Dicas Básicas para uma melhor Negociação

Olá!!

Hoje o post não será meu. Dada a importância do tema e como forma de reconhecimento de um post bem escrito, objetivo e funcional, vou fazer referência ao texto de Washington Souza, que de forma simples traz conceitos essenciais ao nosso dia-a-dia. Sim, ao nosso dia-a-dia, pois há algum momento em que estamos "livre"das negociações?! Quer em casa ou no trabalho, com clientes, colegas, líderes, filhos, esposas, pais, amigos, vizinhos, etc. estamos sempre negociando!

E aprimorar nossas habilidades neste quesito é sem dúvida muito muito importante para o sucesso de nossos projetos e processos ;).

Segue texto retirado do Blog do CMMI - 7 Dicas para Negociações Melhores:

1. Ouça antes de falar

Sempre haverá tempo para você abrir sua boca depois, mas use sua paciência para primeiro descobrir o que a outra parte está pensando. Assim você terá maiores chances de sustentar seus argumentos para que seja bom para os dois lados. Quando entrar em uma negociação, não presuma nada nem venha com uma opinião formada, traga apenas uma mente aberta e várias perguntas. 

2. Abrace seu medo

Bob Woolf, o famoso advogado do ramo do entretenimento e de esportes e autor de “It Doesn’t Hurt to Ask” (“Perguntar não dói”) foi rápido em dizer que 95% das pessoas com quem você negociará na vida estarão tão nervosas quanto você, e tão apavoradas como você. Por essa razão, ele acredita que gentileza é uma vantagem competitiva crucial quando se trata de negociação. Considera a teoria “bons moços terminam primeiro” na mesa da negociação difícil de acreditar? Bom, foi assim que ele negociou contratos de grandes atletas da década de 70 e 80. Com profissionalismo, ética e tom de voz ameno. 

3. Evite contar histórias

Em negociação, “a coisa mais importante é que você seja completamente verdadeiro sobre a sua situação”, diz o empreendedor de longa data Norm Brodsky. Isso é especialmente verdade quando se trata de negociar empréstimos e outros acordos financeiros. Você não vai querer ganhar uma negociação pagando o preço da sua credibilidade. Quanto mais franco você for com a outra parte, maiores as chances de chegar a um resultado satisfatório.

4. Estude 

Lembre-se, quanto mais conhecimento você tiver sobre o assunto antes de sentar pra negociar, melhor você se sairá. Há muitas razões para você se preparar e obter vantagem de uma boa pesquisa, mas uma pouco conhecida vem da psicologia. Conhecida como “princípio da consistência” [do inglês “Consistency principle”, desconheço o termo técnico usado no Brasil], refere-se a necessidade intríseca do ser humano de querer parecer racional. Isso significa que a outra parte provavelmente irá reagir com base em certos padrões, e aceitar sua autoridade se você demonstrar que sabe o que está falando. Com grande conhecimento, você conseguirá definir os parâmetros da discussão a seu favor.  

5. Abandone a metáfora do cachorro.

Negociação: tem dois pit bulls trancados numa sala e um tem que ceder. Esse pensamento não apenas está ultrapassado, mas levará você a lugar nenhum. Isso porque, honestamente, mostrar os dentes e latir mais alto que o outro não tem o poder que parece ter quando se trata de barganhar. Quando um acordo fica tenso, ninguém dá o braço a torcer. Roger Fisher e William Ury, experts em negociação, sugerem que em vez de enxergar a outra parte como adversário, foque-se nos méritos da causa e busque caminhos de alcançar reciprocidade. A ideia é “atacar” o problema em comum, em vez do outro negociador. 

6. Quando tudo está perdido, ganhe alguma outra coisa 

Se a negociação não está indo pra nenhum lugar, e está tomando muito do seu tempo e da sua energia, você deve abandoná-la. Mas antes de fazer isso, a empresária Janine Popick recomenda que você pare e pense: Que outra coisa eu ou minha empresa podemos tirar dessa situação? Ou talvez você possa usar o mal cenário como uma oportunidade para treinar alguém da sua empresa a lidar com clientes difíceis. 

