Comunicação - Técnicas de Apresentações Empresariais

"Quem não se comunica, se trumbica"! Esta é certamente uma das frases mais importante que todo gerente de projeto precisa sempre ter em mente. Alias, não só o gerente de projetos, mas todos da equipe, e mais ainda, todos de uma forma em geral.

No mundo sem fronteiras em que vivemos e trabalhamos não dá para ter sucesso e ser feliz sem uma boa comunicação, quer seja com os colegas, com os superiores ou subordinados e mesmo em casa, com familiares, amigos, etc.

Saber se comunicar é ser capaz de entender e se fazer entender, de perceber e ser percebido; ter a habilidade de convencer, persuadir, influenciar, estimular aqueles ao redor a fazer o melhor para todos os envolvidos. Habilidade extremamente valorizada e desejada pelas organizações. Certamente uma das características mais procuradas nos profissionais durante o processo de seleção.

Diante de tão inquestionável importância, quero hoje compartilhar com vocês algumas das Técnicas de Apresentações Empresariais que aprendi durante um curso que fiz na FGV nestes últimos dias com o Professor Ney Pereira, sem sombra de dúvidas um mestre na arte da comunicação.

O primeiro ponto importante é entender o conceito de apresentação empresarial "um monólogo persuasivo que antecede uma negociação" (prof. Ney Pereira). O  foco é todo em convencer, persuadir a platéia que o ouve de que o conteúdo que está sendo apresentado é um ótimo negócio, ou melhor, um excelente negócio. É conseguir deles (ouvintes) o interesse para conhecer melhor o produto/serviço/idéia proposto. Resumindo, é vender a idéia. E para isso existem técnicas, como por exemplo, a divisão da apresentação em Abertura, Sustentação e Fechamento.

Na Abertura faz-se o vocativo que é o cumprimento aos presentes, referenciando primeiro aqueles de maior grau hierárquico, em seguida criar-se uma identificação entre o apresentador e a platéia com o objetivo de proporcionar empatia e por último faz-se a proposição, que consiste na apresentação clara e direta dos benefícios daquilo que se apresenta aos ouvintes. Ou seja, a abertura visa gerar empatia e interesse. Utilizar-se de informações de mercado como rentabilidade, taxa de crescimento, etc. é uma ótima forma de se gerar interesse.

Durante a Sustentação será melhor explicado o como os benefícios da proposição serão alcançados. Neste momento o serviço/produto em foco é apresentado e explicado. O apresentador deve fazer uso de dados e fatos, argumentos lógicos e concretos para convencer a platéia, assim como utilizar também argumentos emocionais e metafóricos para persuadi-los.

Por último, tem-se o Fechamento, fase em que o apresentador deve pedir: apresentar o valor e formas de investimento. Ao pedir, o apresentador deve passar convicção absoluta de que os benefícios apresentados na abertura e detalhados na sustentação valem cada centavo solicitado. O valor do investimento deve ser comunicado o tempo todo para que no fechamento os números apresentados pareçam pequenos. O ideal é que no mínimo a apresentação se encerre com uma nova agenda para continuar a negociação.

É muito importante considerar que 'tempo' é artigo de luxo no mundo corporativo e assim, aqueles que o ouve, ficaram bem mais receptivos se você demonstrar que se importa com a agenda que lhe foi dedicada, por exemplo, agradecendo e dizendo que será breve. Mesmo porque, a capacidade máxima de concentração das pessoas em um mesmo assunto é de apenas, aproximadamente, 7 minutos. Ou seja, se extrapolar muito este tempo, não será entendido, se passará por chato e possivelmente não alcançará seus objetivos.

Para melhor entender o assunto sugiro como leitura o livro do Prof. Ney: Apresentações Empresariais Além da Oratória, facilmente encontrado nas melhores livrarias da internet.

Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

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