MS Project 2010 - Como Comparar Projetos/Versões

Olá!

Hoje vou falar da funcionalidade do MS Project 2010 de comparar projetos. É um dos recursos que mais gosto devido à sua importância para o entendimento das mudanças que ocorreram dentro do mesmo projeto ou, entendimento das semelhanças e diferenças entre projetos distintos.

O recurso é muito simples e fácil de usar. Para explicá-lo vou utilizar dois cronogramas de exemplo:

Figura 1 - Cronograma do Projeto 1 (clique na imagem para ampliar)

Figura 2 - Cronograma do Projeto 2 (clique na imagem para ampliar)

A primeira observação a ser feita é que, para que o Project faça a comparação entre os dois cronogramas, os dois arquivos devem estar abertos. Abaixo imagens de acesso ao comando comparar projetos. Note que a versão que estou usando no momento está em inglês, mas seguindo as imagens você se localizará bem no português.

Figura 3 - Acesso ao comando Comparar Projetos  (clique na imagem para ampliar)

Figura 4 - Definição dos Projetos/Versões a serem Comparados  (clique na imagem para ampliar)

Note que na figura 4, eu estava com o Projeto 2 (Project 2) ativo e por ele eu acionei o recurso de Comparar Projeto. Assim, no campo 'Compare the currente project (Project2.mpp) to this previous version:' ou então indiquei o Projeto 1 (Project1.mpp).

Feito isso, ao clicar no ok, o MS Project 2010 iniciará o processo de comparação e exibirá um relatório (arquivo mpp) com o resultado da análise feita como ilustrado na figura 5.

Figura 5 - Relatório de Comparação (clique na imagem para ampliar)

No relatório de comparação, o MS Project exibe a ribbon da funcionalidade executada 'Compare Project', e uma barra lateral com a legenda 'Legend for Comparison Report'. Os ícones da legenda - como podemos ver na figura acima - aparecem na primeira coluna da tabela de entrada e nos informa exatamente o que há de diferente entre os dois cronogramas analisados (comparados). No caso do nosso exemplo - Project 2 x Project 1, as diferenças foram:

Figura 6 - Relatório de Comparação - Tabela de Entrada (clique na imagem para ampliar)

1. O nome do Projeto é diferente;
2. A tarefa 'tarefa 1' teve sua duração, e conseqüentemente datas de início e término, aumentada em 3 dias;
3. A tarefa 'tarefa 2' foi excluída do segundo projeto;
4. A tarefa 'tarefa 3' teve sua duração, e conseqüentemente datas de início e término, reduzida de 4 para 3 dias. E também teve um recurso a mais envolvido em sua execução;
5. Fora incluídos no projeto 2 (project 2) um marco 'marco' e a tarefa 'tarefa 2'.

Estas diferenças também podem ser facilmente observadas pelo Gráfico de Gantt comparativo entre os projetos, parecido com o gráfico de baselines.

Figura 7 - Relatório de Comparação - Tabela de Entrada (clique na imagem para ampliar)

É isso! Rápido, simples, fácil de usar e muito útil para possibilitar entendimento, monitoramento/acompanhamento das diferenças entre versões do projeto.


Patrícia Inêz, PMP, MCTS
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
+55 (44) 9925-4574 (tim)
patricia@patriciainez.com.br
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Estimativa de 3 Pontos / Análise PERT no Project 2010 - Nova Solução

Olá!

O post de hoje é dedicado a compartilhar com vocês uma solução novinha em folha, que acabou de sair do forno desenvolvida pelo encantador André Xavier, da BHS. A solução elaborada pelo André é muito melhor que a solução apontada por mim no Blog Estimativa de 3 Pontos / Análise PERT no Project 2010 (única existente até aquele momento) e muito parecida com a funcionalidade nativa da versão MS Project 2007.

Como podem conferir no Blog do André, a solução consiste de um plugin (add-in) que será instalado no MS Project 2010 (versão em Português ou Inglês) que criará em sua instalação uma nova Faixa de Opções (Ribbon) com 7 comandos como exibido na figura 1. Notem pela figura 2 que são os mesmos comandos existentes na versão 2007.

Figura 1 - Comandos da Faixa de Opções PERT desenvolvida pelo André para o Project 2010 (clique para ampliar)

Figura 2 - Comandos da Barra de Ferramentas 'Análise Pert' do MS Project 2007 (clique para ampliar)

Explicando brevemente os comandos:

1. a opção 'Optimistic' (Otimista), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa, duração, data de início e data de fim para o cenário otimista (figura 3).

