais que 11 meses e 2 semanas (assumindo meses de 4 semanas)

          ou

• O Projeto tem 15% probabilidade de exceder o cronograma previsto, o que indica uma alta probabilidade - 85% - do projeto ser concluído dentro do prazo estimado.

Para  encontrar estas informações, faixa de valores e probabilidade, precisamos recorrer aos conceitos da Curva Normal (ou curva em Sino) datada de 1730 pelo matemático Abraham de Moivre. As informações abaixo em destaque (itálico) foram retiradas de Luiz Paquali - A Curva Normal.

Moivre disse que "... os erros se distribuem equitativamente em torno de um ponto modal, a média, formando uma curva simétrica com pico na média e caindo rapidamente para as caudas à esquerda (erros que subestimam a média) e à direita (erros que superestimam a média)." Esta curva nos permite então "...calcular uma medida de dispersão das observações em torno da média, medida esta que hoje em dia é conhecida como desvio padrão (dp)."

"E, para cada dp em torno da média, corresponde uma proporção bem definida de casos da população que caem dentro deles", como ilustrado na figura abaixo:

Figura 1 - Curva Normal- Indicação das Faixas de Probabilidade (clique para ampliar)

A média, em nosso caso, é a duração PERT do projeto, enquanto o dp é o desvio padrão do projeto (dpp), que é igual à raiz quadrada do somatório das variâncias (dp^2) das atividades do Caminho Crítico.

Parece complicado, mas é simples, vejam um exemplo:

Figura 2 - Projeto Exemplo (clique para ampliar)

Como encontrar as faixas de valores e probabilidades?!

         1. Calcule o Desvio Padrão(dp)  para cada atividade do caminho crítico

             dp = (duração Pessimista - duração Otimista) / 6

         2. Calcule a Variância para cada atividade do caminho crítico

             variância = (dp)^2

Figura 3 - Projeto Exemplo com dp e variância calculados (clique para ampliar)

         3. O terceiro passo é calcular o Desvio Padrão do Projeto (dpp), que é igual à raiz quadrada do somatório das variâncias (dp^2) das atividades do Caminho Crítico, no exemplo: dpp = 9,95 => 10 dias

         4. O quarto e último passo é aplicar probabilidade correspondente a cada número de dpp, conforme ilustrado na figura 1. Assim, tendo o nosso projeto exemplo duração de 127 dias, podemos dizer que o mesmo possui:

• 68,27% de chances de terminar entre 117 dias e 137 dias (1dpp)
• 95,45% de chances de terminar entre 107 dias e 147 dias  (2dpp)
• 99,73% de chances de terminar entre 97 dias e 157 dias  (3dpp)

Interessante não!? Quem sabe utilizando esta técnica não conseguiremos aumentar o percentual de assertividade de nossos cronogramas!?

Tenho certeza que sim. Experimente e comente!

Patrícia Inêz, PMPTreinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

+55 (44) 9925-4574

patricia@patriciainez.com.br

www.patriciainez.com.br

Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores

Olá!!

Em Dezembro trabalhei bastante a importância de alguns conceitos do planejamento estratégico em algumas das empresas em que tenho atuado e isso me motivou a escrever este post.

Basicamente um bom plano estratégico - inicial - para pequenas empresas pode ser assim estruturado:

1. Identificação

• Empresa
• Histórico 
• Missão 
• Visão
• Valores
• Negócio Ampliado
• Focos de Atuação

2. Diagnóstico - utilizando por exemplo a Análise Swot

• Pontos Fortes (1)
• Pontos Fracos (2)
• Oportunidades (3)
• Ameaças (4)
• Análise Cruzada: 1x3; 2x4; 2x3 e 1x4

3. Objetivos, Indicadores e Metas

• Coorporativo
• Tático 
• Operacional

A primeira parte do Plano é, ao meu ver, a mais importante de todas, pois é ela quem dá "cara" à empresa formando a base de todo o resto. São conceitos fundamentais que definem, por exemplo, a razão de ser da empresa (missão) e seu maior sonho (aonde deseja chegar). 

