Análise de Valor Agregado no MS Project

Olá!

Continuando o assunto sobre Análise de Valor Agregado, vou postar aqui os slides que demonstram as planilhas do MS Project com os campos relativos à AVA.

Figura/Slide 1 - Opções para Cálculo do Earned Value  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 2 - Opções para Cálculo do Earned Value - Foco na variável % Concluída  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 3 - Tabela 'Indicadores de Cronograma do Valor Acumulado'  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 4 - Tabela 'Indicadores de Custo de Valor Acumulado'  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 5 - Tabela ' Valor Acumulado'  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 6 - Variáveis não exibidas em Nenhuma das Tabelas Pré-definidas pelo Project  (clique na figura para ampliar)

Figura/Slide 7 - Relatório Valor Acumulado  (clique na figura para ampliar)

É isso Pessoal! A AVA no MS Project é bem simples! Uma vez tendo inserido todas as informações sobre o progresso no projeto como data de início e término real, duração/trabalho real e restante, % de conclusão e % de conclusão física, e parametrizado a variável base para cálculo do EV (figura 1), o MS Project faz todo os cálculos, nos cabendo então a tarefa da análise e decisão corretiva/preventiva para manter o Project na "linha", ou seja, conforme planejado.

Vale ressaltar que o cálculo do PV e de todos os índices é feito em cima da linha de base (figura 1). Assim, é condição básica para a AVA no Project que se salve a linha de base tão logo o plano do projeto seja aprovado. É nela que o Project encontrará as informações do Plano para comparação com os dados reais informados na fase de controle.


Abraços e boa Análise a todos!
 

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574 patricia@patriciainez.com.br
http://www.patriciainez.com.br/

Project 2007 - Calendário - Uma Ferramenta de Comunicação

Pessoal, uma ferramenta muito útil e importante para a comunicação do Projeto são os calendários por recurso, for fase, por período ou mesmo apenas o calendário geral do projeto por período, visto que facilita o entendimento de todos acerca da distribuição das atividades no tempo. Principalmente quando trabalhamos em organizações Matriciais ou Funcionais, nas quais dependemos da liberação dos recursos pelos gerentes funcionais.

Neste ambiente, faz parte das atribuições do Gerente de Projetos estar sempre comunicando (relembrando ;)) aos gerentes funcionais a necessidade dos recursos humanos de sua área e uma forma muito eficaz de se fazer esta comunicação é o modo de exibição Calendário do MS Project que aqui vou demonstrar, no caso, utilizando a versão 2007, por enquanto a versão mais disseminada do Project.

Bom, vamos lá:

1. Para acessar o modo de exibição do Project o caminho é menu 'Exibir -> Calendário', que por padrão, apresenta em mensalmente todas as atividades do Projeto, como ilustra a figura abaixo.

Figura 1 - Calendário Visão Padrão (clique na figura para ampliar)

2. As primeiras opções de filtro para o calendário podem ser observadas no canto superior esquerdo da figura 1 - são as opções de visualização das atividades: mensal, semanal ou 'personalizado' - podendo nesta última opção, o usuário informar o número de semanas que deseja visualizar ou ainda uma data de início e fim.

3. No entanto, as opções mais eficazes para a manipulação deste modo de exibição estão menu 'Projeto -> Filtro Para', como ilustrado na figura abaixo:

Figura 2 - Opções de Filtro para o Modo de Exibição Calendário (clique na figura para ampliar)

Através desta tela, ou de um atalho na própria barra de ferramentas (figura 3) podemos exibir o calendário da forma que for preciso: para um determinado recurso, para um grupo de recurso - todos os engenheiros, por exemplo, apenas para as tarefas críticas, para as tarefas não concluídas, etc...

Figura 3 - Atalho para Acesso aos Filtros (clique na figura para ampliar)

E não só com este intuito, esta ferramenta pode (e deve) ser também utilizada nas organizações Projetizadas ou sem concorrência de recursos (ai que sonho... rs...) ou mesmo nas matriciais e funcionais para que todos saibam o que está acontecendo, aconteceu ou irá acontecer em cada período do projeto. Por exemplo: para comunicar o que foi concluído na semana passada, ou o que ficou pendente no mês, etc. Enfim, tem uma infinidade de aplicação.

Enfim, esta é uma das ferramentas que mais utilizo para comunicar a necessidade de cada recurso distribuída pelo tempo do projeto em qualquer tipo de organização. E vocês, o que utilizam?

Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

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Project 2010 e o PERT Chart EXPERT

Olá Pessoal!

Comecei a trabalhar com o Project 2010 esta semana e logo no primeiro projeto, me deparei com uma pequena dificuldade: "Onde foi parar o ícone do PERT Chart EXPERT"que na versão 2007 do MS Project aparecia na barra de ferramentas padrão, como ilustra a figura abaixo.

