Project 2007 - Calendário - Uma Ferramenta de Comunicação

Pessoal, uma ferramenta muito útil e importante para a comunicação do Projeto são os calendários por recurso, for fase, por período ou mesmo apenas o calendário geral do projeto por período, visto que facilita o entendimento de todos acerca da distribuição das atividades no tempo. Principalmente quando trabalhamos em organizações Matriciais ou Funcionais, nas quais dependemos da liberação dos recursos pelos gerentes funcionais.

Neste ambiente, faz parte das atribuições do Gerente de Projetos estar sempre comunicando (relembrando ;)) aos gerentes funcionais a necessidade dos recursos humanos de sua área e uma forma muito eficaz de se fazer esta comunicação é o modo de exibição Calendário do MS Project que aqui vou demonstrar, no caso, utilizando a versão 2007, por enquanto a versão mais disseminada do Project.

Bom, vamos lá:

1. Para acessar o modo de exibição do Project o caminho é menu 'Exibir -> Calendário', que por padrão, apresenta em mensalmente todas as atividades do Projeto, como ilustra a figura abaixo.

Figura 1 - Calendário Visão Padrão (clique na figura para ampliar)

2. As primeiras opções de filtro para o calendário podem ser observadas no canto superior esquerdo da figura 1 - são as opções de visualização das atividades: mensal, semanal ou 'personalizado' - podendo nesta última opção, o usuário informar o número de semanas que deseja visualizar ou ainda uma data de início e fim.

3. No entanto, as opções mais eficazes para a manipulação deste modo de exibição estão menu 'Projeto -> Filtro Para', como ilustrado na figura abaixo:

Figura 2 - Opções de Filtro para o Modo de Exibição Calendário (clique na figura para ampliar)

Através desta tela, ou de um atalho na própria barra de ferramentas (figura 3) podemos exibir o calendário da forma que for preciso: para um determinado recurso, para um grupo de recurso - todos os engenheiros, por exemplo, apenas para as tarefas críticas, para as tarefas não concluídas, etc...

Figura 3 - Atalho para Acesso aos Filtros (clique na figura para ampliar)

E não só com este intuito, esta ferramenta pode (e deve) ser também utilizada nas organizações Projetizadas ou sem concorrência de recursos (ai que sonho... rs...) ou mesmo nas matriciais e funcionais para que todos saibam o que está acontecendo, aconteceu ou irá acontecer em cada período do projeto. Por exemplo: para comunicar o que foi concluído na semana passada, ou o que ficou pendente no mês, etc. Enfim, tem uma infinidade de aplicação.

Enfim, esta é uma das ferramentas que mais utilizo para comunicar a necessidade de cada recurso distribuída pelo tempo do projeto em qualquer tipo de organização. E vocês, o que utilizam?

Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

+55 (44) 9925-4574

patricia@patriciainez.com.br

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Administração do Tempo - The Pomodoro Technique

Olá Pessoal!

Hoje compartilho com vocês uma ótima técnica de Administração do tempo que estudei e pratiquei e abordei na aula de Gerenciamento e Administração do Tempo para os alunos de Medicina da Uningá: A Técnica do Pomodoro.

 

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Esta técnica foi desenvolvida por um estudante universitário, Francesco Cirillo, no final dos anos 80 quando, atordoado por seu baixo desempenho e entendimento acerca do conteúdo estudado propôs-se um desafio: concentrar-se verdadeira e absolutamente por 10 minutos.

A ideia de Francesco surgiu ao observar a forma como seus colegas, e ele próprio, estudavam, se organizavam e interagiam com as pessoas ao seus redores. Foi então que ele percebeu que a principal razão por seu baixo desempenho era devido ao alto índice de distrações e interrupções, o que dificultava a concentração e rendimento dos estudos.

