No mês passado falei sobre uma técnica de administração do tempo chamada The Pomodoro Technique e hoje vou falar sobre uma outra técnica - A Matriz do Tempo - que pode ser utilizada em conjunto com a Técnica do Pomodoro. Para quem está iniciando sua gestão do tempo, sugiro que comece pela Matriz do Tempo, que aqui vou brevemente explicar, pois ela ajudará a priorizar as atividades a serem realizadas.
A administração do tempo vai além do simples controle das horas, é o gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos do tempo. É a arte de organizar, programar e estimar o próprio tempo com o propósito de se tornar mais eficaz e produtivo. Especialmente essencial para quem é dono de seu próprio negócio, tanto para o grande como para o pequeno empreendedor e, sobretudo, para o patrão de si mesmo.
Todos nós temos muitas coisas para fazer e nunca temos tempo suficiente. Deixamos muitas atividades inacabadas e atrasamos o início de outras tantas. Neste cenário, o final é quase sempre esse: o tempo passa e estas tarefas que procrastinamos se tornam críticas e nos vemos envoltos em crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros, apagando incêndios. Caímos numa roda viva: as crises tomam tempo, coisas importantes deixam de ser feitas, gerando atrasos e novas crises.
Como então mudar este ciclo vicioso e assumir o controle sobre nossos afazeres e melhor administrarmos o tempo?! Um dos caminhos está na priorização das tarefas. Li em certo lugar, não me recordo onde que, não precisamos trabalhar mais rápido, mas sim trabalhar com mais inteligência, focando esforço e dedicação (= tempo) nas atividades certas. O que me lembra o princípio de pareto: 80% de seu sucesso está em 20% de seus afazeres. Sendo assim, vamos então aprender a priorizar nossas atividades.
De acordo com a Matriz do Tempo, todos os nossos afazeres podem ser classificados em um de quatro quadrantes conforme figura abaixo:
Figura 1 - Matriz do Tempo (clique para ampliar)
É importante relembrarmos os conceitos de importante e urgente para melhor entendimento da técnica. Importante, ou prioritário, é aquilo que nos ajuda a atingir nossos objetivos de longo prazo ou que pode ter outras consequências significativas no longo prazo. São tarefas com relevantes para nosso futuro, sonhos, planos e estratégias. Urgente é aquela tarefa que não pode esperar para ser executada por 'n' motivos, por exemplo, aquele relatório que você teve um mês para preparar e não o fez, e agora terá que apresentá-lo amanhã.
Vamos então entender um pouquinho sobre cada um dos quadrantes da Matriz do Tempo:
1 - Tarefas Importantes e Urgentes: representam o Quadrante do Stress. Crises, atividades próximas à data final, alto nível de cobrança e pressão, acidentes ou imprevistos com consequências sérias. Geralmente envolvem tensão e conflitos e precisam ser feitas rapidamente. A recomendação não poderia ser outra senão - resolva agora!
2 - Tarefas Importantes e não Urgentes: representam o Quadrante da Qualidade. Todo o tempo dedicado a estas tarefas significa prevenção de problemas, prospecção/desenvolvimento de oportunidades ou melhoria e para tal requer planejamento. Também estão neste quadrante atividades de aprendizagem/educação, relacionamento e até mesmo família. A recomendação é: reserve um tempo para as atividades deste quadrante antes que se tornem urgentes. Gastando mais tempo neste quadrante, aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor, com mais qualidade e produtividade. Ignorar este quadrante tem como resultado o aumento do stress e criação de novas crises. Falhar neste quadrante, significa transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress).
3 – Não Importantes e Urgente: representam o Quadrante da Ilusão. A agitação e os gritos de urgência criam a ilusão de importância, que até podem ser, mas para outras pessoas, mas não para você. Cuidado com Excesso de Companheirismo, Interrupções, Problemas Alheios, etc. A recomendação é, com delicadeza, dizer não. Caso contrário, delegue.
4 – Não Importantes e Não Urgente: representam o Quadrante do Desperdício. Perdas de tempo com assuntos triviais, atividades improdutivas e sem valor. Por exemplo: excesso de distrações como: internet, e-mails e televisão reuniões e discussões inúteis. Ou mesmo atividade sociai em demasia, muito comum para no dia-a-dia dos mais jovens. A recomendação é eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.
O segredo do sucesso na adoção da técnica está na correta classificação de nossos afazeres: as coisas mais importantes em primeiro lugar - trabalhar com mais inteligência, aplicando mais tempo nas coisas certas. O essencial é sua atitude de considerar seu tempo um recurso valioso que deve ser usado com inteligência e criatividade. Tempo perdido é tempo irrecuperável, não podemos fazer o relógio voltar. Como bem disse o General Eisenhower: “O importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante”.
Sucesso a todos e até o próximo Blog!
Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
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