Figura 1 - Indicação do ícone do PERT Chart EXPERT no MS Project 2007 (clique para ampliar)

No Project 2010, o ícone do PERT Chart EXPERT não é criado em nenhum lugar, mesmo refazendo a configuração de integração direto do Chart EXPERT. Pra começar, o Project 2010 não tem mais as barras de ferramenta como seu antecessor, e sim, Ribbons, como o restante da família Office, como ilustra a próxima figura.

Figura 2 - Ilustração da Ribbon MS Project 2010 (clique para ampliar)

E nesta nova interface a integração com o Chart EXPERT é criada como uma Macro e não como ícone. Veja abaixo:

Figura 3 - Acesso ao Menu Macros (clique para ampliar)

Figura 4 - Lista de Macros Criadas (clique para ampliar)

Porém, na minha opnião, esta forma de acesso fica ruim, pois dificulta a operacionalização da funcionalidade. Então, após ter encontrado a funcionalidade eu criei atalhos para facilitar seu uso, conforme explico abaixo.

1. Atalho na Barra de Acesso Rápido: para criar este atalho, assim como as próximas 2 opções, o primeiro passo é acessar o menu de customizações/personalização da Ribbon/Barra de Acesso Rápido (figura 5) que é o mesmo para toda a família Office. Para acessá-lo é só clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer área branca de qualquer uma das Ribbon como ilustro a sequir.

Figura 5 - Menu de Customização da Ribbon/Barra de Acesso Rápido (clique para ampliar)

 Dentre as opções, escolha a primeira `Customize Quick Acess Toolbar` e faça como abaixo indicado.

Figura 6 - Opções de Criação do Atalho na Barra de Acesso Rápido (clique para ampliar)

Você ainda poderá personalizar o ícone e o nome do Atalho como demonstra a próxima figura.

Figura 7 - Personalizando o Atalho da Barra de Acesso Rápido (clique para ampliar)

O resultado final é este:

Figura 8 - Barra de Acesso Rápido + Chart EXPERT (clique para ampliar)

2. Atalho em uma Ribbon Existente: para criar este atalho, acesse novamente o menu de customizações/personalização da Ribbon/Barra de Acesso Rápido (figura 5) e desta vez, dentre as opções, escolha a terceira, `Customize the Ribbon...'. Para facilitar, acesse o menu a partir da Riboon na qual deseja criar o atalho. No exemplo abaixo, escolhi a Ribbon View.

Figura 9 - Opções de Criação do Atalho em uma Ribbon (clique para ampliar)

Nesta configuração é importante observar que precisamos primeiro criar um agrupamento (New Group) para então adicionarmos o novo ícone. Não é possível criar ícones nos grupos padrões do Project. 

Por fim, como ilustrado na figura 7, pode-se personalizar tanto o grupo quanto o ícone criado. O resultado final fica assim:

Figura 10 - Ribbon View + Chart EXPERT (clique para ampliar)

3. Atalho em uma Ribbon Personalidada: além de criar o atalho em uma Ribbon existente, é possível também criar uma nova Ribbon 100%  personalizada, como ilustra a figura 11.  

 Figura 11 - Opções de Criação do Atalho em uma nova Ribbon (clique para ampliar)

O caminho de acesso é  o mesmo explicado na opção anterior, apenas com algumas etapas a mais ilustrado na imagem acima. Nesta possibilidade, antes de adicionar a macro, é preciso cirar a nova Tab (botão 'New Tab'). 

E como nas duas primeiras alternativas de Atalho, é possível personalizar tanto o Grupo quanto o atalho propriamente dito (figura 7). O resultado fica assim:

Figura 12 - Ribbon "Própria" + Chart EXPERT (clique para ampliar)

4. Atalho para Teclado: Esta última opção pode ser a preferida de muitos devido à sua simplicidade e facilidade/rapidez de acesso, pois dispensa o uso do mouse. E é bem simples de configurar também: a partir da tela de visualização de macros (figura 4), clique em 'Options' e defina a tecla de atalho como mostra a imagem abaixo.

 Figura 13 - Opções de Criação do Atalho para Teclado (clique para ampliar)

O único cuidado é em escolher uma letra que ainda não esteja sendo utilizada pelo Project em outros atalhos, pois do contrário o novo atalho não funcionará.

Voltando à alternativa 2, é possível também pernalizar outras Ribbons além das principais. Para isso, na figura 9, basta selecionar todas as Tabs, como ilustra a imagem abaixo.

Figura 14 - Visuzliando Todas as Tabs (clique para ampliar)

Eu optei pela primeira forma de acesso, Atalho na Barra de Acesso Rápido, pois para mim foi a opção mais prática. Possivelmente existem várias outras formas de acesso, mas estas foram as que encontrei e testei. Se você encontrou outra forma, fica o convite para compartilhar conosco.

Ah... para remover os grupos/Tabs criados basta clicar sobre o grupo/Tab com o botão direito do mouse e no menu suspenso escolher 'Remove' como ilustra a última figura neste post.

Figura 15 - Remover Grupos/Tabs Customizados (clique para ampliar)

Patrícia Inêz, PMP

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