MS Project 2010 - Como Comparar Projetos/Versões

Olá!

Hoje vou falar da funcionalidade do MS Project 2010 de comparar projetos. É um dos recursos que mais gosto devido à sua importância para o entendimento das mudanças que ocorreram dentro do mesmo projeto ou, entendimento das semelhanças e diferenças entre projetos distintos.

O recurso é muito simples e fácil de usar. Para explicá-lo vou utilizar dois cronogramas de exemplo:

Figura 1 - Cronograma do Projeto 1 (clique na imagem para ampliar)

Figura 2 - Cronograma do Projeto 2 (clique na imagem para ampliar)

A primeira observação a ser feita é que, para que o Project faça a comparação entre os dois cronogramas, os dois arquivos devem estar abertos. Abaixo imagens de acesso ao comando comparar projetos. Note que a versão que estou usando no momento está em inglês, mas seguindo as imagens você se localizará bem no português.

Figura 3 - Acesso ao comando Comparar Projetos  (clique na imagem para ampliar)

Figura 4 - Definição dos Projetos/Versões a serem Comparados  (clique na imagem para ampliar)

Note que na figura 4, eu estava com o Projeto 2 (Project 2) ativo e por ele eu acionei o recurso de Comparar Projeto. Assim, no campo 'Compare the currente project (Project2.mpp) to this previous version:' ou então indiquei o Projeto 1 (Project1.mpp).

Feito isso, ao clicar no ok, o MS Project 2010 iniciará o processo de comparação e exibirá um relatório (arquivo mpp) com o resultado da análise feita como ilustrado na figura 5.

Figura 5 - Relatório de Comparação (clique na imagem para ampliar)

No relatório de comparação, o MS Project exibe a ribbon da funcionalidade executada 'Compare Project', e uma barra lateral com a legenda 'Legend for Comparison Report'. Os ícones da legenda - como podemos ver na figura acima - aparecem na primeira coluna da tabela de entrada e nos informa exatamente o que há de diferente entre os dois cronogramas analisados (comparados). No caso do nosso exemplo - Project 2 x Project 1, as diferenças foram:

Figura 6 - Relatório de Comparação - Tabela de Entrada (clique na imagem para ampliar)

1. O nome do Projeto é diferente;
2. A tarefa 'tarefa 1' teve sua duração, e conseqüentemente datas de início e término, aumentada em 3 dias;
3. A tarefa 'tarefa 2' foi excluída do segundo projeto;
4. A tarefa 'tarefa 3' teve sua duração, e conseqüentemente datas de início e término, reduzida de 4 para 3 dias. E também teve um recurso a mais envolvido em sua execução;
5. Fora incluídos no projeto 2 (project 2) um marco 'marco' e a tarefa 'tarefa 2'.

Estas diferenças também podem ser facilmente observadas pelo Gráfico de Gantt comparativo entre os projetos, parecido com o gráfico de baselines.

Figura 7 - Relatório de Comparação - Tabela de Entrada (clique na imagem para ampliar)

É isso! Rápido, simples, fácil de usar e muito útil para possibilitar entendimento, monitoramento/acompanhamento das diferenças entre versões do projeto.


Patrícia Inêz, PMP, MCTS
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
+55 (44) 9925-4574 (tim)
patricia@patriciainez.com.br
www.patriciainez.com.br

Dicas Básicas para uma melhor Negociação

Olá!!

Hoje o post não será meu. Dada a importância do tema e como forma de reconhecimento de um post bem escrito, objetivo e funcional, vou fazer referência ao texto de Washington Souza, que de forma simples traz conceitos essenciais ao nosso dia-a-dia. Sim, ao nosso dia-a-dia, pois há algum momento em que estamos "livre"das negociações?! Quer em casa ou no trabalho, com clientes, colegas, líderes, filhos, esposas, pais, amigos, vizinhos, etc. estamos sempre negociando!

E aprimorar nossas habilidades neste quesito é sem dúvida muito muito importante para o sucesso de nossos projetos e processos ;).

