Nestes últimos dias alguns acontecimentos chamaram minha atenção para o poder da comunicação para o poder da comunicação. É incrível ver como coisas maravilhosas podem acontecer quando nos comunicamos bem!! Benefícios estes que vão além dos projetos. Por isso escolhi como tema do blog de hoje falar sobre o Plano de Comunicação (PC) no intuito de compartilhar algumas boas práticas que funcionam bem para a mim e para a maioria dos projetos.
É importante salientar que o grau de elaboração do plano de comunicação varia de acordo com a complexidade dos projetos, podendo em alguns ser uma simples orientação e em outros plano bastante denso. E uma das variáveis que mais influenciarão na complexidade do PC é - sem dúvida - o tamanho da equipe do projeto e sua dispersão geográfica.
O objetivo do PC é definir uma abordagem para a comunicação de todos os envolvidos no projeto. Em linhas gerais, através do plano será definido o que comunicar, para quem comunicar, quando comunicar, em que formato comunicar e com que ênfase comunicar.
A primeira coisa a se fazer quando da elaboração do Plano do Projeto é identificar as pessoas que precisarão de informações a respeito do projeto. Entre estas pessoas, com certeza estarão todos os envolvidos direta ou indiretamente no projeto, como a equipe, o cliente, o patrocinador, fornecedores, comitês, alta e média gerência (por exemplo os líderes funcionais), equipes de suporte ao projeto, etc. Uma forma de ampliar esta "varredura" é perguntar, para todos já identificados, se alguém mais deveria ser informado sobre o projeto.
Identificado as pessoas que serão informadas - para quem comunicar - o segundo passo é definir a informação que cada um deverá receber e a forma desejada para leitura dos dados, o que poderá implicar em uma apresentação para alguns, um gráfico, uma planilha, um relatório ou mesmo um simples texto de e-mail para outros. Certamente haverá diferentes formatos e conteúdos e por isso é importantíssimo definir o que cada pessoa identificada precisa saber, o que ela saber e o que você quer que ela saiba, visto que muitas informações nem sempre serão questionadas, mas deverão ser informadas.
A terceira etapa do plano consiste na organização destas informações a serem comunicadas dentro da linha de tempo do projeto (quando comunicar). Neste momento define-se, por exemplo, em que momento do projeto cada informação será distribuída (por exemplo na fase de planejamento, em cada marco, etc.) e a freqüência da comunicação (se diariamente, mensalmente, etc.)
Por fim, define-se a forma de comunicação: uma apresentação, um relatório de status, um ofício, uma reunião rápida apenas para passagem verbal das informações, etc. Cada qual com suas vantagens e desvantagens que devem ser cuidadosamente avaliadas e alinhadas com o teor do que se está comunicando e com as pessoas para quem se deseja comunicar.
Um dos principais resultados de todo este trabalho é sem dúvida a Matriz de Comunicação. Documento que sintetiza e organiza todos os eventos de comunicação do projeto como ilustrado nas figuras abaixo:
Figura 1 - Matriz de Comunicação - Modelo 1 (clique para ampliar)
Figura 2 - Matriz de Comunicação - Modelo 2 (clique para ampliar)
O Plano de Comunicação por sua vez é um documento no qual será descrito em detalhes todo o processo e a gestão da comunicação dentro do projeto, como por exemplo, apresentado no modelo do Ricardo Vianna Vargas em seu livro Plano de Projeto - Manual Prático abaixo ilustrado.
Figura 3 - Plano de Comunicação (clique para ampliar)
É isso!! Simples, um pouco trabalho porém, de extrema importância para qualquer projeto.
Convido a todos a compartilharem sua opinião e modelos de documento. Em posts futuros falarei um pouco sobre os tipos de informação a se comunicar, incluindo, é claro, o famoso relatório de status do projeto.
Um forte abraço e muito sucesso a todos!
Patrícia Inêz, PMP, MCTS
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
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