Imagine um Mundo Melhor para os Projetos

Pessoal, recentemente, navegando pela NET, encontrei um post fantástico! Uma paródia sobre um mundo melhor para todos nós que trabalhamos com projetos, sejam eles de qualquer porte e qualquer setor.

Peço então licença para abaixo replicar, na íntegra, o referido post. Desde já, meus cumprimentos Claudiobr e Gustavo Sato

Imagine Agile by @oCladuibr and Gustavo Sato (Japa)

Imagine there´s no Gantt charts ... It’s easy if you try ... No “resources” below us ... Above us only ROI

Sempre gostei muito do John Lennon. Todo dia oito de dezembro bate uma tristeza, queria muito saber o que ele acharia do que aconteceu de 1980 pra cá.
Acho que a sua obra prima é Imagine. Acredito que essa música é uma forma linda de vender a ideia de um mundo melhor e também de nos lembrar que esse mundo melhor não está tão longe ou é tão difícil quanto pensamos.

Tenho visões de mundo melhor em várias áreas, com destaque para a mobilidade nas cidades e o trabalho na área de TI, duas situações que agonizam. Tomei a liberdade de fazer uma adaptação para uma visão de mundo melhor dentro da TI. Que os músicos me perdoem. A paródia pode ser melhorada e muito, e conto com sugestões, do pessoal de TI, claro. Aí vai:

No blog do autor vocês podem econtrar a letra em ingles e portugues para a paródia.

Muito bacana!!!!


Abraços a todos e, que o mundo melhor venha até nós ;)

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574 patricia@patriciainez.com.br
http://www.patriciainez.com.br/

SCRUM x PMBOK

Scrum é um framework (conjunto de modelos) utilizado no desenvolvimento de produtos. Como todo framework, traz um conjunto de padrões/definições de processos e ferramentas, que, no caso do SCRUM, estão focados no desenvolvimento de produtos. Utilizado desde a década de 90 está amplamente difundido entre as empresas de desenvolvimento de software e objetiva melhorar os resultados das empresas através do uso de processos e práticas eficiente e eficaz.

Até aqui, a diferença do SCRUM para o PMBOK - padrão/conjunto de conhecimentos (por que não dizer  também framework) do PMI para a gestão de projetos está no foco do  SCRUM para a área de desenvolvimento de produtos. O PMBOK, conforme definição do própria guia, é um padrão amplamente reconhecido, o que significa que o conhecimento e práticas descritas são aplicáveis à maioria dos projetos na maior parte do tempo e que existe um consenso em relação ao valor e sua utilidade.

Outra diferença considerada pela maioria das pessoas, principalmente aquelas que criticam "cegamente" o PMBOK está na iteratividade/dinamicidade do SCRUM que gera a cada sprint, incrementos de funcionalidades entregáveis do produto final. De fato, um diferencial e tanto para a maioria das empresas de software que até então (ou ainda hoje) trabalham com os velhos modelos de engenharia como, por exemplo, o modelo em cascata, no qual o software só era apresentado ao cliente após longo período de desenvolvimento, não tendo assim avaliações/validação de cada módulo (entrega). O ganho que o SCRUM leva às organizações através da iteratividade/dinamicidade é realmente fantástico.

No entanto, iteratividade e agilidade não é uma característica apenas do SCRUM. Estão presentes também, e em vários momentos, dentro do PMBOK, como, por exemplo, no detalhamento progressivo, realimentações periódicas, planejamento em ondas sucessivas e construções de protótipos. E claro, no processo de verificação do escopo que também fala da importância para o sucesso do projeto da validação das entregas pelo cliente à medida que são produzidas. Enfim, se há gerentes de projetos que não adotam a iteratividade, creio ser muito mais uma característica ou maturidade destes, do que restrição do PMBOK.

Assim, está é uma "diferença" que para mim é atribuída de maneira incorreta. Para mim, além de estar focado em um tipo de projeto em específico - o que a torna de certa forma mais simples e "enxuto", a grande diferença entre SCRUM e PMBOK é o fato de o SCRUM considerar que as pessoas que fazem parte do projeto - o time - é auto gerenciável e auto organizável. O que seria o sonho de muitos gerentes de projetos é na prática muito raro de acontecer em projetos no qual a equipe é composta por dezenas e centenas de pessoas com muitas e diversas responsabilidades, atuações, interesses e até mesmo, localização geográficas. Talvez o SCRUM considere o time autogerenciável e autoorganizável porque o limita às pessoas internas à software house. E os clientes? E os usuários? E o governo com suas mudanças em legislação!? Etc. Etc. As pessoas “lá fora” não são tão organizadas e disciplinas e automotivadas como os “porcos” do SCRUM. Quando se amplia a visão, as coisas ficam um pouco mais complexas. Por isso, dada a importância de bem gerenciarmos a equipe do projeto, o PMBOK possui uma área de conhecimento específica para tratar dos assuntos relevantes à gestão de RH.

