Gerenciamento de Escopo - Como Priorizar as atividades do Projeto?! - Parte II

Olá!

Continuando o último post - Gerenciamento de Escopo - Como Priorizar as atividades do Projeto?! - qual será então a ordem de execução entre os quadrantes de priorização?!

Figura 1 - Um Modelo de Priorização: Valor de Negócios x Complexidade

O Quadrante 1 (QI) agrupa as atividades/pacotes de trabalho com baixo valor de negócio e alta complexidade, ou seja, é o escopo que menos resultados geram e cuja realização é a bastante complexa. Com certeza, estas são as atividades menos prioritárias do projeto, as primeiras a serem eliminadas em caso de corte de escopo, renegociação, etc. 

Do lado oposto temos o quadrante 3 (QIII) que apresenta as atividades/pacotes de trabalho com alto valor de negócio e baixa complexidade, ou seja, com pouco esforço de execução, agrega-se muito resultado aos envolvidos no projeto. Estes são sem dúvida os itens que devem estar no topo da lista de prioridades (claro, respeitando as restrições entre as atividades).

No quadrante 2 (QII) temos o conjunto de atividades com a segunda maior prioridade. São as atividades de alta complexidade mas também de alto valor de negócio, ou seja, são difíceis de serem executadas, mas geram mais resultados ao cliente do que as atividades do quadrante 4. E como vivemos em uma época de escassez de recursos, o mais prudente é executar primeiro o que mais valor agrega aos envolvidos do projeto.

Por fim, o quadrante 4 (QIV) reúne as atividades/pacotes de trabalho com baixa complexidade e  baixo valor de negócio. Representando as atividades com a terceira maior prioridade.


Resumindo, dentro do possível, devemos organizar o escopo do projeto para primeiro realizar as atividades de alto valor de negócio e baixa complexidade (QII), seguido das atividades de alto valor de negócio e alta complexidade (QIII) para então realizarmos as atividades de baixo valor de negócio, começando pelas de menor complexidade e só por último as de alta complexidade. E aqui vale o dito de que os últimos serão os primeiros: as últimas atividades priorizadas serão as primeiras a serem retiradas do projeto em caso de corte de escopo, custo, renegociação de cronograma, etc.

É isso pessoal! Espero que tenham gostado do assunto e que este post seja útil para toda a comunidade. Um documento que descreve este modelo em mais detalhes pode se encontrado no artigo 'Value vs Complexity - A Prioritization Framework' da Product Arts - Product Management Consulting - empresa americana especializada em consultoria de Gestão de Produtos. O artigo fala da aplicação do mesmo modelo com foco na priorização nas características a serem incorporadas em um produto, que em uma contexto mais amplo, pode ser entendido como priorização do escopo do projeto.

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
+55 (44) 9925-4574 (tim)
patricia@patriciainez.com.br
www.patriciainez.com.br

Gerenciamento de Escopo - Como Priorizar as atividades do Projeto?!

Olá!

Fazendo uma pausa no post sobre Planejamento Estratégico, vou falar de algo que tem sido motivo de debates bem interessantes em meu dia a dia: "Como Priorizar as Atividades do Projeto". Com certeza esta é uma pergunta bastante interessante e que merece um tempo de nossa reflexão para melhorar os nossos resultados.

Como não vivemos em um mundo perfeito, nem mesmo com a aplicação de todo o conhecimento, ferramentas, técnicas e habilidades existentes, ;), não é raro que tenhamos que negociar (por vezes abrir mão) de parte das atividades do projeto em benefício de outras, ou em benefício do tempo. Quando chega este momento eis a dúvida: o que priorizar: ou no lado oposto, o que deixar de fazer, o que tirar do projeto!?

A resposta será menos dolorosa se organizarmos previamente nosso escopo: dos pacotes de trabalho/atividades de maior prioridade para as de menor prioridade de forma a executar primeiro, aquilo que for de maior prioridade. Eis então o desafio: como priorizar? Uma forma com a qual gosto de trabalhar é avaliar as atividades/pacotes de trabalho comparando Valor Agregado x Complexidade.

