Vou falar hoje sobre um assunto que foi tema de várias palestras por mim realizadas no ano passado tanto proferidas pelo PMI-PR quanto a convite de algumas instituições: 'Por que Projetos Falham?'.
Está é uma pergunta difícil de ser respondida com exatidão, pois são vários os motivos para um projeto falhar, mas pela experiência que tenho e pelas pesquisas realizadas, considero 11 (onze) os principais motivos que levam os projetos a fracassarem:
1 - Falta de Critérios/Metodologia para Seleção de Projetos: Muitos projetos são iniciados sem estudo de viabilidade não tendo a empresa dados concretos para a decisão pela realização ou não do projeto. Perguntas como “será que compensa mesmo investir no 'projeto A' ou seria melhor apostar no 'projeto B'? Qual deles trará os resultados almejados pela organização?!” não são sequer aplicadas. Além de ser viável, o projeto deve estar alinhado às estratégias da empresa, pois do contrário, mesmo alcançado seus objetivos não trará valor para a empresa e seus investidores. Os projetos devem trazer benefícios para as empresas e para isso é preciso estar alinhado com a estratégia da alta direção.
2- Falha na identificação dos objetivos/necessidades: Se não houver clareza absoluta na identificação da razão de ser do projeto seu resultado já estará comprometido. O produto/serviço/resultado final do projeto depende dos objetivos definidos, por isso, projetos com objetivos mal definido, provavelmente, terão um resultado ruim. Esta identificação deve ser feita com o máximo de detalhes possível e será base também para a definição dos critérios de sucesso para o projeto.
3 - Falta de Planejamento: Muitos são os empresários que acreditam não ter tempo para planejar e com isso acabam gastando muito mais do que o necessário refazendo o que poderia ter sido feito de uma só vez com um planejamento. É preciso entender que planejar é investir para maximizar as chances de sucesso do projeto e para que seus objetivos sejam alcançados no menor tempo e custo e com a maior qualidade possível .
4 - Estimativas Incorretas: Infelizmente mesmo no atual cenário corporativo onde a tolerância a falhas é zero e o prejuízo pode significar a falência da empresa, ainda é comum encontrar pessoas brincando com a sorte ao estimar variáveis como tempo e custo unicamente na base do "achismo" ou "feelings". O que na grande maioria, devido à rigidez contratual e dificuldade de renegociações, leva muita empresa a ter sérios problemas.
5 - Falha na Identificação dos Envolvidos (Stakeholders): projetos são multidisciplinares e certamente terão muitos envolvidos, partes interessadas, com diferentes necessidades/expectativas, muitas conflitantes entre sim e que precisarão ser adequadamente resolvidas pelo gerente de projeto. Errar nesta identificação, muito provavelmente, significa que o projeto não atenderá todos os requisitos o que é um fator de risco e em geral, provoca muito retrabalho e transtornos. Esta atividade é tão importante que ganhou um processo exclusivo na nova versão do PMBOK (4. Versão): processo 10.1 - Identificar as Partes Interessadas.
6 - Falta de Envolvimento Adequado da Alta Direção: Não basta ao Patrocinador ou Patrocinadores do Projeto “dizer” que concordam, que deve ser feito e pagar pelo projeto. Para ter sucesso o projeto precisa que a direção da empresa tenha envolvimento constante e seja a maior defensora de seus objetivos, promovendo se preciso for, mudanças da equipe, processos organizacionais e cultura empresarial.
7 - Pessoas Inadequadas ao Projeto: pessoas qualificadas significam praticamente tudo nos projetos, e não só nos projetos, mas nas organizações como um todo. É por meio dos projetos que as idéias e ideais se tornam realidades, e é por meio das pessoas que os projetos são executados. Assim, sem boas pessoas dificilmente o projeto alcançará bons resultados. Isto implica em estabelecer bons processos de RH que contemplem: seleção, desenvolvimento, gerenciamento e desligamento.
8 - Má Comunicação: não é por acaso que 90% do tempo do gerente de projeto, de acordo com o PMBOK, deve ser dedicado à comunicação. Problemas na comunicação, sejam eles por falha na propagação das informações ou pela ausência de um plano de comunicação, são uma das maiores causas de fracasso nos projetos. Como dito no item anterior, os projetos são realizados por meio das pessoas e esta execução ocorre através da comunicação.
9 - Pouco ou Nenhum Controle: Uma vez bem planejadas, é preciso que as atividades do projeto sejam constantemente monitoradas e controladas. Os planos por si só não farão as coisas acontecerem, e eles não devem seguir as pessoas, mas sim, as pessoas devem segui-los, o que requer controles e monitoramento precisos e rápida tomada de decisão (ações corretivas/preventivas caso necessário).
10 - Metodologia Inadequada à Organização: Não existe uma metodologia única que deva ser aplicada integralmente a todas as organizações, é preciso sempre adaptar o conjunto de conhecimento e melhores práticas existentes à realidade de cada empresa. Metodologias inadequadas podem levar à empresa ao caminho oposto do pretendido pelo gerenciamento de projetos.
11 - Desafios Não Previstos/Subestimados: Os itens abaixo representam dificuldades muitas vezes subestimadas pela maioria das pessoas e estão presente em quase todos os projetos, exigindo muita habilidade para serem resolvidos não só do gerente de projeto como de toda a equipe.
- Resistência à: Mudanças, Novas Estruturas, Reeducação Profissional.
- Instabilidade/Receio do Novo, Insegurança quanto à manutenção do emprego e "estabilidade".
- Tensão, Pressão e Sobrecarga de Trabalho.
- Pessimismo, Desordem Natural (tendência ao caos) e claro, Murphy.
Na próxima semana falarei um pouco mais sobre este assunto apresentando formas de evitar cada uma das falhas elencadas.
Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574
patricia@patriciainez.com.br
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