Gerenciamento de Projetos - Primeiros Passos

Toda empresa que optar pela utilização do gerenciamento de projetos deveria passar pelas seguintes etapas:

• Entenda o ambiente no qual o GP será utilizado. Identifique então o que fazer:

1. Contexto Empresarial: Qual é o contexto no qual se encontra? Como o GP é tratado neste contexto? O que se conhece de GP?!
2. Perfil da Organização: arriscado, conservador, cautelosos, etc. ....
3. Objetivos Estratégicos: o que a alta direção quer com o GP? Esta alinhado com o direcionamento estratégico da empresa!?
4. Resultados Esperados: Quais são os resultados esperados com a inciativa!? Quais os resultados operacionais, Benefícios gerenciais?! Sempre responda a esta questão de forma específica e mensurável.

          Entendendo o ambiente, será possível consultar bases de dados e estudos de casos gerados,

          por exemplo, pelo PMI e quem sabe encontrar modelos, sugestões, melhores práticas, etc.

• Adapte - Construa sua própria metodologia:

1. Quais as práticas de GP proporcionarão tais benefícios/valores!? Quais processos usar?! Em que seqüência?! Quais entradas e saídas!? E construa a sua metodologia. Neste momento é muito importante fazer adaptações. Implementações genéricas do ‘gerenciamento de projetos’ não funcionam. Diferentes empresas possuem diferentes valores, culturas, mercados, equipes, etc. E uma das mais importantes descobertas da pesquisa é que o ‘gerenciamento de projetos’ deve ser adaptado para a empresa. Esta moldagem é crucial para o sucesso da organização e um de seus desafios consiste em entender os valores da organização.
2. Estabeleça uma linha base um padrão para futuras comparações. Só assim, será possível saber se a empresa está indo bem na metodologia adotada ou se precisa passar por re-análise.
   

• Monitore: avalie e entenda os resultados obtidos confrontando-os com o padrão definido. Então tome ações corretivas/preventivas se necessário. Gerenciamento de Projetos é como um ciclo PDCA, melhoria contínua.
  

E para que a adoção do gerenciamento de projetos possa trazer ainda melhores resultados/ lucratividade à empresa, a organização deve sempre solicitar o apoio/orientação de um profissional certificado. Esta pessoa não será a garantia de sucesso neste projeto de implantação de uma metodologia de gerenciamento de projetos, mas certamente será um diferencial para que os objetivos da empresa sejam alcançados da melhor forma possível, no menor tempo e com o menor investimento cabível. Implantações sem o acompanhamento de um bom profissional podem fazer com que a empresa se torne burocrática, lenta e com um péssimo clima organizacional o que certamente afetará seu desempenho e lucratividade no mercado.

Em Maringá excelentes profissionais podem ser encontrados através do Branch NP (www.branchnp.com.br), associação de gerenciamento de Projetos do Norte do Paraná filiada ao PMI.

Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

+55 (44) 9925-4574

patricia@patriciainez.com.br

www.patriciainez.com.br

a

O Valor do Gerenciamento de Projetos

É com enorme alegria que dou início ao meu Blog falando sobre um tema que me levou ao palco do auditório Ney Marques da UEM no dia 28 de Julho de 2009, como uma das preletoras da noite de Oficialização da abertura do Branch NP (www.branchnp.com.br): ‘O valor do Gerenciamento de Projetos’, destaque da PMI Today de Maio do mesmo ano.

Decompondo o tema, é importante entendermos o conceito de valor, que é o grau de benefício obtido como resultado da utilização e das experiências vividas com um produto. É a percepção sobre o grau de atendimento de suas necessidades com o produto/serviço adquirido/utilizado. É o que se recebe pelo preço pago - todos os benefícios tangíveis e não tangíveis como qualidade, satisfação, prazer, status, etc. E é diferente de pessoa para pessoa, empresa para empresa. Exemplificando: algumas mulheres gastam milhares de dólares em uma bolsa, por exemplo, da Victor Hugo, o que para outras ou para a maioria dos homens, pode ser a aquisição mais extravagante do mundo.

