Deficiências - Mario Quintana

Olá Pessoal!

O Post desta semana é sobre Gestão de Pessoas - área de Recursos Humanos do PMI. E para falar sobre o assunto, abro espaço para um convidado de honra: Mario Quintana:

Figura 1 - Deficiências de Mario Quintana (clique para ampliar)

Conseguiram fazer ligação entre a obra de Mário Quintana e seu dia a dia nos projetos?! Será que por algum momento não estamos "cegos" para as necessidades e angustias de nossa equipe? Surdos em não ouvir e entender/perceber o que nossa equipe e também o cliente de fato tem a nos dizer!? Mudos quando faltamos com a transparência e comunicação efetiva!?

Na complexa e turbulenta rotina dos profissionais de Gerenciamento de Projetos, vez ou outra, creio que seja necessário fazer uso das “deficiências” apontadas por Mário, mas de forma positiva para o projeto e não de uma maneira repetitiva e automática, o que caracterizaria a prática como uma deficiência. Calar, por exemplo, em alguns momentos é estratégia. Da mesma forma, não ouvir, em certas circunstâncias, faz-se necessário para busca pelo bem “maior”.

O que quero dizer é que se bem utilizado, com muita sabedoria, os itens apontados por Mário Quintana podem fazer parte da condução do projeto, mas se forem comuns ou inadequadamente ocorrerem, muito provavelmente levarão o projeto ao fracasso e a equipe, a maior riqueza do projeto, ao fim.

O que acham?!
Boa Reflexão a todos!


Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574
patricia@patriciainez.com.br
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EPM - Comunique e Colabore com Eficiência

Boa noite pessoal.

Hoje, ao decidir escrever sobre a Solução EPM - Enterprise Project Management - da Microsoft, fiquei em dúvida entre elaborar um post ou compartilhar algum dos diversos posts já escritos sobre esta incrível ferramenta e ao final, optei por replicar aqui,  na íntegra, parte do texto do site da Microsoft quando do lançamento de uma das versões do EPM. Afinal, quem melhor do que a "mãe" para falar de seu "filho".

A solução EPM aprimora o compartilhamento de informações e a coordenação entre equipes de projeto para melhor participação, relatório de andamento e colaboração.

O Project fornece coordenação aprimorada entre equipes por meio de suas notificações automáticas, da integração com outros programas e pelo acesso ao portal da Web, que permite aos usuários exibir, atualizar e analisar facilmente as informações do projeto.

A integração do Office Project Server 2007 com o Windows SharePoint Services 3.0 permite que você armazene, vincule e compartilhe centralmente questões relacionadas ao projeto, riscos e documentos para o rastreamento colaborativo.

Os novos e aprimorados recursos incluem:

• Realce de dados específicos com sombreamento de células    O realce de células de plano de fundo permite que você aplique sombra em células, da mesma forma que você pode aplicar sombra em células no Excel, a fim de transmitir significado adicional.

   

• Rastrear documentos e informações relacionados ao projeto usando sites de espaço de trabalho do projeto    A integração do Project Server e do Windows SharePoint Services 3.0 permite que as equipes gerenciem e rastreiem, de modo centralizado, documentos e informações relacionados ao projeto.
• Relatório de tarefas a partir do Calendário do Outlook ou da pasta Tarefas    Os membros da equipe podem exibir e relatar o andamento de tarefas diretamente de sua pasta Tarefas do Outlook ou do Calendário do Outlook.
• Rastrear tarefas administrativas e não pertencentes ao projeto usando quadros de horários    Os quadros de horários fornecem a base dessa informação no Project, mas também se estendem além do básico para servir como entrada para sistemas financeiros e análise do andamento. Os usuários podem relatar como usam seu tempo em atividades do projeto e que não estejam relacionadas ao projeto inserindo horas nas tarefas do projeto, tarefas de resumo ou tarefas administrativos não relacionadas ao projeto.
• Rastrear o status da tarefa separadamente do período útil real    Ao rastrear o status da tarefa, os membros da equipe podem relatar empenho em suas atribuições de tarefa separadamente do período útil real.

                                   

A divulgação completa vocês encontram em: O que há de novo na Solução EPM que, apesar de relatar aspectos da versão 2007, vale ainda mais para a versão 2010.

O EPM, ou similar, é hoje uma ferramenta indispensável para o gerenciamento dos projetos. Eu uso e recomendo. E você, qual ferramenta utiliza!?

Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

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Comunicação - O Poder e a Essência do Feedback

Boa noite Pessoal!

Hoje vou falar sobre Feedback. Já tive várias oportunidades de aprender sobre feedback, mas nenhum foi tão forte e marcante quanto à última. Esta oportunidade se deu no Curso de Formação de Instrutores (CFI) promovido pela ACIM - Associação Comercial e Industrial de Maringá e ministratado pela incrível Elizabete Willemann.

A razão da expressividade desta última orientação que tive sobre Feedback está no sentido, na essência de tal prática que até então desconhecia. Segue então resumo dos conceitos abordados no CFI acerca do feedback:

Segundo o texto, a dificuldade em nos expressarmos vem desde a infância, na censura dos adultos às crianças ao se comunicarem tão espontaneamente. Passa pela fase escolar em que somos desestimulados à interagir com professores, colegas e estranhos e chega nos dias de hoje em nosso ambiente de trabalho quando não questionamos e/ou alimentamos intrigas, fofocas e conflitos, dentre outros.

Feedback significa retroalimentação ou retroinformação e no relacionamento pessoal "é a informação que se dá a uma pessoa sobre como o comportamento dela está sendo percebido e como isto afeta a postura dos demais".