O que aprendi sobre o assunto devo, em muito, ao Mestre Dr. Luís Eduardo Machado um dos melhores professores que já tive. Muito mais que os conceitos de uma determinada disciplina, Luís ensina princípios e valores que podem e devem ser aplicados à vida. E é dele a frase que bem expressa à importância destes conceitos: "Não ter tempo de pensar sobre o que quer ser e o que fazer para ser o que quer ser; é certeza de não ser o que quer ser." 

Por isso é tão necessária à definição dos conceitos iniciais aqui apresentados. O ideal seria mesmo se a empresa já nascesse com estas definições, o que certamente aumentaria e muito suas chances de sucesso uma vez que seus diretores teriam passado por uma profunda reflexão dos valores que a nortearão, escolha do ramo de atuação (negócio ampliado) e das atividades que de imediato a farão ganhar dinheiro (foco de atuação).

E o desafio não para na elaboração do Plano Estratégico. É apenas o começo de uma divertida e grandiosa empreitada. Uma vez elaborado, a empresa deve usá-lo como guia em suas ações ordinárias e consultá-lo em caso de dúvidas para manter-se sempre alinhada à sua missão, visão e valores de forma a alcançar os objetivos nele definidos. É como o Plano Mestre do Projeto, de nada adianta fazê-lo e engavetá-lo! Dentro da gaveta ele não serve de nada! Ao contrário deve estar sempre visível a orientar a análise e decisões da empresa.

Bom, por hora é isso! No próximo post farei uma explicação sucinta de cada um dos  tópicos do plano aqui apresentado e que pode ser utilizado também para a nossa vida pessoal! Uma ótima forma de começar o ano é fazendo/revendo nosso Plano Estratégico Pessoal. Você já tem o seu!?

Ficarei honrada com o seu comentário.


Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

+55 (44) 9925-4574

patricia@patriciainez.com.br

www.patriciainez.com.br

Perdão - O Método para Corrigir o Erro

Olá Pessoal!

Depois de 02 meses e 04 dias longe do Blog volto hoje a escrever. O motivo de meu afastamento foi o volume de trabalho assumido. O último trimestre de 2010 foi o período mais doloroso que já passei. E também o mais recompensador... Sem dúvida o trabalho engrandece e traz suas recompensas.

Bom, de volta ao Blog, do qual muito senti falta, como primeiro texto do ano, escolhi compartilhar um trecho do livro Reflexões para uma Vida Plena de Ken O'Donnell no qual o autor nos dá algumas dicas muito valiosas a respeito do Perdão.

E nada melhor para começar o ano e os novos projetos que com ele virão que perdoando a todos e a tudo - principalmente a nós mesmos. Isso nos deixará mais leves e melhor preparados para os desafios de 2011.

Não é nada fácil de se por em prática, mas devido à sua grande importância e alta possibilidade de algo que requeira "perdão" acontecer em nossas vidas/projetos, creio ser de grande valia buscarmos seguir as regrinhas O'Donnell. Certamente nos ajudará a ter melhores resultados.

Perdão

O método para corrigir o erro é ensinar o certo por meio do perdão. Se tento resolver pela confrontação, o outro não aceita e não muda. Jogar o erro no rosto das pessoas é fazer o coração delas encolher. 

A seqüência que funciona bem é: 

(1) certificar-se de que o erro não está me abalando,

(2) lembrar das coisas certas que a pessoa já fez, 

(3) dizer isso à ela, para aproximá-la,

(4) mencionar de leve o que aconteceu de errado, quando houver clima, 

(5) arquivar o assunto depois da conversa, para não servir de pretextos negativos futuros.

Ken O'Donnell, Lições para uma Vida Plena, Editora Gente, 1993 Brahma Kumaris

Alguém notou alguma semelhança com o processo de feedback?! Será o feedback uma forma mais moderna de aplicação do bom e velho perdão?! Tem mesmo aplicação em nossos projetos!? O que pensam a este respeito?!


No mais, Feliz 2011 a todos!!!! Que seja um ano de muitos desafios e muitas superações em nossas vidas. Um ano para ser comemorado por muitos e muitos outros.


Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574
patricia@patriciainez.com.br
www.patriciainez.com.br