E de fato, se pararmos para fazer a mesma observação que Francesco, muito provavelmente encontraremos a mesma razão para nosso baixo rendimento, aprendizado e produtividade: dificuldade de concentração. E neste intuito, tendo experimentado e aderido à ideia de Cirillo, posso dizer que ela A Técnica do Pomodoro de fato nos ajuda a obter melhores resultados. Vamos então à um resumo da técnica:

1. Organize (liste) todas as suas atividades = Faça um Inventário de Atividades (IA).
2. No início de cada dia de trabalho, selecione as atividades do IA e faça uma Lista de Atividades (LA) para o dia.
3. Prepare o timer (um relógio de pulso, cronometro do celular, aplicativo do PC, etc.) para marcar 25 minutos - período referenciando pela técnica como pomodoro (25 minutos = 1 pomodoro).
4. Durante o pomodoro dedique-se absolutamente (100% focado) à primeira atividade da LA.
5. Ao término deste primeiro pomodoro, descanse por 5 minutos.
6. Repita os itens 3, 4 e 5 por 3 vezes e ao término do quarto pomodoro, descanse 25 minutos ao invés de apenas 5 minutos.
7. Repita então os passos 3, 4, 5 e 6 até que a tarefa escolhida seja encerrada e reinicie toda a sequência indicada.

O maior ganho da técnica, ao meu ver, está na organização das "distrações". Isso mesmo, organização das distrações e interrupções que tanto surgem em nosso dia-a-dia. É comum termos interrupções e distrações externas (outros nos chamam) e internas (nossos pensamentos vão e voltam), e o uso da técnica nos dá maior domínio sobre estas interrupções uma vez sabemos que em breve, 25 minutos no máximo, teremos um temo para dar atenção ao que nos interrompe, com isso, podemos voltar nossa atenção à atividade que estávamos fazendo sem muitos prejuízos.

E o maior desafio está em de fato segui-la. Não é uma mudança simples, ao contrário, é uma mudança de habito e por isso razoavelmente difícil de conseguir. Não é de uma hora para outra, ou pelo simples fato de utilizar um timer e organizar as tarefas, que conseguiremos bons resultados. É preciso persistência e força de vontade. Assim, com certeza você também conseguirá melhores índices de produtividade.

Dicas:

1. É importante que a ferramenta utilizada como timer, possua funcionalidade de alarme para que durante o período de estudo/trabalho, você não tenha que se preocupar com o tempo. Para pessoas que trabalham próximas ao computador, sugiro softwares como o FocusBooster e o PromoTime que podem ser encontrados na página da Técnica em Free Pomodoro Software.
2. Tão importante quanto marcar o tempo de concentração é marcar, com alarme, o tempo de distração, para que este não se estenda mais do que o necessário, o que certamente ocorrerá se você se descuidar.
3. Organize as tarefas para que ela não consuma mais que 8 pomodoros e menos que 1 pomodoro.

Fonte: The Pomodoro Technique - http://www.pomodorotechnique.com/

Curiosidade: A Técnica recebeu este nome devido ao timer utilizado por Francesco para controlar seus períodos de trabalho/estudo versus descanso: um timer de cozinha, que na Itália, cidade de Francesco, é muito comum no formato de tomate, que em Italiano se escreve Pomodoro

É isso ai! Vale a pena conhecer e experimentar. 

Sucesso a Todos

Patrícia Inêz, PMP

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Ninguém é Insubstituível?

Olá!!!

Pessoal, esta semana recebi por e-mail que texto com uma belíssima reflexão e que cai muito bem com o objetivo deste blog: disseminar as melhores práticas em gerenciamento de projetos, contribuindo para melhores resultados.

Assim, replico abaixo, na íntegra, o texto recebido. Infelizmente não estava referenciado o autor. A ele, meus sinceros cumprimentos.

Na sala de reunião de uma multinacional o diretor nervoso fala com sua equipe de gestores.

Agita as mãos, mostra gráficos e, olhando nos olhos de cada um ameaça: "ninguém é insubstituível" .

A frase parece ecoar nas paredes da sala de reunião em meio ao silêncio.

Os gestores se entreolham, alguns abaixam a cabeça.

Ninguém ousa falar nada.