Segue texto retirado do Blog do CMMI - 7 Dicas para Negociações Melhores:

1. Ouça antes de falar

Sempre haverá tempo para você abrir sua boca depois, mas use sua paciência para primeiro descobrir o que a outra parte está pensando. Assim você terá maiores chances de sustentar seus argumentos para que seja bom para os dois lados. Quando entrar em uma negociação, não presuma nada nem venha com uma opinião formada, traga apenas uma mente aberta e várias perguntas. 

2. Abrace seu medo

Bob Woolf, o famoso advogado do ramo do entretenimento e de esportes e autor de “It Doesn’t Hurt to Ask” (“Perguntar não dói”) foi rápido em dizer que 95% das pessoas com quem você negociará na vida estarão tão nervosas quanto você, e tão apavoradas como você. Por essa razão, ele acredita que gentileza é uma vantagem competitiva crucial quando se trata de negociação. Considera a teoria “bons moços terminam primeiro” na mesa da negociação difícil de acreditar? Bom, foi assim que ele negociou contratos de grandes atletas da década de 70 e 80. Com profissionalismo, ética e tom de voz ameno. 

3. Evite contar histórias

Em negociação, “a coisa mais importante é que você seja completamente verdadeiro sobre a sua situação”, diz o empreendedor de longa data Norm Brodsky. Isso é especialmente verdade quando se trata de negociar empréstimos e outros acordos financeiros. Você não vai querer ganhar uma negociação pagando o preço da sua credibilidade. Quanto mais franco você for com a outra parte, maiores as chances de chegar a um resultado satisfatório.

4. Estude 

Lembre-se, quanto mais conhecimento você tiver sobre o assunto antes de sentar pra negociar, melhor você se sairá. Há muitas razões para você se preparar e obter vantagem de uma boa pesquisa, mas uma pouco conhecida vem da psicologia. Conhecida como “princípio da consistência” [do inglês “Consistency principle”, desconheço o termo técnico usado no Brasil], refere-se a necessidade intríseca do ser humano de querer parecer racional. Isso significa que a outra parte provavelmente irá reagir com base em certos padrões, e aceitar sua autoridade se você demonstrar que sabe o que está falando. Com grande conhecimento, você conseguirá definir os parâmetros da discussão a seu favor.  

5. Abandone a metáfora do cachorro.

Negociação: tem dois pit bulls trancados numa sala e um tem que ceder. Esse pensamento não apenas está ultrapassado, mas levará você a lugar nenhum. Isso porque, honestamente, mostrar os dentes e latir mais alto que o outro não tem o poder que parece ter quando se trata de barganhar. Quando um acordo fica tenso, ninguém dá o braço a torcer. Roger Fisher e William Ury, experts em negociação, sugerem que em vez de enxergar a outra parte como adversário, foque-se nos méritos da causa e busque caminhos de alcançar reciprocidade. A ideia é “atacar” o problema em comum, em vez do outro negociador. 

6. Quando tudo está perdido, ganhe alguma outra coisa 

Se a negociação não está indo pra nenhum lugar, e está tomando muito do seu tempo e da sua energia, você deve abandoná-la. Mas antes de fazer isso, a empresária Janine Popick recomenda que você pare e pense: Que outra coisa eu ou minha empresa podemos tirar dessa situação? Ou talvez você possa usar o mal cenário como uma oportunidade para treinar alguém da sua empresa a lidar com clientes difíceis. 

7. Lembre-se: você é mestre nisso

Não importa o quanto você acha que entende de negociação, você provavelmente estará subestimando sua experiência. Isso é o que o livro “Como Chegar ao Sim” afirma. “Todo mundo negocia algo a cada dia”, diz o autor. E no livro “Bargaining for Advantage”, o autor G. Richard Shell concorda: “todos nós negociamos várias vezes por dia”. Sim, seus colegas de trabalho, seus filhos, sua esposa e até passageiros de ônibus ajudam você a afiar essa habilidade faça chuva, faça sol.

É isso ai!!! Parabéns ao Washington pelo texto!

Um forte abraço e boas negociações!

Patrícia Inêz, PMP, MCTS
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
+55 (44) 9925-4574 (tim)
patricia@patriciainez.com.br
www.patriciainez.com.br

Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores - Parte IV

Olá!

Com este blog chego ao fim da saga Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores. Um divisor de águas na vida profissional e pessoal daqueles que se dedicam ao estudo e prática deste assunto.

