Fazendo uma pausa no post sobre Planejamento Estratégico, vou falar de algo que tem sido motivo de debates bem interessantes em meu dia a dia: "Como Priorizar as Atividades do Projeto". Com certeza esta é uma pergunta bastante interessante e que merece um tempo de nossa reflexão para melhorar os nossos resultados.
Como não vivemos em um mundo perfeito, nem mesmo com a aplicação de todo o conhecimento, ferramentas, técnicas e habilidades existentes, ;), não é raro que tenhamos que negociar (por vezes abrir mão) de parte das atividades do projeto em benefício de outras, ou em benefício do tempo. Quando chega este momento eis a dúvida: o que priorizar: ou no lado oposto, o que deixar de fazer, o que tirar do projeto!?
A resposta será menos dolorosa se organizarmos previamente nosso escopo: dos pacotes de trabalho/atividades de maior prioridade para as de menor prioridade de forma a executar primeiro, aquilo que for de maior prioridade. Eis então o desafio: como priorizar? Uma forma com a qual gosto de trabalhar é avaliar as atividades/pacotes de trabalho comparando Valor Agregado x Complexidade.
O modelo é bem simples, consiste basicamente em classificar as atividades/pacotes de trabalho do projeto em 4 quadrantes como ilustrado na figura baixo:
Figura 1 - Um Modelo de Priorização: Valor de Negócios x Complexidade
Observando a figura, vemos que cada item de escopo traz consigo um benefício que será gerado ao(s) cliente(s) do projeto (no modelo chamado de valor de negócios) cujo alcance possui uma complexidade de execução. A priorização do item de escopo será o resultado da análise destas duas variáveis, que pode ser feita de forma qualitativa (alta, média, baixa, etc.) como na figura 1, ou quantitativa, utilizando números para cada uma das variáveis o que possibilitará uma análise mais ampla e objetiva.
Classificado os itens, o que vocês acham que deve ser realizado primeiro? Ou seja, qual quadrante terá prioridade sob os demais? O que ficará por último?!
Continuarei no próximo Post ;)
Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
+55 (44) 9925-4574 (tim)
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