Figura 3 - Tabela de entrada para o Cenário Otimista  (clique para ampliar)

2. a opção 'Expected' (Esperado), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa, duração, data de início e data de fim para o cenário esperado: mais provável (figura 4).  

Figura 4 - Tabela de entrada para o Cenário Experado  (clique para ampliar)

3. a opção 'Pessimistic' (Pessimista), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa, duração, data de início e data de fim para o cenário pessimista (figura 5).  

Figura 5 - Tabela de entrada para o Cenário Pessimista  (clique para ampliar)

4. já o comando 'Entry' (Formulário de Entrada), dará acesso à uma tabela de entrada de dados para registro da tarefa e das 3 durações, o que facilita em muito a digitação (figura 6). É sem dúvida a tabela mais utilizada neste processo. Esta tabela exibe também a coluna para a duração PERT (duração calculada).

Figura 6 - Tabela de entrada para todas as Durações  (clique para ampliar)

5. na opção 'Pert Values' (Peso Pert) teremos acesso a um pequeno formulário para alteração dos pesos de cada uma das durações (cenários), que tem como padrão, os valores 1, 4 e 1 como exibido na imagem abaixo:

Figura 7- Formulário para Edição dos Pesos  (clique para ampliar)

6. através do comando associado ao ícone 'Calculate' (Calcular), executa-se a rotina que fará o cálculo da duração PERT utilizando com base os valores registrados para cada uma das durações bem como os pesos definidos. Este valor será então armazenado no campo Duration (Duração) que é o campo padrão para representação da duração das atividades do MS Project. Antes da execução da rotina, um aviso será exibido pedindo confirmação do usuário (figura 8)

Figura 8- Solicitação de Confirmação de Execução do Cálculo (clique para ampliar)

7. por último, o comando 'Help' (Ajuda) exibe uma tela com a versão do Plug in e dados de contato com a BHS (figura 9)

Figura 9- Informações sobre o Plugin (clique para ampliar)

Para quem trabalha com a estimativa de 3 pontos, esta solução desenvolvida pelo André é a melhor alternativa que dispomos. A instalação é simples de proceder e nada mais temos que fazer, só usar ;). Novamente parabenizo o André pela contribuição e convido a todos a fazer uso. 

Uma única alteração que recomendo fazer é quando ao nome da Faixa de Opções, que por padrão vem como 'BHS Add-ins' (figura 10), que não é nada sugestiva para a função que exerce. Assim, eu recomendo alterar para 'Análise Pert', 'Estimativa de 3 Pontos' (figura 11), ou qualquer outra coisa que parece familiar para vocês.

Figura 10 - Nome Padrão da Faixa de Opções (clique para ampliar)

Figura 11 - Nome Sugerido para a Faixa de Opções (clique para ampliar)

Para fazer esta alteração, como o André bloqueou a opção 'Rename' (Renomear), é preciso criar uma nova Faixa e mover o grupo para esta nova faixa. Bem simples, qualquer dúvida cometem que eu ajudo.

É isso pessoal! 

Até o próximo post.

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574 patricia@patriciainez.com.br
http://www.patriciainez.com.br/

Estimativa de 3 Pontos / Análise PERT no Project 2010

Olá!

Hoje vou falar um pouco sobre as formas de se trabalhar com a variável 'duração' no MS Project 2010. O Project nos permite atribuir o valor da duração das atividades de nosso projeto de 3 formas:

1. Digitação direta do valor no campo 'duração' da tabela de tarefa - o que pode ser feito através de qualquer uma das tabelas de tarefa, do formulário de detalhes, ou mesmo da caixa de diálogo 'Informações sobre a Tarefa'. Basta acessar o campo 'duração' e digitar o valor desejado para a duração da atividade em edição.

2. Estimativa de 3 pontos ou Método PERT - método no qual a duração da atividade é calculada através da média ponderada de três possíveis durações: a duração otimista (para um cenário no qual tudo ocorrerá da melhor forma possível), a duração pessimista (para a hipótese de que o pior possível aconteça) e a duração mais provável que desenha o cenário com maior probabilidade de acontecer. A duração então é caculada como ilustrado na figura abaixo.

Figura 1 - Cálculo da duração PERT (clique na imagem para ampliar)

3. Cálculo automático através da fórmula D = T/U - método no qual o Project calculará/recalculará a duração da atividade com base nos valores de trabalho e unidade de alocação de cada um dos recursos atribuídos à tarefa.

A segunda forma de definição da duração - Estimativa de 3 Pontos - é então o foco deste post, isto porque a partir da versão 2010 do MS Project a Microsoft - não imagino o motivo - descontinuou a funcionalidade até então presente na ferramenta. Por sorte algumas pessoas já trabalharam no assunto e criaram uma forma de não ficarmos totalmente desprovidos desta formidável rotina.

