Dando continuidade ao post anterior, 'Por que Projetos Falham?' esta semana citarei algumas ações para evitar cada uma das falhas apontada.
1 - Falta de Critérios/Metodologia para Seleção de Projetos: Para evitar este tipo este tipo de falha, devemos:
- Alinhamento vertical (estratégico): os projetos devem sempre, estar alinhados à estratégia da organização. Caso contrário, não deveriam ser selecionados, como ilustrado na figura abaixo.
Figura 1 - Alinhamento Estratégico (clique para ampliar)
- Opinião Especializada: na falta de informações suficientes para a análise, ou havendo dúvidas por qualquer que seja o motivo, consulte um especialista no assunto.
- Análise de Investimentos: da mais simples (figura 2) à mais sofisticada apresentam um visão de taxa de retorno, tempo de retorno, etc. Informações essenciais para a direção avaliar e decidir pelo investimento. É comum o projeto ser eliminado por não trazer o retorno esperado.
Figura 2 - Exemplo de Análise de Investimento (clique para ampliar)
2- Falha na identificação dos objetivos/necessidades - A principal forma de evitar de evitar esta falha é investir bastante no 'Levantamento/Análise de Requisitos', que pode ser feito através de
- Entrevistas
- Mapas Mentais
- Debates/Fóruns
- Formulários/Questionários/Planilhas
As figuras 3 a 5 abaixo ilustram exemplos de documentos que podem ser gerados como resultado deste mapeamento de requisitos.
Figura 3 - Exemplo de Registro de Requisitos (clique para ampliar)
Figura 4 - Exemplo de Registro de Requisitos (clique para ampliar)
Figura 5 - Exemplo de Registro de Requisitos (clique para ampliar)
3 - Falta de Planejamento: Aqui a dica é uma só: Planejar!
- Parar para Pensar
- Fazer desenhos, esboço, etc.
- Análises de Cenários – “E se”, principalmente nas estimativas e identificação de riscos
- Adoção e adequação de uma Metodologia ao negócio da empresa.
- Monitoramento constante da
No entanto, para muitas empresas e pessoas não é nada fácil para para Planejar, pois de uma forma geral, nós brasileiros adotamos muito mais a cultura do 'fazejamento' do que a cultura do 'planejamento'. E mudança cultural é um processo árduo, de médio a longo prazo e que requer bastante esforço/empenho, monitoramento e evolução constante.
4 - Estimativas Incorretas: Estimativas mais precisas e reais podem ser alcançadas com:
- Benchmarking
- Análise de Dados Históricos, Ativos Organizacionais e Lições Aprendidas
- Opinião Especializada
- Técnicas Estatísticas e Estimativa de 3 Pontos. Esta última pode ser realizada de forma bem simples e fácil, por exemplo, pelo MS PROJECT como ilustrado na figura 6.
Figura 6 - Uso MS Project para Estimativa de 3 Pontos
5 - Falha na Identificação dos Envolvidos: Para evitar esta falha, contamos agora, desde a 4. edição do PMBOK, com as melhores práticas universalmente aceitas, que corretamente aplicadas certamente trará melhores resultados ao projeto. Resumindo as ferramentas apresentadas no Guia, temos:
- Análise das Partes Interessadas
- Identificar todas as partes interessadas: um exemplo desde registro é ilustrado na figura abaixo.
Figura 7 - Exemplo de Registro de Stakeholders (clique para ampliar)
- Identificar o poder de influência e impacto no projeto e classificá-los, por exemplo, através da técnica ilustrada na figura 8.
Figura 8 - Modelo de Classificação dos Stakeholders conforme Interesse e Poder (clique para ampliar)
- Definir uma estratégia de abordagem para cada stakeholders, o que pode ser registrado em uma planilha simples como exemplificado pelo próprio guia na figura abaixo.
Figura 9 - Modelo para Registro da Estratégia de Abordagem para Cada Stakeholder (clique para ampliar)
- Opnião Especializada: Na dúvida, peça sempre apoio de quem entende do assunto.
Por hoje paramos por aqui. No próximo post encerro este assunto falando das outras falhas.
Bom trabalho e sucesso a todos
Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574
patricia@patriciainez.com.br
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