Pessoal, uma ferramenta muito útil e importante para a comunicação do Projeto são os calendários por recurso, for fase, por período ou mesmo apenas o calendário geral do projeto por período, visto que facilita o entendimento de todos acerca da distribuição das atividades no tempo. Principalmente quando trabalhamos em organizações Matriciais ou Funcionais, nas quais dependemos da liberação dos recursos pelos gerentes funcionais.
Neste ambiente, faz parte das atribuições do Gerente de Projetos estar sempre comunicando (relembrando ;)) aos gerentes funcionais a necessidade dos recursos humanos de sua área e uma forma muito eficaz de se fazer esta comunicação é o modo de exibição Calendário do MS Project que aqui vou demonstrar, no caso, utilizando a versão 2007, por enquanto a versão mais disseminada do Project.
Bom, vamos lá:
1. Para acessar o modo de exibição do Project o caminho é menu 'Exibir -> Calendário', que por padrão, apresenta em mensalmente todas as atividades do Projeto, como ilustra a figura abaixo.
Figura 1 - Calendário Visão Padrão (clique na figura para ampliar)
2. As primeiras opções de filtro para o calendário podem ser observadas no canto superior esquerdo da figura 1 - são as opções de visualização das atividades: mensal, semanal ou 'personalizado' - podendo nesta última opção, o usuário informar o número de semanas que deseja visualizar ou ainda uma data de início e fim.
3. No entanto, as opções mais eficazes para a manipulação deste modo de exibição estão menu 'Projeto -> Filtro Para', como ilustrado na figura abaixo:
Figura 2 - Opções de Filtro para o Modo de Exibição Calendário (clique na figura para ampliar)
Através desta tela, ou de um atalho na própria barra de ferramentas (figura 3) podemos exibir o calendário da forma que for preciso: para um determinado recurso, para um grupo de recurso - todos os engenheiros, por exemplo, apenas para as tarefas críticas, para as tarefas não concluídas, etc...
Figura 3 - Atalho para Acesso aos Filtros (clique na figura para ampliar)
E não só com este intuito, esta ferramenta pode (e deve) ser também utilizada nas organizações Projetizadas ou sem concorrência de recursos (ai que sonho... rs...) ou mesmo nas matriciais e funcionais para que todos saibam o que está acontecendo, aconteceu ou irá acontecer em cada período do projeto. Por exemplo: para comunicar o que foi concluído na semana passada, ou o que ficou pendente no mês, etc. Enfim, tem uma infinidade de aplicação.
Enfim, esta é uma das ferramentas que mais utilizo para comunicar a necessidade de cada recurso distribuída pelo tempo do projeto em qualquer tipo de organização. E vocês, o que utilizam?
Enfim, esta é uma das ferramentas que mais utilizo para comunicar a necessidade de cada recurso distribuída pelo tempo do projeto em qualquer tipo de organização. E vocês, o que utilizam?
Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574
patricia@patriciainez.com.br
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