A solução alternativa, adicionada à ferramenta via Macro, vocês encontram em detalhes no seguinte blog: http://blogs.technet.com/b/projectified/archive/2009/11/24/3296207.aspx A única dica é: os pesos para a média ponderada devem ser definidos da primeira atividade de execução do cronograma, caso contrário a macro não será executada com sucesso.

O 'x' da questão é que ainda não desenvolveram um alternativa que gere os Gantts Pessimista, Mais Provável e Otimista... mas já é uma excelente iniciativa. Parabéns aos autores da rotina.

Caso tenham dificuldade em implementar a rotina, fico a disposição para ajudar!


Abraços

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574 patricia@patriciainez.com.br
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Trabalhando com Indicadores

Olá Pessoal, tudo bem?

Hoje vou falar de um recurso muito útil e fácil do MS Project - São os Indicadores, como ilustrados na figura abaixo:

Figura 1 - Ilustração do Uso de Indicadores (clique para ampliar)

O uso de indicadores gráficos é muito recomendado, pois possibilita uma visão/entendimento rápida e precisa sobre o projeto em análise, facilitando assim a avaliação e tomada de decisão.

O primeiro passo para a criação dos indicadores é definir o critério de análise.

• Com qual variável iremos trabalhar: custo, tempo, valor planejado, IDP, IDC, etc. 
• Quais as faixas de valores e sinalização desejada para cada faixa. 

Frequentemente esta definição vem da necessidade da coordenação/gerência do projeto, ou mesmo do corpo de diretores e/ou conselhos das empresas envolvidas. Pode também, ser um critério de comunicação criado pela equipe interna do projeto para análise e acompanhamento do progresso do mesmo.

O resultado desta primeira etapa, no exemplo adotado será:

• Variável a ser analisada: custo da atividade
• Faixa de Valores
• Atividades cujo custo seja inferior a R$ 5.000,00 deverão ser indicadas com indicador verde
• Atividades cujo custo seja inferior a R$ 10.000,00 deverão ser indicadas com indicador amarelo
• Atividades cujo custo seja inferior a R$ 50.000,00 deverão ser indicadas com indicador vermelho
• Atividades cujo custo seja superior a R$ 50.000,00 deverão ser indicadas com indicador preto

Definido o critério de análise, é hora de parametrizar o MS Project. Neste exemplo, estarei trabalhando com o MS Project 2010 em inglês.

• Como a variável em análise é monetária, criaremos um campo personalizado do tipo custo. Para fazer isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer uma das colunas existentes na tabela de entrada e em seguida clicar em 'inserir coluna', e escolher um dos campos tipo custo - cost 1, por exemplo - conforme figura abaixo.

 Figura 2 - Inserir Coluna (clique para ampliar)

• O próximo e último passo consiste na configuração do campo que acabamos de inserir, o que será feito em três etapas:

• Clique novamente com o botão direito do mouse sobre o campo que acabamos de inserir e acesse suas propriedades conforme abaixo ilustrado:

Figura 3 - Personalizar Campo (clique para ampliar)

 

•  Na tela de personalização altere:

• O nome do campo - indicado pelo contorno laranja na figura anterior - que neste exemplo será alterado para ID 1 

• Atribua uma fórmula de cálculo clicando sobre botão 'formula...' - indicado pelo contorno azul na figura 3- e configure como ilustrado na figura 4: Insert: Filed -> Cost -> Cost

  Figura 4 - Atribuindo o Valor de um Campo Padrão do Project ao Campo Personalizado (clique para ampliar)

• De volta à figura 3, selecione a opção 'Use Formula' - indicada pelo contorno verde - para que as tarefas resumos também sejam calculadas pela fórmula.

• E por último, clique em 'Graphical Indicators...' - indicado pelo contorno marron na figura 3 - para definir as faixas de valores e seus respectivos indicadores, como demonstra a figura 5.

 Figura 5 - Atribuindo indicadores à Tarefas (clique para ampliar)

• Ainda sobre a atribuição de indicadores, é preciso refazer a definição anterior para as tarefas de resumo (Summary Rows) e tarefa resumo do projeto ( Project Summary)  - indicadas na figura 5 pelo contorno em vermelho.

Pronto, nosso cronograma com indicadores está criado!

Espero que façam bom uso desta funcionalidade.

Aqueles que ficarem com dúvida ou precisar de algum outro apoio, por favor, fique a vontade para fazer seus comentários/questionários.

Patrícia Inêz, PMP

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