Trabalhando com Indicadores

Olá Pessoal, tudo bem?

Hoje vou falar de um recurso muito útil e fácil do MS Project - São os Indicadores, como ilustrados na figura abaixo:

Figura 1 - Ilustração do Uso de Indicadores (clique para ampliar)

O uso de indicadores gráficos é muito recomendado, pois possibilita uma visão/entendimento rápida e precisa sobre o projeto em análise, facilitando assim a avaliação e tomada de decisão.

O primeiro passo para a criação dos indicadores é definir o critério de análise.

• Com qual variável iremos trabalhar: custo, tempo, valor planejado, IDP, IDC, etc. 
• Quais as faixas de valores e sinalização desejada para cada faixa. 

Frequentemente esta definição vem da necessidade da coordenação/gerência do projeto, ou mesmo do corpo de diretores e/ou conselhos das empresas envolvidas. Pode também, ser um critério de comunicação criado pela equipe interna do projeto para análise e acompanhamento do progresso do mesmo.

O resultado desta primeira etapa, no exemplo adotado será:

• Variável a ser analisada: custo da atividade
• Faixa de Valores
• Atividades cujo custo seja inferior a R$ 5.000,00 deverão ser indicadas com indicador verde
• Atividades cujo custo seja inferior a R$ 10.000,00 deverão ser indicadas com indicador amarelo
• Atividades cujo custo seja inferior a R$ 50.000,00 deverão ser indicadas com indicador vermelho
• Atividades cujo custo seja superior a R$ 50.000,00 deverão ser indicadas com indicador preto

Definido o critério de análise, é hora de parametrizar o MS Project. Neste exemplo, estarei trabalhando com o MS Project 2010 em inglês.

• Como a variável em análise é monetária, criaremos um campo personalizado do tipo custo. Para fazer isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer uma das colunas existentes na tabela de entrada e em seguida clicar em 'inserir coluna', e escolher um dos campos tipo custo - cost 1, por exemplo - conforme figura abaixo.

 Figura 2 - Inserir Coluna (clique para ampliar)

• O próximo e último passo consiste na configuração do campo que acabamos de inserir, o que será feito em três etapas:

• Clique novamente com o botão direito do mouse sobre o campo que acabamos de inserir e acesse suas propriedades conforme abaixo ilustrado:

Figura 3 - Personalizar Campo (clique para ampliar)

 

•  Na tela de personalização altere:

• O nome do campo - indicado pelo contorno laranja na figura anterior - que neste exemplo será alterado para ID 1 

• Atribua uma fórmula de cálculo clicando sobre botão 'formula...' - indicado pelo contorno azul na figura 3- e configure como ilustrado na figura 4: Insert: Filed -> Cost -> Cost

  Figura 4 - Atribuindo o Valor de um Campo Padrão do Project ao Campo Personalizado (clique para ampliar)

• De volta à figura 3, selecione a opção 'Use Formula' - indicada pelo contorno verde - para que as tarefas resumos também sejam calculadas pela fórmula.

• E por último, clique em 'Graphical Indicators...' - indicado pelo contorno marron na figura 3 - para definir as faixas de valores e seus respectivos indicadores, como demonstra a figura 5.

 Figura 5 - Atribuindo indicadores à Tarefas (clique para ampliar)

• Ainda sobre a atribuição de indicadores, é preciso refazer a definição anterior para as tarefas de resumo (Summary Rows) e tarefa resumo do projeto ( Project Summary)  - indicadas na figura 5 pelo contorno em vermelho.

Pronto, nosso cronograma com indicadores está criado!

Espero que façam bom uso desta funcionalidade.

Aqueles que ficarem com dúvida ou precisar de algum outro apoio, por favor, fique a vontade para fazer seus comentários/questionários.

Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

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