Estimativa de 3 Pontos / Análise PERT no Project 2010 - Nova Solução

Olá!

O post de hoje é dedicado a compartilhar com vocês uma solução novinha em folha, que acabou de sair do forno desenvolvida pelo encantador André Xavier, da BHS. A solução elaborada pelo André é muito melhor que a solução apontada por mim no Blog Estimativa de 3 Pontos / Análise PERT no Project 2010 (única existente até aquele momento) e muito parecida com a funcionalidade nativa da versão MS Project 2007.

Como podem conferir no Blog do André, a solução consiste de um plugin (add-in) que será instalado no MS Project 2010 (versão em Português ou Inglês) que criará em sua instalação uma nova Faixa de Opções (Ribbon) com 7 comandos como exibido na figura 1. Notem pela figura 2 que são os mesmos comandos existentes na versão 2007.

Figura 1 - Comandos da Faixa de Opções PERT desenvolvida pelo André para o Project 2010 (clique para ampliar)

Figura 2 - Comandos da Barra de Ferramentas 'Análise Pert' do MS Project 2007 (clique para ampliar)

Explicando brevemente os comandos:

1. a opção 'Optimistic' (Otimista), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa, duração, data de início e data de fim para o cenário otimista (figura 3).

Figura 3 - Tabela de entrada para o Cenário Otimista  (clique para ampliar)

2. a opção 'Expected' (Esperado), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa, duração, data de início e data de fim para o cenário esperado: mais provável (figura 4).  

Figura 4 - Tabela de entrada para o Cenário Experado  (clique para ampliar)

3. a opção 'Pessimistic' (Pessimista), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa, duração, data de início e data de fim para o cenário pessimista (figura 5).  

Figura 5 - Tabela de entrada para o Cenário Pessimista  (clique para ampliar)

4. já o comando 'Entry' (Formulário de Entrada), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa e das 3 durações, o que facilita em muito a digitação (figura 6). É sem dúvida a tabela mais utilizada neste processo. Esta tabela exibe também a coluna para a duração PERT (duração calculada).

Figura 6 - Tabela de entrada para todas as Durações  (clique para ampliar)

5. na opção 'Pert Values' (Peso Pert) teremos acesso a um pequeno formulário para alteração dos pesos de cada uma das durações (cenários), que tem como padrão, os valores 1, 4 e 1 como exibido na imagem abaixo:

Figura 7- Formulário para Edição dos Pesos  (clique para ampliar)

6. através do comando associado ao ícone 'Calculate' (Calcular), executa-se a rotina que fará o cálculo da duração PERT utilizando com base os valores registrados para cada uma das durações bem como os pesos definidos. Este valor será então armazenado no campo Duration (Duração) que é o campo padrão para representação da duração das atividades do MS Project. Antes da execução da rotina, um aviso será exibido pedindo confirmação do usuário (figura 8)

Figura 8- Solicitação de Confirmação de Execução do Cálculo (clique para ampliar)

7. por último, o comando 'Help' (Ajuda) exibe uma tela com a versão do Plug in e dados de contato com a BHS (figura 9)

Figura 9- Informações sobre o Plugin (clique para ampliar)

Para quem trabalha com a estimativa de 3 pontos, esta solução desenvolvida pelo André é a melhor alternativa que dispomos. A instalação é simples de proceder e nada mais temos que fazer, só usar ;). Novamente parabenizo o André pela contribuição e convido a todos a fazer uso. 

Uma única alteração que recomendo fazer é quando ao nome da Faixa de Opções, que por padrão vem como 'BHS Add-ins' (figura 10), que não é nada sugestiva para a função que exerce. Assim, eu recomendo alterar para 'Análise Pert', 'Estimativa de 3 Pontos' (figura 11), ou qualquer outra coisa que parece familiar para vocês.

Figura 10 - Nome Padrão da Faixa de Opções (clique para ampliar)

Figura 11 - Nome Sugerido para a Faixa de Opções (clique para ampliar)

Para fazer esta alteração, como o André bloqueou a opção 'Rename' (Renomear), é preciso criar uma nova Faixa e mover o grupo para esta nova faixa. Bem simples, qualquer dúvida cometem que eu ajudo.

É isso pessoal! 

Até o próximo post.

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574 patricia@patriciainez.com.br
http://www.patriciainez.com.br/

Estimativa de 3 Ponto - Faixas e Probabilidades de Resultados

Olá!

Esta noite vou fazer uma pausa no 'Planejamento Estratégico', que fiquei de continuar, para falar de um assunto superinteressante na gestão de tempo: Faixas e Probabilidades de Resultados. Algo simples e fácil de fazer e que poucas pessoas conhecem ou praticam, mas que quando utilizado eleva consideravelmente o profissionalismo de nosso trabalho.

Quando trabalhamos com faixas e probabilidades de resultados, o cronograma do projeto pode ser assim  expresso:

• A duração do Projeto terá 11 meses +/- 2 semanas: indicando que o projeto levará pelo menos 10 meses e duas semanas e não mais que 11 meses e 2 semanas (assumindo meses de 4 semanas)

          ou

• O Projeto tem 15% probabilidade de exceder o cronograma previsto, o que indica uma alta probabilidade - 85% - do projeto ser concluído dentro do prazo estimado.