7. Lembre-se: você é mestre nisso

Não importa o quanto você acha que entende de negociação, você provavelmente estará subestimando sua experiência. Isso é o que o livro “Como Chegar ao Sim” afirma. “Todo mundo negocia algo a cada dia”, diz o autor. E no livro “Bargaining for Advantage”, o autor G. Richard Shell concorda: “todos nós negociamos várias vezes por dia”. Sim, seus colegas de trabalho, seus filhos, sua esposa e até passageiros de ônibus ajudam você a afiar essa habilidade faça chuva, faça sol.

É isso ai!!! Parabéns ao Washington pelo texto!

Um forte abraço e boas negociações!

Patrícia Inêz, PMP, MCTS
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
+55 (44) 9925-4574 (tim)
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Trabalhando com Indicadores

Olá Pessoal, tudo bem?

Hoje vou falar de um recurso muito útil e fácil do MS Project - São os Indicadores, como ilustrados na figura abaixo:

Figura 1 - Ilustração do Uso de Indicadores (clique para ampliar)

O uso de indicadores gráficos é muito recomendado, pois possibilita uma visão/entendimento rápida e precisa sobre o projeto em análise, facilitando assim a avaliação e tomada de decisão.

O primeiro passo para a criação dos indicadores é definir o critério de análise.

• Com qual variável iremos trabalhar: custo, tempo, valor planejado, IDP, IDC, etc. 
• Quais as faixas de valores e sinalização desejada para cada faixa. 

Frequentemente esta definição vem da necessidade da coordenação/gerência do projeto, ou mesmo do corpo de diretores e/ou conselhos das empresas envolvidas. Pode também, ser um critério de comunicação criado pela equipe interna do projeto para análise e acompanhamento do progresso do mesmo.

O resultado desta primeira etapa, no exemplo adotado será:

• Variável a ser analisada: custo da atividade
• Faixa de Valores
• Atividades cujo custo seja inferior a R$ 5.000,00 deverão ser indicadas com indicador verde
• Atividades cujo custo seja inferior a R$ 10.000,00 deverão ser indicadas com indicador amarelo
• Atividades cujo custo seja inferior a R$ 50.000,00 deverão ser indicadas com indicador vermelho
• Atividades cujo custo seja superior a R$ 50.000,00 deverão ser indicadas com indicador preto

Definido o critério de análise, é hora de parametrizar o MS Project. Neste exemplo, estarei trabalhando com o MS Project 2010 em inglês.

• Como a variável em análise é monetária, criaremos um campo personalizado do tipo custo. Para fazer isso, basta clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer uma das colunas existentes na tabela de entrada e em seguida clicar em 'inserir coluna', e escolher um dos campos tipo custo - cost 1, por exemplo - conforme figura abaixo.

 Figura 2 - Inserir Coluna (clique para ampliar)

• O próximo e último passo consiste na configuração do campo que acabamos de inserir, o que será feito em três etapas:

• Clique novamente com o botão direito do mouse sobre o campo que acabamos de inserir e acesse suas propriedades conforme abaixo ilustrado:

Figura 3 - Personalizar Campo (clique para ampliar)

 

•  Na tela de personalização altere:

• O nome do campo - indicado pelo contorno laranja na figura anterior - que neste exemplo será alterado para ID 1 

• Atribua uma fórmula de cálculo clicando sobre botão 'formula...' - indicado pelo contorno azul na figura 3- e configure como ilustrado na figura 4: Insert: Filed -> Cost -> Cost

  Figura 4 - Atribuindo o Valor de um Campo Padrão do Project ao Campo Personalizado (clique para ampliar)

• De volta à figura 3, selecione a opção 'Use Formula' - indicada pelo contorno verde - para que as tarefas resumos também sejam calculadas pela fórmula.

• E por último, clique em 'Graphical Indicators...' - indicado pelo contorno marron na figura 3 - para definir as faixas de valores e seus respectivos indicadores, como demonstra a figura 5.

 Figura 5 - Atribuindo indicadores à Tarefas (clique para ampliar)

• Ainda sobre a atribuição de indicadores, é preciso refazer a definição anterior para as tarefas de resumo (Summary Rows) e tarefa resumo do projeto ( Project Summary)  - indicadas na figura 5 pelo contorno em vermelho.

Pronto, nosso cronograma com indicadores está criado!