Por fim, e complementar ao tópico anterior, um último ponto de divergência que vejo é a maior abrangência do PMBOK, por exemplo, considerando também a gestão de comunicação com os demais envolvidos do projeto que não o time (mercado, governo, concorrente, etc. etc.). É como se o SCRUM estivesse centrado apenas do processo de desenvolvimento interno do produto e se "esquecido" do mundo externo. O que o PMBOK não esquece! Lembrando o PMBOK trata de nove áreas de conhecimento que são elas: Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, RH, Comunicação, Riscos, Aquisição e Integração e nem todas estão presentes do SCRUM, o que, por si só, já o torna mais ágil. Porém, será que podemos mesmo ignorar estas áreas?! Qual o impacto desta decisão no projeto?

Em um post rápido, penso ser estas as três grandes diferenças entre SCRUM e PMBOK. E concluo dizendo que todo Gerente de Projeto deveria, se ainda não o faz, gerir seus projetos utilizando o conceito ágil (abordagem iterativa e incremental) fortemente presente no SCRUM e registrado também no PMBOK. Ou seja, podemos aproveitar as boas práticas do SCRUM para "apimentar" a gestão dos projetos, sem, no entanto, abrir mão de nenhuma das nove áreas de conhecimento do PMBOK ou de seus processos - claro, desde que necessários ao seu projeto. Digo isso por não sou a favor do uso full do PMBOK, apenas por usar.

 E, diferenças a parte, encaro que a característica de agilidade muito mais um filosofia – um modus operandi – do que uma algo que só está presente em um ou outro framework. E creio que podemos e devemos fazer um mix entre as diversas publicações, utilizando sempre aquele processo/ferramenta/ideia que melhor resultado trouxer.

 E vocês, o que acham?! Vamos amadurecer esta ideia!? Comentários são bem vindos!

Abraços

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
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RH - Onde Encontrar Boas Oportunidades/Bons Profissionais

Olá Pessoal!
Tudo bem?

Em todas as aulas e cursos que realizo, bem como nas consultorias e até mesmo bate-papo pela internet sempre me perguntam sobre mercado e ofertas de emprego. Do outro lado da moeda, há sempre um empregador procurando por bons funcionários e solicitando indicações.

Bom, uma dica é se cadastrar-se (empregado ou empregador) em sites de Busca e Oferta de Empregos. Um deles é o Monster Brasil - site brasileiro da empresa líder mundial em carreiras e recrutamento. Eles divulgam, por exemplo, vagas da Google e GE. O site disponibiliza artigos e dicas incríveis sobre carreira, currículo, entrevistas, pesquisas salariais, exemplos de cartas de apresentação, etc. Enfim, uma ajuda e tanto para quem procura por oportunidades/recolocação. Sem falar na visibilidade que se ganha.

E não para por ai! Há também dicas para as empresas, por exemplo, como construir uma marca forte. Outro grande atrativo para os empregadores é o canal do recrutador com artigos e assessoria em seleção, avaliação de desempenho e retenção de talentos.

Com certeza vale a pena se cadastrar e manter-se atualizado com as ofertas de trabalho e em contato com os bons profissionais.

Sucesso a todos!

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
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Estimativa de 3 Pontos / Análise PERT no Project 2010

Olá!

Hoje vou falar um pouco sobre as formas de se trabalhar com a variável 'duração' no MS Project 2010. O Project nos permite atribuir o valor da duração das atividades de nosso projeto de 3 formas:

1. Digitação direta do valor no campo 'duração' da tabela de tarefa - o que pode ser feito através de qualquer uma das tabelas de tarefa, do formulário de detalhes, ou mesmo da caixa de diálogo 'Informações sobre a Tarefa'. Basta acessar o campo 'duração' e digitar o valor desejado para a duração da atividade em edição.

2. Estimativa de 3 pontos ou Método PERT - método no qual a duração da atividade é calculada através da média ponderada de três possíveis durações: a duração otimista (para um cenário no qual tudo ocorrerá da melhor forma possível), a duração pessimista (para a hipótese de que o pior possível aconteça) e a duração mais provável que desenha o cenário com maior probabilidade de acontecer. A duração então é caculada como ilustrado na figura abaixo.

Figura 1 - Cálculo da duração PERT (clique na imagem para ampliar)

3. Cálculo automático através da fórmula D = T/U - método no qual o Project calculará/recalculará a duração da atividade com base nos valores de trabalho e unidade de alocação de cada um dos recursos atribuídos à tarefa.

A segunda forma de definição da duração - Estimativa de 3 Pontos - é então o foco deste post, isto porque a partir da versão 2010 do MS Project a Microsoft - não imagino o motivo - descontinuou a funcionalidade até então presente na ferramenta. Por sorte algumas pessoas já trabalharam no assunto e criaram uma forma de não ficarmos totalmente desprovidos desta formidável rotina.

A solução alternativa, adicionada à ferramenta via Macro, vocês encontram em detalhes no seguinte blog: http://blogs.technet.com/b/projectified/archive/2009/11/24/3296207.aspx A única dica é: os pesos para a média ponderada devem ser definidos da primeira atividade de execução do cronograma, caso contrário a macro não será executada com sucesso.

O 'x' da questão é que ainda não desenvolveram um alternativa que gere os Gantts Pessimista, Mais Provável e Otimista... mas já é uma excelente iniciativa. Parabéns aos autores da rotina.