Para  encontrar estas informações, faixa de valores e probabilidade, precisamos recorrer aos conceitos da Curva Normal (ou curva em Sino) datada de 1730 pelo matemático Abraham de Moivre. As informações abaixo em destaque (itálico) foram retiradas de Luiz Paquali - A Curva Normal.

Moivre disse que "... os erros se distribuem equitativamente em torno de um ponto modal, a média, formando uma curva simétrica com pico na média e caindo rapidamente para as caudas à esquerda (erros que subestimam a média) e à direita (erros que superestimam a média)." Esta curva nos permite então "...calcular uma medida de dispersão das observações em torno da média, medida esta que hoje em dia é conhecida como desvio padrão (dp)."

"E, para cada dp em torno da média, corresponde uma proporção bem definida de casos da população que caem dentro deles", como ilustrado na figura abaixo:

Figura 1 - Curva Normal- Indicação das Faixas de Probabilidade (clique para ampliar)

A média, em nosso caso, é a duração PERT do projeto, enquanto o dp é o desvio padrão do projeto (dpp), que é igual à raiz quadrada do somatório das variâncias (dp^2) das atividades do Caminho Crítico.

Parece complicado, mas é simples, vejam um exemplo:

Figura 2 - Projeto Exemplo (clique para ampliar)

Como encontrar as faixas de valores e probabilidades?!

         1. Calcule o Desvio Padrão(dp)  para cada atividade do caminho crítico

             dp = (duração Pessimista - duração Otimista) / 6

         2. Calcule a Variância para cada atividade do caminho crítico

             variância = (dp)^2

Figura 3 - Projeto Exemplo com dp e variância calculados (clique para ampliar)

         3. O terceiro passo é calcular o Desvio Padrão do Projeto (dpp), que é igual à raiz quadrada do somatório das variâncias (dp^2) das atividades do Caminho Crítico, no exemplo: dpp = 9,95 => 10 dias

         4. O quarto e último passo é aplicar probabilidade correspondente a cada número de dpp, conforme ilustrado na figura 1. Assim, tendo o nosso projeto exemplo duração de 127 dias, podemos dizer que o mesmo possui:

• 68,27% de chances de terminar entre 117 dias e 137 dias (1dpp)
• 95,45% de chances de terminar entre 107 dias e 147 dias  (2dpp)
• 99,73% de chances de terminar entre 97 dias e 157 dias  (3dpp)

Interessante não!? Quem sabe utilizando esta técnica não conseguiremos aumentar o percentual de assertividade de nossos cronogramas!?

Tenho certeza que sim. Experimente e comente!

Patrícia Inêz, PMPTreinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

+55 (44) 9925-4574

patricia@patriciainez.com.br

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Estimativa de 3 Pontos / Análise PERT no Project 2010

Olá!

Hoje vou falar um pouco sobre as formas de se trabalhar com a variável 'duração' no MS Project 2010. O Project nos permite atribuir o valor da duração das atividades de nosso projeto de 3 formas:

1. Digitação direta do valor no campo 'duração' da tabela de tarefa - o que pode ser feito através de qualquer uma das tabelas de tarefa, do formulário de detalhes, ou mesmo da caixa de diálogo 'Informações sobre a Tarefa'. Basta acessar o campo 'duração' e digitar o valor desejado para a duração da atividade em edição.

2. Estimativa de 3 pontos ou Método PERT - método no qual a duração da atividade é calculada através da média ponderada de três possíveis durações: a duração otimista (para um cenário no qual tudo ocorrerá da melhor forma possível), a duração pessimista (para a hipótese de que o pior possível aconteça) e a duração mais provável que desenha o cenário com maior probabilidade de acontecer. A duração então é caculada como ilustrado na figura abaixo.

Figura 1 - Cálculo da duração PERT (clique na imagem para ampliar)

3. Cálculo automático através da fórmula D = T/U - método no qual o Project calculará/recalculará a duração da atividade com base nos valores de trabalho e unidade de alocação de cada um dos recursos atribuídos à tarefa.

A segunda forma de definição da duração - Estimativa de 3 Pontos - é então o foco deste post, isto porque a partir da versão 2010 do MS Project a Microsoft - não imagino o motivo - descontinuou a funcionalidade até então presente na ferramenta. Por sorte algumas pessoas já trabalharam no assunto e criaram uma forma de não ficarmos totalmente desprovidos desta formidável rotina.

A solução alternativa, adicionada à ferramenta via Macro, vocês encontram em detalhes no seguinte blog: http://blogs.technet.com/b/projectified/archive/2009/11/24/3296207.aspx A única dica é: os pesos para a média ponderada devem ser definidos da primeira atividade de execução do cronograma, caso contrário a macro não será executada com sucesso.

O 'x' da questão é que ainda não desenvolveram um alternativa que gere os Gantts Pessimista, Mais Provável e Otimista... mas já é uma excelente iniciativa. Parabéns aos autores da rotina.

Caso tenham dificuldade em implementar a rotina, fico a disposição para ajudar!


Abraços

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
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