Espero que façam bom uso desta funcionalidade.

Aqueles que ficarem com dúvida ou precisar de algum outro apoio, por favor, fique a vontade para fazer seus comentários/questionários.

Patrícia Inêz, PMP

Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas

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Onde foi Parar aquele Menu?! Menu-X-Ribbon

Olá Pessoal, tudo bem?

Hoje vou postar para vocês algo de grande valia para praticamente todos que trabalham com o pacote Office da Microsoft. Desde que a Microsoft começou a mudar a interface de seus produtos, substituindo as antigas barras de menu e ferramentas (figura 1), pelas Ribbons (figura 2), muitas vezes, e por muito tempo em cada vez (o que ainda mais furioso), nos perdemos e demoramos a beça para encontrar a funcionalidade que antes parecia tão fácil.... 

 Figura 1 - Ilustração da Antiga Interface - com Barra de Menu e de Ferramentas (clique para ampliar)

 Figura 2 - Ilustração da Nova Interface - Ribbons (clique para ampliar)

Quem é que nunca se perguntou: "Onde foi parar aquele bendito menu?!" rs... Eu já, e várias vezes até descobrir que a Microsoft criou um Guia Interativo que demonstra a disposição/localização de cada um das funcionalidades da antiga interface (em barras de menu) na nova interface (as Ribbons).

O Guia, disponível para um grande número de aplicativos da Microsoft (Word, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Project e Visio), pode ser acessado via web ou instalado na máquina local. As duas opções se dão através do acesso à site oficial da Microsoft abaixo ilustrado:

 Figura 3 - Reprodução de parte do Site onde estão os links para acesso aos Guias (clique para ampliar)

O guia está disponível também em formato de planilha e pode ser acessado através do mesmo site conforme figura abaixo: 

 Figura 4 - Indicação de acesso aos Guias em Planilhas (clique para ampliar)

É isso... espero que o guia seja tão util para vocês quanto foi para mim e que com isso vocês otimizem o tempo no uso de cada um dos aplicativos.

	Patrícia Inêz, PMP Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas +55 (44) 9925-4574 patricia@patriciainez.com.br www.patriciainez.com.br

Como Evitar o Fracasso e Aumentar as Chances de Sucesso - Parte II

Finalizando o assunto 'Como Evitar o Fracasso e Aumentar as Chances de Sucesso', escreverei hoje dicas que pela minha experiência, podem evitar alguns dos principais motivos de fracasso em projetos.

Falta de Envolvimento Adequado da Alta Direção: Sem o chamado 'Poder Executivo' o projeto não irá muito longe, pois em geral, muitas são as barreiras e dificuldades com a equipe interna à organização. Neste momento é essencial a presença e força de decisão da alta direção para eliminar pela raiz, se preciso for, os entraves ao projeto. E para se conseguir o envolvimento adequado e eficaz da Alta Direção é importante que:

• Os Projetos estejam bem definidos e alinhados Estrategicamente: se a direção vê no projeto resultados efetivos para a empresa, certamente terão alto grau de envolvimento e principalmente uma postura pró-ativa e apoiadora.

• Termo de Abertura: De forma objetiva, o termo de abertura é o documento que, de acordo com as melhores práticas do PMBOK, formaliza e autoriza o início do projeto. Nele estão descritos, dentre outros, os principais pontos de impacto e riscos do projeto, bem como a necessidade de apoio da alta direção da empresa, tendo sido por ela, aprovado e deliberado. Ou seja, é o primeiro registro de comprometimento formal da direção. 

 Figura 1 - Ilustração do Termo de Abertura utilizado por mim no Treinamento de MS Project (clique para ampliar)

• Integração, Informação  Comunicação: Ter e Manter excelência nos processos de integração, informação e comunicação muito provavelmente fará com que, não só a direção, mas todos os envolvidos do projeto se mantenham envolvidos e empenhados à causa.

 

Figura 2 - Exemplos de Relatórios para Comunicação

• Monitoramento, Ações Rápidas: Sempre, quanto antes se identifica um problema ou uma oportunidade, este deve ser rapidamente tratado, o que demonstra a todos os stakeholders que o projeto está muito bem monitorado e controlado, não havendo espaços para armadilhas.