Caso tenham dificuldade em implementar a rotina, fico a disposição para ajudar!


Abraços

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
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Aplicabilidade/Abrangência do Gerenciamento de Projetos

Olá!

Esta última semana, devido a um curso sobre Gerenciamento de Projetos que estou promovendo na cidade de Londrina recebi muitos e-mails perguntando sobre a abrangência da Gestão de Projetos e então resolvi fazer deste o tema do blog, pois pode ser também dúvida de muitos.

Dentre os questionamentos a maior dúvida foi se o tema (Gerenciamento de Projetos) é assunto de interesse de um segmento em específico (indústria, engenharia, etc...). A resposta é não... Gerenciamento de Projetos não está para nenhuma área em específico. Como disse recentemente um amigo, "desde que o homem inventou o fogo ele faz projetos". De fato, estamos sempre envoltos por projetos, quer na vida pessoal quer na vida profissional. A questão é que a maioria das vezes não os tratamos como projetos - não aplicamos qualquer uma das boa práticas da gestão de projetos - e por isso os resultados nem sempre são satisfatórios.

É muito comum as pessoas confundirem Projetos como plantas, desenhos, ou algo apenas técnico, como por exemplo, desenho/plantas utilizados pela construção civil - como "projeto" elétrico, hidráulico, etc...No entanto, projeto é muito mais do que um desenho técnico. Quando falamos em projetos estamos falando, por exemplo de empreendimentos. Vale relembrar aqui a definição formal do PMBOK para projetos - um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Por exclusivo entendemos algo que não seja repetitivo que gere um resultado único/singular, quer seja pelas pessoas envolvidas, pela localidade, pelas características, etc...

Se refletirmos acerca desta definição concluiremos que quase tudo o que fazemos em nossa vida é um projeto: a construção de uma nova fábrica, a ampliação de setores da empresa, a abertura de uma nova filial, a melhoria de produtos já existentes, estudo de mercado/viabilidade, aquela viagem de férias com a família, um curso, um treinamento, a implantação de um novo sistema, uma safra, o lançamento de uma coleção, a implantação de infraestrutura pelo governo, uma campanha publicitária, etc... até mesmo ter um filho é um projeto. Ou seja, sempre que temos uma ideia, um sonho, uma necessidade, um desejo... para realizá-la(o), teremos um projeto. De forma simples e direta, podemos definir projetos como sendo o caminho entre as ideias e a realização. E certamente estamos todos nós envoltos por projetos, quer no âmbito profissional e/ou pessoal. Nossa vida é um projeto! Eu até escrevi um post a este respeito.

Assim, a gestão de projetos que é definida pelo PMBOK como sendo a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projetos a fim de atender seus requisitos - aplica-se a com certeza todos os setores e segmentos da sociedade. Vocês sabiam, por exemplo, que já existem prefeituras/estados adotando consultorias para profissionalizar a Gestão de seus Projetos de acordo com os fundamentos do PMI?! Cada vez mais empresas privadas, públicas e/ou do 3. setor estão buscando profissionais com conhecimentos comprovados (especialização e/ou certificação) para gerir seus projetos. E este é um caminho certo e que traz resultados comprovados - vide post "o Valor do Gerenciamento de Projetos". Como desenvolver algo de forma equilibrada - sustentável - com recursos escassos e baixos orçamentos - cenário de todos nós pessoas físicas ou jurídicas!? A gestão de projetos coloca-se como base para que isso possa aconteça e de forma que os objetivos possam serem então alcançados e alcançados com satisfação de todos os envolvidos.

Tudo isso para dizer a vocês que estudamos em gerenciamento de projetos pode ser aplicado para melhorar a gestão de qualquer projeto (claro, adaptado à necessidade de cada empresa).


É isso! Espero ter esclarecido um pouco sobre a aplicabilidade e abrangência deste fascinante assunto.



Patrícia Inêz, PMP
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Uso de Mapas Mentais no Planejamento de Escopo

Olá Pessoal!

Hoje vou falar um pouco sobre uma poderosa ferramenta que podemos utilizar para nos ajudar no Gerenciamento de Escopo, principalmente nos processos do Planejamento. Estou falando dos Mapas Mentais.

Da forma como hoje conhecemos, o mapa mental surgiu nas décadas de 60/70 desenvolvido pelo então estudante universitário Tony Buzan, que envolto por uma infinidade de informações começou a se questionar sobre como gerir todo este conhecimento. Buzan então começou uma extensa pesquisa sobre o cérebro humano e após muito trabalho concluiu que temos maior capacidade de aprendizado, absorção e memorização quando estruturamos a informação em forma de mapa mental - um diagrama no qual organizamos nosso trabalho, ideias e informações envolta de um tópico central.

Figura 1 - Exemplo de um Mapa Mental - fonte: http://en.wikipedia.org/wiki/Mind_maps#History (clique para Ampliar)

Como podemos observar na figura acima, tudo começa com a ideia central sobre a qual o mapa mental será construído - no “nosso caso”, o projeto em que estamos trabalhando. Em seguida, criamos ramos principais (ramos que saem direto na ideia central) para elencar o primeiro nível de tópicos do tema em síntese – ou os pacotes de trabalho do nosso projeto. E da mesma forma podemos fazer com cada um destes ramos, ou seja, podemos criar novos ramos (subramos) para cada tópico até que o assunto em foco esteja adequadamente estruturado/organizado em um mapa mental.