No primeiro post -  Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores - apresentei uma possível estrutura (simples e funcional) para o Planejamento Estratégico de  para qualquer empresa, principalmente, para as pequenas. 

No segundo e terceiro posts - Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores - Parte II e Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores - Parte III - escrevi sobre o primeiro e segundo tópico da estrutura sugerida: Identificação e Diagnóstico respectivamente. E neste último post falarei sobre o último tópico da estrutura sugerida - Objetivos, Indicadores, Metas e Iniciativas.

3. Objetivos, Indicadores, Metas e Iniciativas: uma vez feita a identificação da empresa (missão, visão, valores, negócio ampliado e foco de atuação) e concluída a Análise SWOT (pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades) é hora de traçar as ações (definir a estratégia) para os próximos x anos. Como desde o início estou falando em pequenas empresas, um bom 'x' para este porte de organização é 3 anos. Ações estas  divididas em 3 níveis organizacional:

• Corporativo: ações/objetivos da alta gestão: direção/presidência da empresa. Estes objetivos são definidos de forma a levar à empresa à posição almejada (identificação) levando em conta seu estado/momento atual (diagnóstico) e norteará toda a organização. 

• Tático: ações/objetivos a nível departamental. Conhecendo os objetivos corporativos, cada setor da organização fará seu plano tático de forma a alcança-los.

• Operacional: Por fim, para cada objetivo tático, podemos ainda definir ações operacionais como um detalhamento do que será feito, como e porque será feito, quem será o responsável, quando e onde será feito e quanto custará (metodologia 5W2H).

Em empresas pequenas no entanto, uma característica marcante é o quadro resumido de funcionários e o acumulo de tarefas, o que nos permite trabalhar com a penas o nível corporativo. 

Definidos os objetivos corporativos (o que a empresa quer que seja feito), novamente vale ressaltar que estes objetivos são estabelecidos com base na identificação e diagnóstico anteriormente elaborados, uma boa prática é definir também os indicadores (medições) que serão utilizados para monitorar a efetividade das ações (se o objetivo está ou não sendo alcançado), metas periódicas para cada um dos indicadores estipulados e as iniciativas estratégicas (como o objetivo será alcançado) para cada objetivo. Por exemplo:

Figura 1 - Objetivo, Indicadores, Metas e Iniciativas Corporativos (clique para ampliar)

Dada a importância da missão e visão da empresa (qual a razão de ser e qual o futuro da empresa) é importante que também sejam definidos indicadores e iniciativas para estes objetivos! Se preciso, releia o  segundo post desta série para melhor esclarecimento.

Bom pessoal, é isso! Espero que este série de post sobre Planejamento Estratégico possa ajudar.

Abraços e bom Carnaval!

Patrícia Inêz, PMP, MCTS
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
+55 (44) 9925-4574 (tim)
patricia@patriciainez.com.br
www.patriciainez.com.br

Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores - Parte III

Olá!

Hoje escreverei hoje o terceiro blog sobre Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores, dando continuidade aos post Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores e Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores - Parte II. Um assunto superimportante e que merece a atenção e dedicação de todos nós, quer gerentes/diretores, quer líderes de setores ou mesmo executores diretos. O planejamento estratégico é um divisor de águas! É incrível como nos tornamos profissionais melhores após seu entendimento e prática.

No primeiro post desta série -  Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores - apresentei a estrutura resumida de um plano estratégico simples e funcional para qualquer empresa, principalmente, para as pequenas.

No segundo post - Planejamento Estratégico: Missão, Visão, Valores - Parte II - descrevi de maneira sucinta cada um dos itens do primeiro tópico da estrutura sugerida. Neste terceiro post falarei do segundo tópico estrutura do plano proposto no primeiro tópico. Mãos a Obra!

O segundo tópico do PES (Plano Estratégico Simplificado) fala do Diagnóstico da empresa, ou seja, do cenário (interno e externo) em que a organização se encontra. Uma ótima ferramenta para diagnóstico é a Análise SWOT, que trata:


2. Diagnóstico: fase de grande importância pois permite entender a empresa e o mercado no qual ela está inserida. Dividida em análise interna e externa. A Interna consiste na identificação dos fatores/variáveis sob os quais a organização tem controle e que podem contribuir ou atrapalhar a competitividade da empresa. Por exemplo: força de venda qualificada. Já a Análise Externa faz o mapeamento das variáveis sob as quais a organização não tem controle, por exemplo, possibilidade de aumento de vendas devido à  falência de um dos concorrentes.