Pessoas Inadequadas ao Projeto: Uma frase do atual guru  da administração, Jack Welch, considerado o maior administrador dos últimos tempos, define bem a importância de uma boa gestão de RH. Ele disse: “O Sucesso depende de bons processos e boas pessoas, contudo, as boas pessoas sempre antecedem os bons processos!”. Assim é também nos projetos. Portanto:

• Plano de Recursos Humanos: Invista em um bom plano de RH que envolva seleção, desenvolvimento, gerenciamento e desligamento. Sim, no caso de um membro inadequado que tenha passado pelos procedimentos de desenvolvimento e não tenha se adequado, desligue-o imediatamente.

Figura 3 - Exemplo de Parte de um Plano de RH (clique para ampliar)

Figura 4 - Matriz de Responsabilidades - Parte do Plano de RH (clique para ampliar)

• Pratique Liderança, Motivação, Comunicação: Seja Exemplo. Motive, Incentive e Lidere para que a equipe queira trabalhar positivamente para o projeto.

• Estabeleça Regras Básicas: É como um Contrato de Convivência, boas condutas, definido por todos e por isso com alto poder psicológico entre a equipe.

• Sistema de Recompensas Premiações: Defina um sistema justo e que transparente. Se bem elaborado terá um efeito muito positivo na equipe, mas se mal elaborado, poderá causar danos enormes.

• Treinamento: Investimentos em treinamos são necessários pois nem sempre encontraremos os recursos com todas as habilidades requeridas pelo projeto. Assim, tendo a equipe um bom perfil, capacitá-las em novas funções a ser desempenhadas no projeto é uma boa opção quando faltar Mão de Obra pronta.

• Atividades de Formação de Equipe (união): Crie atividades de recreação para que as pessoas do projeto possam melhor se conhecerem e criar vínculos além do trabalho. Isto ajuda a muito na união e na formação da equipe. 

• Quartel General: Dentro do possível deixe a equipe do projeto trabalhando em um mesmo local, isto também ajudará na construção colaborativa da equipe.
  
  

Má Comunicação: Resultados bastante satisfatórios podem ser alcançados com a adoção de ferramentas simples, mas muito eficazes com as demonstradas nos processos 'Planejar as Comunicações', 'Distribuir as Informações', 'Reportar o Desempenho' e 'Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas', todos da Gerencia de Comunicação descrita no PMBOK 4º edição.

Figura 5 - Matriz de Comunicação - parte do Plano de Comunicações (clique para ampliar)

Pouco ou Nenhum Controle: Não foram poucas as vezes que vi o PGP - Plano de Gerenciamento de Projeto seguir as pessoas, quando em reuniões de última hora, por exemplo, o cronograma ia sendo alterado para "refletir a realidade" sem qualquer análise das razões do atraso, muito menos de seu impacto. Desta forma, o planejamento não passou de uma burocracia provavelmente imposta e sem aderência. Como dizem "para inglês ver". O que prático para evitar este tipo de problema, e que é muito simples, é:

• Seguir o plano
• Monitorar/Controlar
• Agir Corretiva e/ou Preventivamente

Metodologia Inadequada à Organização: Não há metodologia única, pré-formatada à sua empresa. Não há receita de bolo! O importante é, como dito em um outro post 'Primeiros Passos', identificando adequadamente o contexto empresarial, perfil da organização, objetivos estratégicos e resultados esperados de tal iniciativa, fazer a adaptação das melhores práticas e criar uma metodologia própria, totalmente voltada às necessidades da organização e adequada aos seus pontos fortes e fracos. Uma boa metodologia deve respeitar a cultura da empresa e reforçar seus pontos positivos. E esta adaptação terá maiores chances de sucesso de contar com o apoio de especialistas no assunto.

Desafios Não Previstos/Subestimados: Para evitar que o projeto fracasse devido à este tópico, o que me traz melhores resultados é, estando trabalhando com uma metodologia adequada à organização, aprimorar cada vez mais a gestão de riscos, sempre contando com o parecer de especialistas.

É isso pessoal! Comentários e compartilhamento das práticas de cada um de vocês serão muito bem vindos

Patrícia Inêz, PMP

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Como Evitar o Fracasso e Aumentar as Chances de Sucesso - Parte I

Dando continuidade ao post anterior, 'Por que Projetos Falham?' esta semana citarei algumas ações para evitar cada uma das falhas apontada.