Os ganhos quando trabalhamos com mapas mentais são vários e de grande valor ao projeto, dentre eles destaco dois: facilidade e agilidade na organização das atividades/pacotes de trabalho do projeto e maior poder de entendimento e compreensão (comprovado por pesquisas científicas) do escopo do projeto por todos os envolvidos, e que, como já bem sabemos, é fundamental para o sucesso do projeto. Sem falar no vislumbre das pessoas quando veem suas palavras e necessidades diagramadas em um mapa mental. As reações são as mais diversas, mas sempre positivas. É gratificante e surpreendente como ao verem (stakeholders) o mapa mental com o escopo do projeto novas ideias surgem e os pacotes de trabalhos ficam bem mais elaborados/otimizados.

E não para por ai.... com uma boa ferramenta para criação e manipulação de mapas mentais, podemos fazer de nossa EAP uma verdadeira obra de arte, organizando-a por exemplo em diversos formatos (orgânico, árvore, estrutura hieráquica padrão, etc...).

No próximo post tratarei sobre uma destas ferramentas, mas antes que eu fale, gostaria de saber a opinião de vocês sobre o tema e no caso de já trabalharem com mapas mentais, saber qual a ferramenta utilizada.

Por hoje é isso!

Patrícia Inêz, PMP
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Análise de Valor Agregado no MS Project

Olá!

Continuando o assunto sobre Análise de Valor Agregado, vou postar aqui os slides que demonstram as planilhas do MS Project com os campos relativos à AVA.

Figura/Slide 1 - Opções para Cálculo do Earned Value  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 2 - Opções para Cálculo do Earned Value - Foco na variável % Concluída  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 3 - Tabela 'Indicadores de Cronograma do Valor Acumulado'  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 4 - Tabela 'Indicadores de Custo de Valor Acumulado'  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 5 - Tabela ' Valor Acumulado'  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 6 - Variáveis não exibidas em Nenhuma das Tabelas Pré-definidas pelo Project  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 7 - Relatório Valor Acumulado  (clique na figura para ampliar)

É isso Pessoal! A AVA no MS Project é bem simples! Uma vez tendo inserido todas as informações sobre o progresso no projeto como data de início e término real, duração/trabalho real e restante, % de conclusão e % de conclusão física, e parametrizado a variável base para cálculo do EV (figura 1), o MS Project faz todo os cálculos, nos cabendo então a tarefa da análise e decisão corretiva/preventiva para manter o Project na "linha", ou seja, conforme planejado.

Vale ressaltar que o cálculo do PV e de todos os índices é feito em cima da linha de base (figura 1). Assim, é condição básica para a AVA no Project que se salve a linha de base tão logo o plano do projeto seja aprovado. É nela que o Project encontrará as informações do Plano para comparação com os dados reais informados na fase de controle.


Abraços e boa Análise a todos!
 

Patrícia Inêz, PMP
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Análise de Valor Agregado

Olá Pessoal, tudo bem?

Atualizei agora a pouco alguns slides sobre Análise de Valor Agregado que utilizo em meus treinamentos e gostaria de compartilhá-los com vocês. São eles:

Figura/Slide 1 - O que é AVA?! (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 2 - Valores da AVA  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 3 - Exemplo - Parte I (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 4 - Exemplo - Parte II (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 5 - Análise de Desempenho - Parte I (clique na figura para ampliar)

 Figura/Slide 6 - Exemplo - Parte II  (clique na figura para ampliar)

 

 Figura/Slide 7 - Exemplo - Parte III (clique na figura para ampliar)

 

 Figura/Slide 8 - Termos/Variáveis da AVA - Parte I (clique na figura para ampliar)

 Figura/Slide 9 - Termos/Variáveis da AVA - Parte II (clique na figura para ampliar)

 

Figura/Slide 10 - Termos/Variáveis da AVA - Parte III (clique na figura para ampliar)

 Figura/Slide 11 - Termos/Variáveis da AVA - Parte IV (clique na figura para ampliar)

  Figura/Slide 12 - Análise de Variação - Parte I (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 13 - Análise de Variação - Parte II  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 14 - Análise de Variação - Parte III  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 15 - Análise de Tendências (Previs- Parte I (clique na figura para ampliar)

 

 Figura/Slide 16 - Análise de Tendências - Parte II (clique na figura para ampliar)

 

Figura/Slide 17 - Análise de Tendências - Parte III (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 18 - Exercício - Parte I (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 19 - Exercício 1 - Solução (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 20 - Exercício 2 (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 21 - Exercício 2 - Solução (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 22 - Análise de Tendências - Parte IV (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 23 - Análise de Tendências - Parte V (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 24 - Exercício 3 (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 25 - Exercício 3- Solução (clique na figura para ampliar)

 

Figura/Slide 26 - Análise de Tendências - Parte VI (clique na figura para ampliar)

Figura 27 - Análise de Tendências - Parte VII (clique na figura para ampliar)

 

Aqueles que quiserem comentar, fiquem a vontade. Assim, poderei continuar melhorando a cada turma.


