domingo, 25 de julho de 2010

Administração do Tempo - A Matriz do Tempo

Olá Pessoal!

No mês passado falei sobre uma técnica de administração do tempo chamada The Pomodoro Technique e hoje vou falar sobre uma outra técnica - A Matriz do Tempo - que pode ser utilizada em conjunto com a Técnica do Pomodoro. Para quem está iniciando sua gestão do tempo, sugiro que comece pela Matriz do Tempo, que aqui vou brevemente explicar, pois ela ajudará a priorizar as atividades a serem realizadas.

A administração do tempo vai além do simples controle das horas, é o gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos do tempo. É a arte de organizar, programar e estimar o próprio tempo com o propósito de se tornar mais eficaz e produtivo. Especialmente essencial para quem é dono de seu próprio negócio, tanto para o grande como para o pequeno empreendedor e, sobretudo, para o patrão de si mesmo.

Todos nós temos muitas coisas para fazer e nunca temos tempo suficiente. Deixamos muitas atividades inacabadas e atrasamos o início de outras tantas. Neste cenário, o final é quase sempre esse: o tempo passa e estas tarefas que procrastinamos se tornam críticas e nos vemos envoltos em crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros, apagando incêndios. Caímos numa roda viva: as crises tomam tempo, coisas importantes deixam de ser feitas, gerando atrasos e novas crises.

Como então mudar este ciclo vicioso e assumir o controle sobre nossos afazeres e melhor administrarmos o tempo?! Um dos caminhos está na priorização das tarefas. Li em certo lugar, não me recordo onde que, não precisamos trabalhar mais rápido, mas sim trabalhar com mais inteligência, focando esforço e dedicação (= tempo) nas atividades certas. O que me lembra o princípio de pareto: 80% de seu sucesso está em 20% de seus afazeres. Sendo assim, vamos então aprender a priorizar nossas atividades.

De acordo com a Matriz do Tempo, todos os nossos afazeres podem ser classificados em um de quatro quadrantes conforme figura abaixo:

Figura 1 - Matriz do Tempo (clique para ampliar)

É importante relembrarmos os conceitos de importante e urgente para melhor entendimento da técnica. Importante, ou prioritário, é aquilo que nos ajuda a atingir nossos objetivos de longo prazo ou que pode ter outras consequências significativas no longo prazo. São tarefas com relevantes para nosso futuro, sonhos, planos e estratégias. Urgente é aquela tarefa que não pode esperar para ser executada por 'n' motivos, por exemplo, aquele relatório que você teve um mês para preparar e não o fez, e agora terá que apresentá-lo amanhã.

Vamos então entender um pouquinho sobre cada um dos quadrantes da Matriz do Tempo:

1 - Tarefas Importantes e Urgentes: representam  o Quadrante do Stress. Crises, atividades próximas à data final, alto nível de cobrança e pressão, acidentes ou imprevistos com consequências sérias. Geralmente envolvem tensão e conflitos e precisam ser feitas rapidamente. A recomendação não poderia ser outra senão - resolva agora!

2 - Tarefas Importantes e não Urgentes: representam o Quadrante da Qualidade. Todo o tempo dedicado a estas tarefas significa prevenção de problemas, prospecção/desenvolvimento de oportunidades ou melhoria e para tal requer planejamento. Também estão neste quadrante atividades de aprendizagem/educação, relacionamento e até mesmo família. A recomendação é: reserve um tempo para as atividades deste quadrante antes que se tornem urgentes. Gastando mais tempo neste quadrante, aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor, com mais qualidade e produtividade. Ignorar este quadrante tem como resultado o aumento do stress e criação de novas crises. Falhar neste quadrante, significa transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress).

3 – Não Importantes e Urgente: representam o Quadrante da Ilusão. A agitação e os gritos de urgência criam a ilusão de importância, que até podem ser, mas para outras pessoas, mas não para você. Cuidado com Excesso de Companheirismo, Interrupções, Problemas Alheios, etc. A recomendação é, com delicadeza, dizer não. Caso contrário, delegue.

4 – Não Importantes e Não Urgente:
representam o Quadrante do Desperdício.  Perdas de tempo com assuntos triviais, atividades improdutivas e sem valor. Por exemplo: excesso de distrações como: internet, e-mails e televisão reuniões e discussões inúteis. Ou mesmo atividade sociai em demasia, muito comum para no dia-a-dia dos mais jovens. A recomendação é eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.

O segredo do sucesso na adoção da técnica está na correta classificação de nossos afazeres: as coisas mais importantes em primeiro lugar - trabalhar com mais inteligência, aplicando mais tempo nas coisas certas. O essencial é sua atitude de considerar seu tempo um recurso valioso que deve ser usado com inteligência e criatividade. Tempo perdido é tempo irrecuperável, não podemos fazer o relógio voltar. Como bem disse o General Eisenhower: “O importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante”.


Sucesso a todos e até o próximo Blog!


Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574
patricia@patriciainez.com.br

terça-feira, 20 de julho de 2010

Trabalhando com Indicadores

Olá Pessoal, tudo bem?
Hoje vou falar de um recurso muito útil e fácil do MS Project - São os Indicadores, como ilustrados na figura abaixo:

Figura 1
- Ilustração do Uso de Indicadores (clique para ampliar)

O uso de indicadores gráficos é muito recomendado, pois possibilita uma visão/entendimento rápida e precisa sobre o projeto em análise, facilitando assim a avaliação e tomada de decisão.