De repente um braço se levanta e o diretor se prepara para triturar o atrevido:

- Alguma pergunta?

- Tenho sim.

-E Beethoven ?

- Como? - o encara o diretor confuso.

- O senhor disse que ninguém é insubstituível e quem substituiu Beethoven?

Silêncio.....

O funcionário fala então:

- Ouvi essa estória esses dias contada por um profissional que conheço e achei muito pertinente falar sobre isso.

Afinal as empresas falam em descobrir talentos, reter talentos, mas, no fundo continuam achando que os profissionais são peças dentro da organização e que, quando sai um, é só encontrar outro para por no lugar.

Quem substituiu Beethoven? Tom Jobim? Ayrton Senna? Ghandi? Frank Sinatra? Garrincha? Santos Dumont? Monteiro Lobato? Elvis Presley? Os Beatles? Jorge Amado? Pelé? Paul Newman? Tiger Woods? Albert Einstein? Picasso? Zico? etc...

Todos esses talentos marcaram a história fazendo o que gostam e o que sabem fazer bem, ou seja, fizeram seu talento brilhar. E, portanto, são sim insubstituíveis.

Cada ser humano tem sua contribuição a dar e seu talento direcionado para alguma coisa.

Está na hora dos líderes das organizações reverem seus conceitos e começarem a pensar em como desenvolver o talento da sua equipe focando no brilho de seus pontos fortes e não utilizando energia em reparar seus 'erros/ deficiências' .

Ninguém lembra e nem quer saber se Beethoven era surdo , se Picasso era instável , Caymmi preguiçoso , Kennedy egocêntrico, Elvis paranóico ...

O que queremos é sentir o prazer produzido pelas sinfonias, obras de arte, discursos memoráveis e melodias inesquecíveis, resultado de seus talentos.

Cabe aos líderes de sua organização mudar o olhar sobre a equipe e voltar seus esforços em descobrir os pontos fortes de cada membro. Fazer brilhar o talento de cada um em prol do sucesso de seu projeto.

Se seu gerente/coordenador , ainda está focado em 'melhorar as fraquezas' de sua equipe corre o risco de ser aquele tipo de líder/ técnico, que barraria Garrincha por ter as pernas tortas, Albert Einstein por ter notas baixas na escola, Beethoven por ser surdo. E na gestão dele o mundo teria perdido todos esses talentos.

Seguindo este raciocínio, caso pudessem mudar o curso natural, os rios seriam retos não haveria montanha, nem lagoas nem cavernas, nem homens nem mulheres, nem sexo, nem chefes nem subordinados . . . apenas peças.

Nunca me esqueço de quando o Zacarias dos Trapalhões 'foi pra outras moradas'. Ao iniciar o programa seguinte, o Dedé entrou em cena e falou mais ou menos assim: "Estamos todos muito tristes com a 'partida' de nosso irmão Zacarias... e hoje, para substituí-lo, chamamos:... . Ninguém ... pois nosso Zaca é insubstituível"

Portanto nunca esqueça: Você é um talento único... com toda certeza ninguém te substituirá!

"Sou um só, mas ainda assim sou um. Não posso fazer tudo..., mas posso fazer alguma coisa. Por não poder fazer tudo, não me recusarei a fazer tudo oque estiver ao meu alcance e das ferramentas de trabalho "

"No mundo sempre existirão pessoas que vão te amar pelo que você é..., e outras..., que vão te odiar pelo mesmo motivo..., acostume-se a isso..., com muita paz de espírito. ..".

É bom para refletir e se valorizar, afinal, você é insubstituível!

Uma abençoada semana para você!

Que possamos refletir, aprender e praticarmos!

Sucesso a todos!

Patrícia Inêz, PMP

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Project 2010 e o PERT Chart EXPERT

Olá Pessoal!

Comecei a trabalhar com o Project 2010 esta semana e logo no primeiro projeto, me deparei com uma pequena dificuldade: "Onde foi parar o ícone do PERT Chart EXPERT"que na versão 2007 do MS Project aparecia na barra de ferramentas padrão, como ilustra a figura abaixo.