Patrícia Inêz, PMP

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Planejamento Pessoal - O Projeto Você

Olá Pessoal, tudo bem? Espero que sim...

No último post escrevi sobre Planejamento Pessoal, compartilhando um pouco da importância de se ter um plano de desenvolvimento pessoal, ou mapa da nossa carreira profissional com projeção para 3, 5, 10 anos.

Neste post retomo o assunto no intuito de ajudar aqueles que quiserem iniciar o Plano Mestre de Trabalho para o "Projeto Você". O objetivo é indicar-lhes um artigo muito legal que foi publicado em 2003 na Revista Você S.A. e que dará a base necessária para os primeiros passos nesta maravilhosa "aventura". Verão como é gostoso pensar em "sua" carreira, traçar metas, objetivos e como alcança-los. É sem dúvida um passo certeiro na direção do sucesso.

O artigo, disponibilizado no Google Docs através deste link, traz um passo a passo para fazermos o "projeto de nossas vidas" e foi escrito por Paul Campbell Dinsmore, referência internacional na arte de Gerenciar Projetos.

Boa leitura!! E claro, convido-os a postar aqui seus comentários acerca do artigo.


Patrícia Inêz, PMP
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Para Onde Ir?!

Olá Pessoal!

Hoje vou escrever sobre o dilema da decisão que muitos já passaram, estão passando, ou possivelmente irão passar quando, em algum momento da carreira profissional, tiverem que decidir entre a permanência no atual emprego ou a disposição às novas oportunidades. Perguntas como: Para onde vou?! Fico ou não fico?! O que será melhor!?

Passei por esta difícil situação ha alguns meses atrás e optei pelo caminho da felicidade. Pode parecer romântico e até mesmo utópico, mas é a pura verdade. Acredito muito que temos que trabalhar com o que gostamos, pois se assim for, o trabalho será prazeroso e a produtividade muito muito maior. Outro ponto que me ajudou muito na escolha foi à existência de um plano de desenvolvimento profissional, ou plano mestre, no qual havia descrito um mapa de minha carreira para os próximos 10 anos.

Fazendo um elo com o Gerenciamento de Projetos, nos ajuda muito se tratarmos a nossa vida como um projeto e tivermos um plano mestre de condução deste projeto para consultarmos em caso de dúvidas como estas. Neste plano - o plano de nossas vidas - deve constar, por exemplo, o macro-mapa de nossa carreira contendo uma breve descrição dos próximos passos a seguir na evolução e crescimento profissional. Assim, quando o momento da decisão chegar, ficará mais fácil consultar "o plano" e analisando o mapa profissional, encontrar os critérios que nortearão a escolha. E foi assim que lidei com a decisão de “ficar ou partir”. Consultei o plano de desenvolvimento profissional e analisei dentre as opções que tinha qual me levaria mais próxima de onde queria chegar.

É claro que não encontraremos todas as respostas, como também é certo que este plano, e principalmente o mapa profissional, será construído e reconstruído conforme as oportunidades que surgem em nossa vida. Por exemplo, ao fazermos um curso de aperfeiçoamento, de curta, média ou longa duração, muitas portas e possibilidades se abrem provocando então uma mudança/atualização no plano mestre de nosso projeto vida/carreira.

Se assim fizermos, com certeza, teremos melhores chances de tomar a decisão correta e que nos trará um melhor futuro, não só profissional, mas também pessoal, visto que ambos estão intimamente ligados. A grande vantagem é que o plano nos conduzirá a uma análise de longo prazo, uma visão holística das consequências de cada decisão. Caso contrário, muito provavelmente tomaremos a decisão baseados nos resultados imediatos - de curto ou curtíssimo prazo - o que quase sempre não é o melhor para as nossas vidas. Ter muito bem estabelecido onde queremos chegar, onde queremos estar, o que queremos alcançar no futuro, é o grande diferencial para aumentar as chances de sucesso em decisões como as que descrevi no início deste blog.

É isso!

Quem de vocês possui um Plano Mestre para o Projeto mais importante que temos a conduzir!? Convido-o a compartilhar conosco a experiência obtida com a elaboração deste Plano e claro, com os períodos em que o consultou e foi conduzido por ele.


Abraços

Patrícia Inêz, PMP
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Deficiências - Mario Quintana

Olá Pessoal!

O Post desta semana é sobre Gestão de Pessoas - área de Recursos Humanos do PMI. E para falar sobre o assunto, abro espaço para um convidado de honra: Mario Quintana:

Figura 1 - Deficiências de Mario Quintana (clique para ampliar)

Conseguiram fazer ligação entre a obra de Mário Quintana e seu dia a dia nos projetos?! Será que por algum momento não estamos "cegos" para as necessidades e angustias de nossa equipe? Surdos em não ouvir e entender/perceber o que nossa equipe e também o cliente de fato tem a nos dizer!? Mudos quando faltamos com a transparência e comunicação efetiva!?