O modelo é bem simples, consiste basicamente em classificar as atividades/pacotes de trabalho do projeto em 4 quadrantes como ilustrado na figura baixo:

Figura 1 - Um Modelo de Priorização: Valor de Negócios x Complexidade

Observando a figura, vemos que cada item de escopo traz consigo um benefício que será gerado ao(s) cliente(s) do projeto (no modelo chamado de valor de negócios) cujo alcance possui uma complexidade de execução. A priorização do item de escopo será o resultado da análise destas duas variáveis, que pode ser feita de forma qualitativa (alta, média, baixa, etc.) como na figura 1, ou quantitativa, utilizando números para cada uma das variáveis o que possibilitará uma análise mais ampla e objetiva.

Classificado os itens, o que vocês acham que deve ser realizado primeiro? Ou seja, qual quadrante terá prioridade sob os demais? O que ficará por último?!


Continuarei no próximo Post ;)



Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
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Uso de Mapas Mentais no Planejamento de Escopo

Olá Pessoal!

Hoje vou falar um pouco sobre uma poderosa ferramenta que podemos utilizar para nos ajudar no Gerenciamento de Escopo, principalmente nos processos do Planejamento. Estou falando dos Mapas Mentais.

Da forma como hoje conhecemos, o mapa mental surgiu nas décadas de 60/70 desenvolvido pelo então estudante universitário Tony Buzan, que envolto por uma infinidade de informações começou a se questionar sobre como gerir todo este conhecimento. Buzan então começou uma extensa pesquisa sobre o cérebro humano e após muito trabalho concluiu que temos maior capacidade de aprendizado, absorção e memorização quando estruturamos a informação em forma de mapa mental - um diagrama no qual organizamos nosso trabalho, ideias e informações envolta de um tópico central.

Figura 1 - Exemplo de um Mapa Mental - fonte: http://en.wikipedia.org/wiki/Mind_maps#History (clique para Ampliar)

Como podemos observar na figura acima, tudo começa com a ideia central sobre a qual o mapa mental será construído - no “nosso caso”, o projeto em que estamos trabalhando. Em seguida, criamos ramos principais (ramos que saem direto na ideia central) para elencar o primeiro nível de tópicos do tema em síntese – ou os pacotes de trabalho do nosso projeto. E da mesma forma podemos fazer com cada um destes ramos, ou seja, podemos criar novos ramos (subramos) para cada tópico até que o assunto em foco esteja adequadamente estruturado/organizado em um mapa mental.

Os ganhos quando trabalhamos com mapas mentais são vários e de grande valor ao projeto, dentre eles destaco dois: facilidade e agilidade na organização das atividades/pacotes de trabalho do projeto e maior poder de entendimento e compreensão (comprovado por pesquisas científicas) do escopo do projeto por todos os envolvidos, e que, como já bem sabemos, é fundamental para o sucesso do projeto. Sem falar no vislumbre das pessoas quando veem suas palavras e necessidades diagramadas em um mapa mental. As reações são as mais diversas, mas sempre positivas. É gratificante e surpreendente como ao verem (stakeholders) o mapa mental com o escopo do projeto novas ideias surgem e os pacotes de trabalhos ficam bem mais elaborados/otimizados.

E não para por ai.... com uma boa ferramenta para criação e manipulação de mapas mentais, podemos fazer de nossa EAP uma verdadeira obra de arte, organizando-a por exemplo em diversos formatos (orgânico, árvore, estrutura hieráquica padrão, etc...).

No próximo post tratarei sobre uma destas ferramentas, mas antes que eu fale, gostaria de saber a opinião de vocês sobre o tema e no caso de já trabalharem com mapas mentais, saber qual a ferramenta utilizada.

Por hoje é isso!

Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
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