Figura 1 - Indicação do ícone do PERT Chart EXPERT no MS Project 2007 (clique para ampliar)

No Project 2010, o ícone do PERT Chart EXPERT não é criado em nenhum lugar, mesmo refazendo a configuração de integração direto do Chart EXPERT. Pra começar, o Project 2010 não tem mais as barras de ferramenta como seu antecessor, e sim, Ribbons, como o restante da família Office, como ilustra a próxima figura.

Figura 2 - Ilustração da Ribbon MS Project 2010 (clique para ampliar)

E nesta nova interface a integração com o Chart EXPERT é criada como uma Macro e não como ícone. Veja abaixo:

Figura 3 - Acesso ao Menu Macros (clique para ampliar)

Figura 4 - Lista de Macros Criadas (clique para ampliar)

Porém, na minha opnião, esta forma de acesso fica ruim, pois dificulta a operacionalização da funcionalidade. Então, após ter encontrado a funcionalidade eu criei atalhos para facilitar seu uso, conforme explico abaixo.

1. Atalho na Barra de Acesso Rápido: para criar este atalho, assim como as próximas 2 opções, o primeiro passo é acessar o menu de customizações/personalização da Ribbon/Barra de Acesso Rápido (figura 5) que é o mesmo para toda a família Office. Para acessá-lo é só clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer área branca de qualquer uma das Ribbon como ilustro a sequir.

Figura 5 - Menu de Customização da Ribbon/Barra de Acesso Rápido (clique para ampliar)

 Dentre as opções, escolha a primeira `Customize Quick Acess Toolbar` e faça como abaixo indicado.

Figura 6 - Opções de Criação do Atalho na Barra de Acesso Rápido (clique para ampliar)

Você ainda poderá personalizar o ícone e o nome do Atalho como demonstra a próxima figura.

Figura 7 - Personalizando o Atalho da Barra de Acesso Rápido (clique para ampliar)

O resultado final é este:

Figura 8 - Barra de Acesso Rápido + Chart EXPERT (clique para ampliar)

2. Atalho em uma Ribbon Existente: para criar este atalho, acesse novamente o menu de customizações/personalização da Ribbon/Barra de Acesso Rápido (figura 5) e desta vez, dentre as opções, escolha a terceira, `Customize the Ribbon...'. Para facilitar, acesse o menu a partir da Riboon na qual deseja criar o atalho. No exemplo abaixo, escolhi a Ribbon View.

Figura 9 - Opções de Criação do Atalho em uma Ribbon (clique para ampliar)

Nesta configuração é importante observar que precisamos primeiro criar um agrupamento (New Group) para então adicionarmos o novo ícone. Não é possível criar ícones nos grupos padrões do Project. 

Por fim, como ilustrado na figura 7, pode-se personalizar tanto o grupo quanto o ícone criado. O resultado final fica assim:

Figura 10 - Ribbon View + Chart EXPERT (clique para ampliar)

3. Atalho em uma Ribbon Personalidada: além de criar o atalho em uma Ribbon existente, é possível também criar uma nova Ribbon 100%  personalizada, como ilustra a figura 11.  

 Figura 11 - Opções de Criação do Atalho em uma nova Ribbon (clique para ampliar)

O caminho de acesso é  o mesmo explicado na opção anterior, apenas com algumas etapas a mais ilustrado na imagem acima. Nesta possibilidade, antes de adicionar a macro, é preciso cirar a nova Tab (botão 'New Tab'). 

E como nas duas primeiras alternativas de Atalho, é possível personalizar tanto o Grupo quanto o atalho propriamente dito (figura 7). O resultado fica assim:

Figura 12 - Ribbon "Própria" + Chart EXPERT (clique para ampliar)

4. Atalho para Teclado: Esta última opção pode ser a preferida de muitos devido à sua simplicidade e facilidade/rapidez de acesso, pois dispensa o uso do mouse. E é bem simples de configurar também: a partir da tela de visualização de macros (figura 4), clique em 'Options' e defina a tecla de atalho como mostra a imagem abaixo.