Na complexa e turbulenta rotina dos profissionais de Gerenciamento de Projetos, vez ou outra, creio que seja necessário fazer uso das “deficiências” apontadas por Mário, mas de forma positiva para o projeto e não de uma maneira repetitiva e automática, o que caracterizaria a prática como uma deficiência. Calar, por exemplo, em alguns momentos é estratégia. Da mesma forma, não ouvir, em certas circunstâncias, faz-se necessário para busca pelo bem “maior”.

O que quero dizer é que se bem utilizado, com muita sabedoria, os itens apontados por Mário Quintana podem fazer parte da condução do projeto, mas se forem comuns ou inadequadamente ocorrerem, muito provavelmente levarão o projeto ao fracasso e a equipe, a maior riqueza do projeto, ao fim.

O que acham?!
Boa Reflexão a todos!


Patrícia Inêz, PMP
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EPM - Comunique e Colabore com Eficiência

Boa noite pessoal.

Hoje, ao decidir escrever sobre a Solução EPM - Enterprise Project Management - da Microsoft, fiquei em dúvida entre elaborar um post ou compartilhar algum dos diversos posts já escritos sobre esta incrível ferramenta e ao final, optei por replicar aqui,  na íntegra, parte do texto do site da Microsoft quando do lançamento de uma das versões do EPM. Afinal, quem melhor do que a "mãe" para falar de seu "filho".

A solução EPM aprimora o compartilhamento de informações e a coordenação entre equipes de projeto para melhor participação, relatório de andamento e colaboração.

O Project fornece coordenação aprimorada entre equipes por meio de suas notificações automáticas, da integração com outros programas e pelo acesso ao portal da Web, que permite aos usuários exibir, atualizar e analisar facilmente as informações do projeto.

A integração do Office Project Server 2007 com o Windows SharePoint Services 3.0 permite que você armazene, vincule e compartilhe centralmente questões relacionadas ao projeto, riscos e documentos para o rastreamento colaborativo.

Os novos e aprimorados recursos incluem:

• Realce de dados específicos com sombreamento de células    O realce de células de plano de fundo permite que você aplique sombra em células, da mesma forma que você pode aplicar sombra em células no Excel, a fim de transmitir significado adicional.

   

• Rastrear documentos e informações relacionados ao projeto usando sites de espaço de trabalho do projeto    A integração do Project Server e do Windows SharePoint Services 3.0 permite que as equipes gerenciem e rastreiem, de modo centralizado, documentos e informações relacionados ao projeto.
• Relatório de tarefas a partir do Calendário do Outlook ou da pasta Tarefas    Os membros da equipe podem exibir e relatar o andamento de tarefas diretamente de sua pasta Tarefas do Outlook ou do Calendário do Outlook.
• Rastrear tarefas administrativas e não pertencentes ao projeto usando quadros de horários    Os quadros de horários fornecem a base dessa informação no Project, mas também se estendem além do básico para servir como entrada para sistemas financeiros e análise do andamento. Os usuários podem relatar como usam seu tempo em atividades do projeto e que não estejam relacionadas ao projeto inserindo horas nas tarefas do projeto, tarefas de resumo ou tarefas administrativos não relacionadas ao projeto.
• Rastrear o status da tarefa separadamente do período útil real    Ao rastrear o status da tarefa, os membros da equipe podem relatar empenho em suas atribuições de tarefa separadamente do período útil real.

                                   

A divulgação completa vocês encontram em: O que há de novo na Solução EPM que, apesar de relatar aspectos da versão 2007, vale ainda mais para a versão 2010.

O EPM, ou similar, é hoje uma ferramenta indispensável para o gerenciamento dos projetos. Eu uso e recomendo. E você, qual ferramenta utiliza!?

Patrícia Inêz, PMP

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Comunicação - O Poder e a Essência do Feedback

Boa noite Pessoal!

Hoje vou falar sobre Feedback. Já tive várias oportunidades de aprender sobre feedback, mas nenhum foi tão forte e marcante quanto à última. Esta oportunidade se deu no Curso de Formação de Instrutores (CFI) promovido pela ACIM - Associação Comercial e Industrial de Maringá e ministratado pela incrível Elizabete Willemann.

A razão da expressividade desta última orientação que tive sobre Feedback está no sentido, na essência de tal prática que até então desconhecia. Segue então resumo dos conceitos abordados no CFI acerca do feedback:

Segundo o texto, a dificuldade em nos expressarmos vem desde a infância, na censura dos adultos às crianças ao se comunicarem tão espontaneamente. Passa pela fase escolar em que somos desestimulados à interagir com professores, colegas e estranhos e chega nos dias de hoje em nosso ambiente de trabalho quando não questionamos e/ou alimentamos intrigas, fofocas e conflitos, dentre outros.

Feedback significa retroalimentação ou retroinformação e no relacionamento pessoal "é a informação que se dá a uma pessoa sobre como o comportamento dela está sendo percebido e como isto afeta a postura dos demais".