O primeiro passo para a criação dos indicadores é definir o critério de análise.
  • Com qual variável iremos trabalhar: custo, tempo, valor planejado, IDP, IDC, etc. 
  • Quais as faixas de valores e sinalização desejada para cada faixa. 
Frequentemente esta definição vem da necessidade da coordenação/gerência do projeto, ou mesmo do corpo de diretores e/ou conselhos das empresas envolvidas. Pode também, ser um critério de comunicação criado pela equipe interna do projeto para análise e acompanhamento do progresso do mesmo.

O resultado desta primeira etapa, no exemplo adotado será:
  • Variável a ser analisada: custo da atividade
  • Faixa de Valores
    • Atividades cujo custo seja inferior a R$ 5.000,00 deverão ser indicadas com indicador verde
    • Atividades cujo custo seja inferior a R$ 10.000,00 deverão ser indicadas com indicador amarelo
    • Atividades cujo custo seja inferior a R$ 50.000,00 deverão ser indicadas com indicador vermelho
    • Atividades cujo custo seja superior a R$ 50.000,00 deverão ser indicadas com indicador preto

Definido o critério de análise, é hora de parametrizar o MS Project. Neste exemplo, estarei trabalhando com o MS Project 2010 em inglês.
  • Como a variável em análise é monetária, criaremos um campo personalizado do tipo custo. Para fazer isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer uma das colunas existentes na tabela de entrada e em seguida clicar em 'inserir coluna', e escolher um dos campos tipo custo - cost 1, por exemplo - conforme figura abaixo.
 Figura 2 - Inserir Coluna (clique para ampliar)
  • O próximo e último passo consiste na configuração do campo que acabamos de inserir, o que será feito em três etapas:
    • Clique novamente com o botão direito do mouse sobre o campo que acabamos de inserir e acesse suas propriedades conforme abaixo ilustrado:
Figura 3 - Personalizar Campo (clique para ampliar)
 
    •  Na tela de personalização altere:
      • O nome do campo - indicado pelo contorno laranja na figura anterior - que neste exemplo será alterado para ID 1 
        • Atribua uma fórmula de cálculo clicando sobre botão 'formula...' - indicado pelo contorno azul na figura 3- e configure como ilustrado na figura 4: Insert: Filed -> Cost -> Cost

      Figura 4 - Atribuindo o Valor de um Campo Padrão do Project ao Campo Personalizado (clique para ampliar)
        • De volta à figura 3, selecione a opção 'Use Formula' - indicada pelo contorno verde - para que as tarefas resumos também sejam calculadas pela fórmula.
        • E por último, clique em 'Graphical Indicators...' - indicado pelo contorno marron na figura 3 - para definir as faixas de valores e seus respectivos indicadores, como demonstra a figura 5.
     Figura 5 - Atribuindo indicadores à Tarefas (clique para ampliar)
        • Ainda sobre a atribuição de indicadores, é preciso refazer a definição anterior para as tarefas de resumo (Summary Rows) e tarefa resumo do projeto ( Project Summary)  - indicadas na figura 5 pelo contorno em vermelho.

    Pronto, nosso cronograma com indicadores está criado!

    Espero que façam bom uso desta funcionalidade.
    Aqueles que ficarem com dúvida ou precisar de algum outro apoio, por favor, fique a vontade para fazer seus comentários/questionários.

    Patrícia Inêz, PMP
    Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
    +55 (44) 9925-4574
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    quarta-feira, 7 de julho de 2010

    Onde foi Parar aquele Menu?! Menu-X-Ribbon



    Olá Pessoal, tudo bem?

    Hoje vou postar para vocês algo de grande valia para praticamente todos que trabalham com o pacote Office da Microsoft. Desde que a Microsoft começou a mudar a interface de seus produtos, substituindo as antigas barras de menu e ferramentas (figura 1), pelas Ribbons (figura 2), muitas vezes, e por muito tempo em cada vez (o que ainda mais furioso), nos perdemos e demoramos a beça para encontrar a funcionalidade que antes parecia tão fácil.... 


     Figura 1 - Ilustração da Antiga Interface - com Barra de Menu e de Ferramentas (clique para ampliar)


     Figura 2 - Ilustração da Nova Interface - Ribbons (clique para ampliar)


    Quem é que nunca se perguntou: "Onde foi parar aquele bendito menu?!" rs... Eu já, e várias vezes até descobrir que a Microsoft criou um Guia Interativo que demonstra a disposição/localização de cada um das funcionalidades da antiga interface (em barras de menu) na nova interface (as Ribbons).

    O Guia, disponível para um grande número de aplicativos da Microsoft (Word, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Project e Visio), pode ser acessado via web ou instalado na máquina local. As duas opções se dão através do acesso à site oficial da Microsoft abaixo ilustrado:

     Figura 3 - Reprodução de parte do Site onde estão os links para acesso aos Guias (clique para ampliar)



    O guia está disponível também em formato de planilha e pode ser acessado através do mesmo site conforme figura abaixo: 

     Figura 4 - Indicação de acesso aos Guias em Planilhas (clique para ampliar)



    É isso... espero que o guia seja tão util para vocês quanto foi para mim e que com isso vocês otimizem o tempo no uso de cada um dos aplicativos.



    Patrícia Inêz, PMP
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