1 -  Falta de Critérios/Metodologia para Seleção de Projetos: Para evitar este tipo este tipo de falha, devemos:

• Alinhamento vertical (estratégico): os projetos devem sempre, estar alinhados à estratégia da organização. Caso contrário, não deveriam ser selecionados, como ilustrado na figura abaixo.

  

Figura 1 - Alinhamento Estratégico (clique para ampliar)

• Opinião Especializada: na falta de informações suficientes para a análise, ou havendo dúvidas por qualquer que seja o motivo, consulte um especialista no assunto.

• Análise de Investimentos: da mais simples (figura 2) à mais sofisticada apresentam um visão de taxa de retorno, tempo de retorno, etc. Informações essenciais para a direção avaliar e decidir pelo investimento. É comum o projeto ser eliminado por não trazer o retorno esperado. 

Figura 2 - Exemplo de Análise de Investimento (clique para ampliar)

 2- Falha na identificação dos objetivos/necessidades - A principal forma de evitar de evitar esta falha é investir bastante no 'Levantamento/Análise de Requisitos', que pode ser feito através de

• Entrevistas
• Mapas Mentais
• Debates/Fóruns
• Formulários/Questionários/Planilhas

As figuras 3 a 5 abaixo ilustram exemplos de documentos que podem ser gerados como resultado deste mapeamento de requisitos.

 Figura 3 - Exemplo de Registro de Requisitos (clique para ampliar)

 Figura 4 - Exemplo de Registro de Requisitos (clique para ampliar)

Figura 5 - Exemplo de Registro de Requisitos (clique para ampliar)

3 - Falta de Planejamento: Aqui a dica é uma só: Planejar!

• Parar para Pensar
• Fazer desenhos, esboço, etc.
• Análises de Cenários – “E se”, principalmente nas estimativas e identificação de riscos
• Adoção e adequação de uma Metodologia ao negócio da empresa.
• Monitoramento constante da

No entanto, para muitas empresas e pessoas não é nada fácil para para Planejar, pois de uma forma geral, nós brasileiros adotamos muito mais a cultura do 'fazejamento' do que a cultura do 'planejamento'. E mudança cultural é um processo árduo, de médio a longo prazo e que requer bastante esforço/empenho, monitoramento e evolução constante.

4 - Estimativas Incorretas: Estimativas mais precisas e reais podem ser alcançadas com:

• Benchmarking
• Análise de Dados Históricos, Ativos Organizacionais e Lições Aprendidas
• Opinião Especializada
• Técnicas Estatísticas e Estimativa de 3 Pontos. Esta última pode ser realizada de forma bem simples e fácil, por exemplo, pelo MS PROJECT como ilustrado na figura 6.

Figura 6 - Uso MS Project para Estimativa de 3 Pontos

5 - Falha na Identificação dos Envolvidos:  Para evitar esta falha, contamos agora, desde a 4. edição do PMBOK, com as melhores práticas universalmente aceitas, que corretamente aplicadas certamente trará melhores resultados ao projeto. Resumindo as ferramentas apresentadas no Guia, temos:

• Análise das Partes Interessadas

• Identificar todas as partes interessadas: um exemplo desde registro é ilustrado na figura abaixo.

Figura 7 - Exemplo de Registro de Stakeholders (clique para ampliar)  

• Identificar o poder de influência e impacto no projeto e classificá-los, por exemplo, através da técnica ilustrada na figura 8.

 Figura 8 - Modelo de Classificação dos Stakeholders conforme Interesse e Poder (clique para ampliar)

• Definir uma estratégia de abordagem para cada stakeholders, o que pode ser registrado em uma planilha simples como exemplificado pelo próprio guia na figura abaixo.

 Figura 9 - Modelo para Registro da Estratégia de Abordagem para Cada Stakeholder (clique para ampliar)

• Opnião Especializada: Na dúvida, peça sempre apoio de quem entende do assunto.

Por hoje paramos por aqui. No próximo post encerro este assunto falando das outras falhas.

Bom trabalho e sucesso a todos

Patrícia Inêz, PMP

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