Para aquele que emite um feedback o grande desafio está em compreender e consequentemente praticar, que o feedback não consiste em julgar ou apontar os defeitos e erros de alguém. Ao contrário, consiste em levar o outro à reflexão. Fazer a pessoa pensar sobre o momento em foque e compreender por si mesma o que poderia ter feito de diferente com base nos sentimentos que você teve e agora compartilha com ela. Tenha em mente que o objetivo do feedback é contribuir para o autoentendimento / a autoanálise da pessoa para quem se fala e não de demonstrar nossa própria inteligência/habilidade ou mesmo como desabafo ou agressão ao colega.

Para quem recebe o feedback o grande desafio está em ouvir o que foi dito, processar e não reagir de imediato com desculpas, justificativas ou mesmo revidando o que foi dito com agressões e revolta. Ao receber um feedback, fique em silêncio, processe o que ouviu e se pertinente, modifique/adeque seu comportamento.

A base para o processo de dar e receber feedback é a confiança. Dificilmente o feedback, como deve ser em sua essência, terá seu alcance e efetividade se for dado por pessoas cujo relacionamento não seja norteado por confiança. Com isso entendemos que é preciso construir um ambiente propício entre você e seus colaboradores antes de "sair" emitindo e/ou solicitando feedbacks.

Abaixo alguns princípios que devemos sempre ter em mente ao emitir e receber um feedback para tornar torná-lo o mais eficaz possível:

• Aplicável: o feedback deve abordar comportamentos que o receptor possa modificar. Jamais devemos falar sobre alguma característica/limitação da outra pessoa.
• Neutro: como dito anteriormente, o emissor não deve fazer julgamentos, mas apenas relatar fatos.
• Específico: não deixe dúvidas acerca do fato sobre o qual o feedback é emitido, pois a falta de informações que permita ao receptor identificar com precisão e assim compreender o comportamento tornará o que foi dito inútil.
• Solicitado: a força do feedback é maior quando ele é solicitado, ou seja, já existe a abertura do ouvinte em lhe ouvir.
• Oportuno: também terá mais efetividade, se o feedback for emitido logo após o "fato gerador".
• Direto: para evitar fofocas, mal-dizeres entre as pessoas, clima ruim, etc... o feedback deve ser feito apenas para a pessoa interessada.
• Comprovado: como bom comunicador, tenha certeza que foi entendido e peça ao receptor que lhe diga o que entendeu da mensagem que você emitiu.

É isso pessoal! Espero que este post possa contribuir para o dia-a-dia de vocês como contribuiu para minha vida as palavras da Instrutora Elizabete.

Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

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Modelagem de Processos - Definições e Padrão

Olá!

Hoje vou falar um pouco sobre Modelagem de Processos e apresentar a notação - codificação padrão - mais utilizada no mercado para a Modelagem de Processos: o BPMN - Business Process Modeling Notation, ou, Modelo de Notação para Processos de Negócios.

Um modelo de processo nada mais é que a representação gráfica de parte da complexa realidade das organizações, que, como bem disse José Ernesto Lima Gonçalves - são (as empresas) grandes coleções de processos.  Exemplos:

Figura 1 - Pequeno Exemplo de Modelagem de um Processo em formato livre - notação não padronizada (clique para ampliar)

Figura 2 - Outro Exemplo de Modelagem de um Processo - notação não padronizada (clique para ampliar)

É importante salientar que modelagem e mapeamento, embora muitas vezes utilizados com a mesma finalidade são ações diferentes e complementares. De forma bastante resumida e objetiva, o mapeamento identifica os processos ora existentes, enquanto a modelagem desenha e descreve os processos identificados.


Entendido a diferença, voltamos à modelagem. A modelagem de processos é uma ferramenta poderosíssima na comunicação das organizações pois possibilita a todos melhor entender como a empresa funciona: quem interage com quem, os responsáveis por cada atividade, o fluxo de trabalho, o elo entre departamentos e pessoas, a importância de suas atividades na entrega do produto final, etc....

Cabe ainda ressaltar que a modelagem de negócios pode ser As-Is, que descreve os processos como eles são "atualmente" realizados, ou To-Be, que, apresenta melhorias e inovações nos processos existentes. Em linhas gerais, durante a modelagem As-Is problemas na execução dos processos são identificados, pontos fortes e fracos da empresa são conhecidos e tarefas e rotinas repetitivas ou inadequadas são apontadas. Esta modelagem passará então por análise de melhoria e otimização para a construção da modelagem To-Be.

E quanto a BPMN?! O BPMN é uma notação padrão para o desenho de fluxogramas em processos de negócios - a mais reconhecida no mercado nos dias de hoje. É um conjunto de regras e convenções que determinam como os fluxogramas devem ser desenhados. E como todo padrão, objetiva facilitar o entendimento de fluxogramas de processos empresariais entre as pessoas. Existem inúmeras maneiras de se desenhar um fluxograma e para que o entendimento seja mais rápido e fácil é importante que se siga um padrão de simbologias.

Figura 3 - Exemplo de Modelagem de um Processo no padrão BPMN (clique para ampliar)

Por hoje é isto... Tenho trabalhando bastante com mapeamento e modelagem de processos, e assim, estarei compartilhando com vocês outras informações e ferramentas sobre este assunto. Para quem quiser mais informações sobre BPMN, sugiro começar Instituto BPM.