• Análise Interna:

• Pontos Fortes (1):  pontos fortes são os fatores, características, competências internos à empresa que contribuem para sua competitividade (aumento de vendas, alcance de seus objetivos e propósitos, etc). Podem ser pontuados em de baixo, médio ou alto impacto para futura priorização.

• Pontos Fracos (2): pontos fracos são fatores, características, competências internos à empresa que atrapalham/prejudicam a execução/alcance dos propósitos da organização. Assim como os pontos positivos, podem ser pontuados em de baixo, médio ou alto impacto para futura priorização, pois em geral não haverá recurso financeiro suficiente para correção de todas as fraquezas.

Como fazer?! Olhar analiticamente para todos os departamentos da empresa e definir tudo o que é bom e ruim. Olhar cada área e perguntar/analisar quais são os pontos fortes e quais são os pontos fracos. Preferencialmente, deve ser feita com a participação dos colaboradores das áreas, pois estes serão os primeiros a indicar os pontos fortes e fracos deu seu setor.  Como veremos mais adiante, esta análise é importante para alavancar as oportunidades e reduzir vulnerabilidade às ameaças. Se houver falha aqui, possivelmente as estratégias poderão ser falhas.

•  Análise Externa

• Oportunidades (3): as oportunidades, parte da análise externa, representam as tendências (mercado, tecnológicas, políticas, econômicas, culturais, etc.) que se acontecerem terão impacto positivo na competitividade da empresa. Por exemplo: tendência de queda do dólar, o que para empresas importadoras terá como impacto positivo a redução dos custos de insumo.

• Ameaças (4): ameaças, em contra partida representam as tendências que se acontecerem terão impacto negativo na competitividade da empresa. Por exemplo: tendência de queda do dólar, o que para empresas exportadoras terá como impacto negativo a perda de rentabilidade com as exportações.

Aqui vale observar que uma mesma tendência pode ser uma ameaça, uma oportunidade ou as duas coisas. E como na análise interna, as oportunidades e ameaças podem ser pontuadas levando em consideração o grau de impacto e o prazo para ocorrência.

• Análise Cruzada: (1x3); (2x4); (2x3) e (1x4): a análise cruzada faz a correlação dos fatores internos e externos possibilitando à empresa identificar formas de potencializar as oportunidades e mitigar as ameaças.

• Pontos Fortes x Oportunidades:  A análise nesta correlação é: quanto poder este ponto forte tem para ajudar a organização a aproveitar o(s) impacto(s) desta oportunidade. 

• Pontos Fracos x Ameaças: A análise nesta correlação é: quanto este ponto fraco pode piorar o impacto desta esta ameaça?!

• Pontos Fracos x Oportunidades:  A análise nesta correlação é: Quanto o ponto fraco pode comprometer a oportunidade? Muitas vezes a empresa tem ótimas possibilidades, porém, está cheia de fraquezas que a impede de aproveitar as oportunidades (seus impactos)

• Pontos Fortes x Ameaças: A análise nesta correlação é:  Quanto o ponto forte pode bloquear a ameaça? Uma empresa que trabalha bem seus pontos fortes (investe em desenvolvê-los) reduz o impacto de muitas ameaças.

Ufa! Fim do diagnóstico. :) Ao término desta fase teremos algo como abaixo ilustrado:

Figura 1 - Análise SWOT - Pontos Fortes e Fracos (clique para ampliar)

Figura 2 - Análise SWOT - Oportunidades e Ameaças (clique para ampliar)

Figura 3 - Análise SWOT - Análise Cruzada (clique para ampliar)

 Finalizarei o assunto no quarto e último post falando sobre indicadores e metas.

Até lá!


Patrícia Inêz, PMP, MCTS
Treinamentos, Melhoria de Processos e Projetos
+55 (44) 9925-4574 (tim)
patricia@patriciainez.com.br
www.patriciainez.com.br