Também é importante entendermos a importância do Gerenciamento de Projetos no atual contexto em que vivemos, sendo esta muito bem relatada pelas estatísticas abaixo citadas (http://www.pmi.org/Value/default.htm e http://www.abramti.org.br/modules/news/article.php?storyid=316):

• 20% do PIB mundial é gasto em projetos (~ US$ 12 trilhões ano);
• 28% não alcançam seus objetivos;
• 50% dos projetos de TI são cancelados;
• 70% dos projetos falham (tempo, custo e qualidade);
• 50% são executados acima do orçamento;
• 51% perdem controle do escopo.

Resumindo de forma direta e objetiva, a disciplina de gerenciamento de projetos encontra-se hoje em escala ascendente de importância e valorização porque projetos mal gerenciados significam milhões e milhões jogados fora, cliente e mais clientes insatisfeito e uma grande massa de empresas e profissionais falidos.

A boa notícia é que pesquisas recentes mostram que quanto mais maduras as empresas são no gerenciamento de seus projetos, melhores são seus resultados:

• 75% delas entregam seus projetos dentro do prazo, contra 43% das empresas imaturas.
• 73% delas terminam seus projetos dentro do orçamento, contra 48% das empresas imaturas.
• Apenas 36% delas apresentam problemas com descontrole de escopo.
• E 82% alcançam seus objetivos.

No Brasil, receio que estas divergências sejam ainda maiores. Minha experiência prática mostrou-me percentuais bem mais discrepantes.

E quais são então os valores do Gerenciamento de Projetos para as organizações que estão adotando e, de certa forma, se especializando nesta arte:

• Aprendizagem: o gerenciamento de projetos potencializa a aprendizagem organizacional proporcionado:

1. Autoconhecimento - conhecendo-se de forma realística a empresa poderá tomar melhores decisões sobre o que empreender.
2. Metodologia - a realização de suas atividades dentro de uma metodologia de gerenciamento de projetos permitirá à empresa a melhor avaliar seu próprio processo de gerenciamento de projetos e entrar em um ciclo contínuo de melhoria.
3. Lições Aprendidas - O registro de lições aprendidas mostra a todos o que funciona e o que não funciona. Isto faz com que a empresa se torne mais eficiente. Pois evita que erros sejam repedidos e que caminhos/procedimentos que funcionam sejam seguidos. A capacidade de aprender e se adaptar rapidamente às novas situações é o diferencial das grandes empresas.

• Integração:

1. Equipes Multidisciplinares - O Gerenciamento de projetos por sua natureza é multidisciplinar - não segue organogramas: possui equipe de diferentes habilidades e competências, trabalhando por um mesmo objetivo.
2. Alinhamento Estratégico - Os projetos devem estar alinhados com a estratégia da organização: o gerenciamento de projetos começa na escolha do projeto mais adequado às necessidades e estratégias da empresa. Estudos de caso demonstraram a influência do gerenciamento de projetos na escolha dos projetos que levaram a organização a atingir seus objetivos e que, tendo a organização escolhido o projeto a realizar, o gerenciamento de projetos proporcionou melhores resultados e aprendizagem, o que só é possível através da aplicação de processos de gerenciamento adequados à organização e pelo continuo aprendizado adquirido durante este processo.
3. Comunicação - todo este alinhamento e trabalho em equipe não acontece sem comunicação. E o gerenciamento de projetos contribui consideravelmente para a melhoria na comunicação quer seja dentro da organização, entre organizações, com os fornecedores, vendedores, contratantes e clientes, enfim, com aqueles comprometidos com a definição de estratégias e aqueles que as executam.

• Execução: “o elo entre idealizações e resultados” - by RAM Charam. É por em prática a estratégia da organização. É através da execução bem sucedida que a organização irá progredir e conseguir seus resultados. Sem execução, as estratégias empresariais são impotentes na criação/construção de valor organizacional, e neste contexto o gerenciamento de projetos proporcionará:

1. Realizar o que é certo da forma certa.
2. Executar com agilidade e qualidade (satisfação): um projeto só é considerado como bem sucedido se seus stakehoders estiverem satisfeitos com o resultado.
3. Resultado Almejado.

Concluindobem adaptados às suas realidades, são mais ágeis e eficientes às mudanças e possuem operacional mais alinhado às estratégias organizacionais.

Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

+55 (44) 9925-4574

patricia@patriciainez.com.br

www.patriciainez.com.br

a