Convido-os a comentarem sobre o post bem como compartilharem suas experiências sobre o assunto.

Patrícia Inêz, PMP

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Administração do Tempo - A Matriz do Tempo

Olá Pessoal!

No mês passado falei sobre uma técnica de administração do tempo chamada The Pomodoro Technique e hoje vou falar sobre uma outra técnica - A Matriz do Tempo - que pode ser utilizada em conjunto com a Técnica do Pomodoro. Para quem está iniciando sua gestão do tempo, sugiro que comece pela Matriz do Tempo, que aqui vou brevemente explicar, pois ela ajudará a priorizar as atividades a serem realizadas.

A administração do tempo vai além do simples controle das horas, é o gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos do tempo. É a arte de organizar, programar e estimar o próprio tempo com o propósito de se tornar mais eficaz e produtivo. Especialmente essencial para quem é dono de seu próprio negócio, tanto para o grande como para o pequeno empreendedor e, sobretudo, para o patrão de si mesmo.

Todos nós temos muitas coisas para fazer e nunca temos tempo suficiente. Deixamos muitas atividades inacabadas e atrasamos o início de outras tantas. Neste cenário, o final é quase sempre esse: o tempo passa e estas tarefas que procrastinamos se tornam críticas e nos vemos envoltos em crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros, apagando incêndios. Caímos numa roda viva: as crises tomam tempo, coisas importantes deixam de ser feitas, gerando atrasos e novas crises.

Como então mudar este ciclo vicioso e assumir o controle sobre nossos afazeres e melhor administrarmos o tempo?! Um dos caminhos está na priorização das tarefas. Li em certo lugar, não me recordo onde que, não precisamos trabalhar mais rápido, mas sim trabalhar com mais inteligência, focando esforço e dedicação (= tempo) nas atividades certas. O que me lembra o princípio de pareto: 80% de seu sucesso está em 20% de seus afazeres. Sendo assim, vamos então aprender a priorizar nossas atividades.

De acordo com a Matriz do Tempo, todos os nossos afazeres podem ser classificados em um de quatro quadrantes conforme figura abaixo:

Figura 1 - Matriz do Tempo (clique para ampliar)

É importante relembrarmos os conceitos de importante e urgente para melhor entendimento da técnica. Importante, ou prioritário, é aquilo que nos ajuda a atingir nossos objetivos de longo prazo ou que pode ter outras consequências significativas no longo prazo. São tarefas com relevantes para nosso futuro, sonhos, planos e estratégias. Urgente é aquela tarefa que não pode esperar para ser executada por 'n' motivos, por exemplo, aquele relatório que você teve um mês para preparar e não o fez, e agora terá que apresentá-lo amanhã.

Vamos então entender um pouquinho sobre cada um dos quadrantes da Matriz do Tempo:

1 - Tarefas Importantes e Urgentes: representam  o Quadrante do Stress. Crises, atividades próximas à data final, alto nível de cobrança e pressão, acidentes ou imprevistos com consequências sérias. Geralmente envolvem tensão e conflitos e precisam ser feitas rapidamente. A recomendação não poderia ser outra senão - resolva agora!

2 - Tarefas Importantes e não Urgentes: representam o Quadrante da Qualidade. Todo o tempo dedicado a estas tarefas significa prevenção de problemas, prospecção/desenvolvimento de oportunidades ou melhoria e para tal requer planejamento. Também estão neste quadrante atividades de aprendizagem/educação, relacionamento e até mesmo família. A recomendação é: reserve um tempo para as atividades deste quadrante antes que se tornem urgentes. Gastando mais tempo neste quadrante, aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor, com mais qualidade e produtividade. Ignorar este quadrante tem como resultado o aumento do stress e criação de novas crises. Falhar neste quadrante, significa transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress).

3 – Não Importantes e Urgente: representam o Quadrante da Ilusão. A agitação e os gritos de urgência criam a ilusão de importância, que até podem ser, mas para outras pessoas, mas não para você. Cuidado com Excesso de Companheirismo, Interrupções, Problemas Alheios, etc. A recomendação é, com delicadeza, dizer não. Caso contrário, delegue.

4 – Não Importantes e Não Urgente: representam o Quadrante do Desperdício.  Perdas de tempo com assuntos triviais, atividades improdutivas e sem valor. Por exemplo: excesso de distrações como: internet, e-mails e televisão reuniões e discussões inúteis. Ou mesmo atividade sociai em demasia, muito comum para no dia-a-dia dos mais jovens. A recomendação é eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.

O segredo do sucesso na adoção da técnica está na correta classificação de nossos afazeres: as coisas mais importantes em primeiro lugar - trabalhar com mais inteligência, aplicando mais tempo nas coisas certas. O essencial é sua atitude de considerar seu tempo um recurso valioso que deve ser usado com inteligência e criatividade. Tempo perdido é tempo irrecuperável, não podemos fazer o relógio voltar. Como bem disse o General Eisenhower: “O importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante”.


Sucesso a todos e até o próximo Blog!

Patrícia Inêz, PMP

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