 Figura 13 - Opções de Criação do Atalho para Teclado (clique para ampliar)

O único cuidado é em escolher uma letra que ainda não esteja sendo utilizada pelo Project em outros atalhos, pois do contrário o novo atalho não funcionará.

Voltando à alternativa 2, é possível também pernalizar outras Ribbons além das principais. Para isso, na figura 9, basta selecionar todas as Tabs, como ilustra a imagem abaixo.

Figura 14 - Visuzliando Todas as Tabs (clique para ampliar)

Eu optei pela primeira forma de acesso, Atalho na Barra de Acesso Rápido, pois para mim foi a opção mais prática. Possivelmente existem várias outras formas de acesso, mas estas foram as que encontrei e testei. Se você encontrou outra forma, fica o convite para compartilhar conosco.

Ah... para remover os grupos/Tabs criados basta clicar sobre o grupo/Tab com o botão direito do mouse e no menu suspenso escolher 'Remove' como ilustra a última figura neste post.

Figura 15 - Remover Grupos/Tabs Customizados (clique para ampliar)

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Construindo Equipes/Empresas Vencedoras - Regras de Ouro

Olá!

Para o post desta semana, devido à sua grande importância e validade nos dias de hoje, escolhi trazer para vocês algumas Regras de Ouro que se adequadamente aplicadas certamente nos ajudarão a ter mais sucesso nossos projetos. Não só nos projetos/empreendimentos, mas também nas rotinas, processos e procedimentos do dia a dia. Estas regras podem ser adotadas como parte dos valores das empresas consolidando a gestão rumo ao sucesso.

As Regras de Ouro, ou "Regras da Garagem", termo este muito utilizado nos Estados Unidos devido às mega-empresas de sucesso que surgiram em pequenas e modetas garagens do Vale do Silício, como por exemplo, a HP, a Microsoft e o mostruoso Google; abaixo apresentadas foram compiladas em 1999 pela Carly Fiorina ex-Presidente e Diretora Executiva da HP e representam bem a filosofia de administrar e empreender da Hewlett-Packard.

1. Acredite que pode mudar o mundo.
2. Trabalhe rapidamente, mantenha as ferramentas destrancadas, trabalhe em qualquer horário.
3. Saiba quando trabalhar só e quando trabalhar em equipe.
4. Compartilhe as ferramentas e idéias.
5. Acredite nos seus colegas.
6. Nada de política nem burocracia: são ridículas numa Garagem.
7. O cliente define o que é um trabalho bem feito.
8. Idéias radicais não são idéias ruins.
9. Invente maneiras diferentes de trabalhar.
10. Faça uma contribuição todos os dias, se não acrescentar nada, não saia da Garagem.
11. Acredite que, juntos, podemos fazer qualquer coisa.
12. Invente!

O que me levou a escolher este tema para compartilhar com vocês é a perenidade das regras. Mesmo dadatas de 1999 são 100% aplicáveis nos dias de hoje e podem em muito contribuir para criarmos melhores ambiantes de trabalho. Nunca se falou tanto em trabalho colaborativo como nos dias em que vivemos e as regras listadas por Fiorina, retrata muito bem nossos principais desafios, como por exemplo: Agilidade, Criatividade, Comunicação e Confiança.

Sobre a lista, Fiorina disse: "Eu acredito que se você carregar essas regras consigo na sua jornada, se você criar um ambiente onde os corações e mentes estão completamente engajados, onde a estratégia é enobrecedora, onde grandes aspirações são alimentadas pelo desejo das pessoas de fazer algo que importa, então você conseguirá tocar aqueles que encontrar no caminho." Carly Fiorina, HP CEO, 2000.

É isso ai!

Referência: Retirado do livro - Gerenciamento Criativo - Planos e Ferramentas para transformar sua Empresa em um Estúdio de criação, de Bernd H. Schmitt e Laura Brown, disponível no Google Books. 

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