Para aquele que emite um feedback o grande desafio está em compreender e consequentemente praticar, que o feedback não consiste em julgar ou apontar os defeitos e erros de alguém. Ao contrário, consiste em levar o outro à reflexão. Fazer a pessoa pensar sobre o momento em foque e compreender por si mesma o que poderia ter feito de diferente com base nos sentimentos que você teve e agora compartilha com ela. Tenha em mente que o objetivo do feedback é contribuir para o autoentendimento / a autoanálise da pessoa para quem se fala e não de demonstrar nossa própria inteligência/habilidade ou mesmo como desabafo ou agressão ao colega.

Para quem recebe o feedback o grande desafio está em ouvir o que foi dito, processar e não reagir de imediato com desculpas, justificativas ou mesmo revidando o que foi dito com agressões e revolta. Ao receber um feedback, fique em silêncio, processe o que ouviu e se pertinente, modifique/adeque seu comportamento.

A base para o processo de dar e receber feedback é a confiança. Dificilmente o feedback, como deve ser em sua essência, terá seu alcance e efetividade se for dado por pessoas cujo relacionamento não seja norteado por confiança. Com isso entendemos que é preciso construir um ambiente propício entre você e seus colaboradores antes de "sair" emitindo e/ou solicitando feedbacks.

Abaixo alguns princípios que devemos sempre ter em mente ao emitir e receber um feedback para tornar torná-lo o mais eficaz possível:

• Aplicável: o feedback deve abordar comportamentos que o receptor possa modificar. Jamais devemos falar sobre alguma característica/limitação da outra pessoa.
• Neutro: como dito anteriormente, o emissor não deve fazer julgamentos, mas apenas relatar fatos.
• Específico: não deixe dúvidas acerca do fato sobre o qual o feedback é emitido, pois a falta de informações que permita ao receptor identificar com precisão e assim compreender o comportamento tornará o que foi dito inútil.
• Solicitado: a força do feedback é maior quando ele é solicitado, ou seja, já existe a abertura do ouvinte em lhe ouvir.
• Oportuno: também terá mais efetividade, se o feedback for emitido logo após o "fato gerador".
• Direto: para evitar fofocas, mal-dizeres entre as pessoas, clima ruim, etc... o feedback deve ser feito apenas para a pessoa interessada.
• Comprovado: como bom comunicador, tenha certeza que foi entendido e peça ao receptor que lhe diga o que entendeu da mensagem que você emitiu.

É isso pessoal! Espero que este post possa contribuir para o dia-a-dia de vocês como contribuiu para minha vida as palavras da Instrutora Elizabete.

Patrícia Inêz, PMP

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Modelagem de Processos - Definições e Padrão

Olá!

Hoje vou falar um pouco sobre Modelagem de Processos e apresentar a notação - codificação padrão - mais utilizada no mercado para a Modelagem de Processos: o BPMN - Business Process Modeling Notation, ou, Modelo de Notação para Processos de Negócios.

Um modelo de processo nada mais é que a representação gráfica de parte da complexa realidade das organizações, que, como bem disse José Ernesto Lima Gonçalves - são (as empresas) grandes coleções de processos.  Exemplos:

Figura 1 - Pequeno Exemplo de Modelagem de um Processo em formato livre - notação não padronizada (clique para ampliar)

Figura 2 - Outro Exemplo de Modelagem de um Processo - notação não padronizada (clique para ampliar)

É importante salientar que modelagem e mapeamento, embora muitas vezes utilizados com a mesma finalidade são ações diferentes e complementares. De forma bastante resumida e objetiva, o mapeamento identifica os processos ora existentes, enquanto a modelagem desenha e descreve os processos identificados.


Entendido a diferença, voltamos à modelagem. A modelagem de processos é uma ferramenta poderosíssima na comunicação das organizações pois possibilita a todos melhor entender como a empresa funciona: quem interage com quem, os responsáveis por cada atividade, o fluxo de trabalho, o elo entre departamentos e pessoas, a importância de suas atividades na entrega do produto final, etc....

Cabe ainda ressaltar que a modelagem de negócios pode ser As-Is, que descreve os processos como eles são "atualmente" realizados, ou To-Be, que, apresenta melhorias e inovações nos processos existentes. Em linhas gerais, durante a modelagem As-Is problemas na execução dos processos são identificados, pontos fortes e fracos da empresa são conhecidos e tarefas e rotinas repetitivas ou inadequadas são apontadas. Esta modelagem passará então por análise de melhoria e otimização para a construção da modelagem To-Be.

E quanto a BPMN?! O BPMN é uma notação padrão para o desenho de fluxogramas em processos de negócios - a mais reconhecida no mercado nos dias de hoje. É um conjunto de regras e convenções que determinam como os fluxogramas devem ser desenhados. E como todo padrão, objetiva facilitar o entendimento de fluxogramas de processos empresariais entre as pessoas. Existem inúmeras maneiras de se desenhar um fluxograma e para que o entendimento seja mais rápido e fácil é importante que se siga um padrão de simbologias.

Figura 3 - Exemplo de Modelagem de um Processo no padrão BPMN (clique para ampliar)

Por hoje é isto... Tenho trabalhando bastante com mapeamento e modelagem de processos, e assim, estarei compartilhando com vocês outras informações e ferramentas sobre este assunto. Para quem quiser mais informações sobre BPMN, sugiro começar Instituto BPM.


Convido-os a comentarem sobre o post bem como compartilharem suas experiências sobre o assunto.

Patrícia Inêz, PMP

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